Dokumentenlenkung

Dokumente normgerecht erstellen, lenken und freigeben

https://labordatenbank.com/qmdemo/documents/
Dokumentenlenkung & Dokumentenmanagement im Labordatenbank LIMS
  • Digitales Dokumentenmanagement
    Dokumente normgerecht erstellen, prