Überblick

Der Bericht bündelt die Ergebnisse in einem druckfertigen Prüfbericht (PDF).

• Auswählen der Proben, die im Prüfbericht dargestellt werden sollen
• Einbinden hinterlegter Anhänge (Bilder/Dateien) aus Auftrag und Proben inklusive eigener Bemerkungen
• Erfassen einer freien Beurteilung und Anmerkung, optional mit Textvorschlägen aus der Spezifikation
• Verwenden konfigurierbarer PDF-Vorlagen und Stammdaten (z. B. Dateiname, Textbausteine, Unterschrift)

Navigation

Sie können auf unterschiedlichen Wegen Berichte für einzelne oder mehrere Proben anlegen:

Hinweis: Die genaue Bezeichnung kann je nach Konfiguration Ihrer Labordatenbank abweichen. Einige Funktionen sind immer vorhanden, andere sind von Ihren Berechtigungen und der Konfiguration abhängig.

Bericht auf Basis einer einzelnen Probe über die Probendetailansicht anlegen

• Klicken Sie in der Probendetailansicht auf das Plus-Symbol rechts vom Reiter Berichte.
• Alternativ: Klicken Sie in der Probendetailansicht auf den Reiter Berichte um zu den bereits existierenden zu gelangen und daraufhin auf die graue Schaltfläche Bericht anlegen.

Abbildung: Bericht über die Probendetailansicht anlegen

Berichte auf Basis eines Auftrag für einzelne/mehrere Proben über die Auftragsdetaillansicht anlegen

• Klicken Sie in der Auftragsdetailansicht auf das Plus-Symbol rechts vom Reiter Berichte.
• Alternativ: Klicken Sie in der Auftragsdetailansicht auf den Reiter Berichte um zu den bereits existierenden Berichten zu gelangen und daraufhin auf die graue Schaltfläche Bericht anlegen.

Abbildung: Bericht über die Auftragsdetaillansicht anlegen

Berichte für einen oder mehrere Aufträge bzw. Proben über die Probenliste anlegen

Zusätzlich können Sie Berichte direkt in der Probenliste anlegen. Markieren Sie dazu die gewünschten Proben, vollständige Aufträge oder alle aufgelisteten Proben.

Abbildung: Berichte über die Probenliste anlegen

• Einzelne Proben markieren: Aktivieren Sie die Checkbox links neben der jeweiligen Proben-Nummer.
• Alle Proben eines Auftrags markieren: Aktivieren Sie die Checkbox unterhalb der Auftragsnummer.
• Alle Proben markieren: Aktivieren Sie die Checkbox alle markieren am unteren Ende der Liste.
• Wählen Sie anschließend im Dropdown am unteren Ende der Liste die Option Bericht aus und klicken Sie auf die Schaltfläche anzeigen.

Bericht anlegen

Haben Sie auf Bericht anlegen geklickt, so erscheint die Maske zum Anlegen eines Berichts. Im Folgenden sind die verschiedenen Bereiche dieser Maske beschrieben:

Abbildung: Maske „Bericht anlegen"

Kopfdaten festlegen

Der Kopfbereich ist mit festen Daten wie dem Auftragsnamen, dem Berichtsdatum und der Vorlage vorbelegt.

• Auftrag: Der Auftrag, zu dem der Bericht gehört. Er ist vorausgewählt.
• Datum: Das Berichtsdatum. Es ist mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann bei Bedarf angepasst werden.
• PDF-Vorlage: Wählen Sie eine zuvor erstellte Vorlage aus, zum Beispiel eine deutsche oder englische Version oder einen Labor-Prüfbericht.
• Schlagwörter: Vergeben Sie optional Schlagwörter, um den Bericht später leichter zu finden.

Konfigurierbare Stammdaten

Optional können wir konfigurierte Stammdaten zur Verfügung stellen. Diese werden im grau hinterlegten Block unterhalb des Kopfbereichs gezeigt.
Wie beispielsweise das auf der Abbildung gezeigte Feld Berichtstyp mit einem Suchfeld das die für Sie relevanten Auswahlmöglichkeiten enthält.
Weiterführende Informationen: Konfigurierbare Stammdatenfelder in der LABORDATENBANK

Proben auswählen

Im unteren Bereich wählen Sie aus, welche Proben im Prüfbericht dargestellt werden sollen.
Wenn Sie einen Bericht vom Auftrag ausgehend anlegen, haben Sie beim Anlegen die Möglichkeit, alle dem Auftrag zugeordneten Proben in den Bericht einzuschließen.

• Einzelne Proben auswählen: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkbox links neben der Probennummer.
• Alle Proben auswählen: Aktivieren Sie die Checkbox alle Proben auswählen unterhalb der Liste.

Abbildung: Proben- und Parameter-Auswahl beim Anlegen eines Berichts

Die Proben werden in einer tabellarischen Übersicht dargestellt. Die folgende Tabelle beschreibt die Spalten.

Bilder und Datei-Anhänge in den Bericht einfügen

In der Labordatenbank gespeicherte Dateien können im Bericht als Anhang eingefügt werden.

Wichtig:
Bilder werden in den Prüfbericht in das Layout Ihrer Vorlage übernommen. Dabei werden folgende Bildformate unterstützt: .JPEG, .PNG, .GIF.
PDF-Dateien werden ohne Formatierung eingefügt.

Um ein oder mehrere Dateien im Bericht als Anhang einzufügen, werden die Dateien beim dazugehörigen Auftrag oder bei den dazugehörigen Proben hinterlegt (hochgeladen).

Dateien im Auftrag hinzufügen

• Öffnen Sie die Detailansicht des betreffenden Auftrags und klicken Sie auf den Reiter Dateien .
• Ziehen sie nun die betreffende Datei in das blaue Feld oder klicken Sie auf das blaue Feld um eine Datei auf ihrem Computer auswählen zu können.
  Weiterführende Informationen: Dateien hinzufügen (zu Proben, Kunden, Aufträge)

Dateien in einer Probe hinzufügen

• Öffnen Sie die Detailansicht der betreffenden Probe und klicken Sie auf den Reiter Dateien .
• Ziehen sie nun die betreffende Datei in das blaue Feld oder klicken Sie auf das blaue Feld um eine Datei auf ihrem Computer auswählen zu können.
  Weiterführende Informationen: Dateien hinzufügen (zu Proben, Kunden, Aufträge)

Nachdem Sie die Dateien hochgeladen haben, können Sie diese beim Erstellen oder Bearbeiten des Prüfberichts auswählen und anhängen.
Unter Hinterlegte Anhänge für den Bericht wählen Sie aus, welche Bilder oder Dateien aus dem Auftrag oder den Proben im Anhang des Prüfberichts dargestellt werden sollen. Je Anhang stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Checkbox: Aktivieren Sie die Checkbox neben dem jeweiligen Anhang, um ihn in den Bericht aufzunehmen.
• Textfeld: Optionale Beschreibung/Notiz zum Anhang.
• Pfeil-Symbol (auf/ab): Ändert die Reihenfolge der Anhänge per Ziehen am Sortiersymbol.
• Stiftsymbol: Öffnet die Bearbeitungsansicht der Datei.

Abbildung: Anhänge für den Bericht auswählen

Optionale Bildverkleiner:
Wenn die Bildgröße größer ist als 200 KB, so gibt es die Option per Checkbox die Bilder zu verkleinern.
Wird die Checkbox markiert, so wird die Bildbreite mit imagecopyresampled auf 1200px reduziert und mit imagejpeg / imagepng eine Komprimierung mit Faktor 8 / 80 angewendet.

Info:
Im Bericht können Bilder ebenfalls über das Erstellen einer Berichtstabelle mit der Tabellenart Parametertabellen hinzugefügt werden.
Weiterführende Informationen: Berichtstabelle anlegen/bearbeiten/löschen

Beurteilung und Anmerkung erfassen

Sie haben die Möglichkeit, eine Beurteilung und eine Anmerkung auf Ihren Prüfbericht zu schreiben.

• Textvorschlag aus Spezifikation: Sind in der Spezifikation Bewertungen hinterlegt, wird oberhalb der Beurteilung ein Textvorschlag angezeigt. Über das Symbol links neben dem Vorschlag übernehmen Sie den Text in das Feld Beurteilung.
  Weiterführende Informationen: Messwerte anhand von Sollwerten beurteilen
• Beurteilung: Freies Textfeld für die Bewertung der Ergebnisse. Es kann automatisch mit dem Textvorschlag aus der Spezifikation vorbelegt sein.
• Anmerkung: Freies Textfeld für ergänzende Hinweise zum Bericht.

Hinweis: Für Textformatierungen umschließen Sie den betreffenden Text mit einem Stern für kursiv, zwei Sternen für fett, zwei Unterstrichen für unterstrichen oder zwei Exponentenzeichen zum Hochstellen von Text, z. B. m^^3^^ für m³.

Bericht speichern

Vor dem Speichern stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Status der markierten Proben auf „Bericht erstellt" setzen: Setzt den Status der ausgewählten Proben beim Speichern automatisch. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
• Auftrag als komplett markieren: Markiert den zugehörigen Auftrag beim Speichern als abgeschlossen (konfigurationsabhängige Enterprise-Funktion).

Schließen Sie den Vorgang ab:

• Klicken Sie auf Speichern, um den Bericht zu erstellen und in die Berichtsverwaltung zu wechseln.
• Klicken Sie auf speichern & drucken, um den Bericht zu erstellen und in die PDF Vorschau zu wechseln.
• Über abbrechen verwerfen Sie Ihre Eingaben.

Hinweis: Berichte werden im Format PDF/A-3b gespeichert. PDF/A-Dokumente sind so konzipiert, dass sie über Jahrzehnte hinweg geöffnet und gelesen werden können, ohne dass dabei Inhalte oder Formatierungen verloren gehen.

Nummerierungssystem für Berichte

Die Labordatenbank vergibt die Nummern für neu angelegte Berichte nach einem konfigurierbaren Muster. So lässt sich die Nummerierung an viele Vorgaben anpassen – von einer einfachen fortlaufenden Nummer bis hin zu einem Format, das Datum, den zugeordneten Auftrag, die verwendete PDF-Vorlage oder weitere Angaben enthält.

Hinweis: Das Nummernformat wird im Rahmen der Einführung durch Ihre Kundenbetreuung zentral konfiguriert.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Eine Berichtsnummer kann aus verschiedenen Bausteinen zusammengesetzt werden:

• Fortlaufender Zähler: Jede neue Berichtsnummer wird automatisch hochgezählt – wahlweise mit einer festen Stellenanzahl und führenden Nullen (z. B. 00001) oder ohne Nullen.
• Datumsangaben: Jahr, Monat, Tag oder Kalenderwoche können in die Nummer einfließen, sodass der Erstellungszeitraum direkt erkennbar ist.
• Feste Buchstaben und Zeichen: Präfixe wie PB für Prüfbericht sowie Trennzeichen (z. B. -, /, .) sorgen für ein einheitliches, gut lesbares Format.
• Angaben aus dem Bericht: Informationen wie der zugeordnete Auftrag, die verwendete PDF-Vorlage oder ein konfiguriertes Stammdatenfeld des Berichts lassen sich vollständig oder ausschnittsweise übernehmen, um aussagekräftige Berichtsnummern zu erzeugen.
• Gruppierung des Zählers: Sie können festlegen, in welchem Bereich der Zähler neu beginnt – etwa jährlich, monatlich oder wöchentlich – oder alternativ dauerhaft fortlaufend über mehrere Jahre.
• Datumsverschiebung: Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, lässt sich die für die Nummerierung maßgebliche Jahresgrenze um eine bestimmte Anzahl an Monaten verschieben – z. B. damit das Jahr erst am 1. August beginnt, oder damit es bereits am 1. Dezember beginnt.

Beispiele

• Einfache fortlaufende Nummer: PB00001, PB00002, PB00003 …
• Mit Jahresangabe: PB260001, PB260002 … (die zweistellige Jahreszahl 26 ist Teil der Nummer)
• Jahr und Kalenderwoche mit wöchentlichem Neustart des Zählers: 2026.16-0001, 2026.16-0002 … und in der Folgewoche 2026.17-0001
• Durchgehende Nummerierung über mehrere Jahre: Die Zählung beginnt zum Jahreswechsel nicht neu, sondern läuft fortlaufend weiter.

Hinweis: Angaben, die erst nach dem Anlegen eines Berichts automatisch ergänzt werden (z. B. durch Auswertungs-Trigger), stehen zum Zeitpunkt der Nummernvergabe noch nicht zur Verfügung und können daher nicht Teil der Nummer sein.

Bericht bearbeiten

Wie beim Anlegen eines Berichts haben Sie auch zum Bearbeiten des Berichts unterschiedliche Wege, wie Sie zur Bearbeitungsmaske gelangen können, um die Kopfdaten oder konfigurierten Stammdaten zu ändern.

• Öffnen Sie die Berichte-Verwaltung über Navigationsleiste → Proben → Berichte und daraufhin auf das Stiftsymbol rechts von der Berichtsnummer.
• Klicken Sie in der Probendetailansicht auf den Reiter Berichte um zu den Berichten dieser Probe zu gelangen und daraufhin auf das Stiftsymbol rechts von der Berichtsnummer.
• Klicken Sie in der Auftragsdetailansicht auf den Reiter Berichte um zu den Berichten dieses Auftrags zu gelangen und daraufhin auf das Stiftsymbol rechts von der Berichtsnummer.
• Nutzen Sie bei Bedarf die Suchfunktion, um den Bericht schneller zu finden.

Enthält der Auftrag mehrere Proben, können Sie dem Bericht beim Bearbeiten über die Option Alle Proben von diesem Auftrag einblenden (rechts unterhalb der Probentabelle) weitere Proben hinzufügen.

Hinweis: Solange der Bericht nicht unterschrieben ist, kann er weiter angepasst werden. Änderungen am Bericht bzw. an den zugehörigen Proben und Messwerten werden dabei in das PDF übernommen.

Bericht archivieren

Berichte werden nicht endgültig gelöscht, sondern archiviert und damit aus der Übersicht entfernt. So bleiben die Daten nachvollziehbar erhalten.

• Öffnen Sie die Bearbeitungsmaske des Berichts und aktivieren Sie am unteren Ende die Checkbox Bericht aus der Übersicht entfernen.
• Beim Setzen dieser Checkbox ändert sich die Schaltfläche Speichern in archivieren. Klicken Sie darauf, um den Bericht zu archivieren.

Abbildung: Bericht archivieren

Verwandte Themen:

• Berichte verwalten
• Berichte per E-Mail oder Post verschicken
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• Berichte unterschreiben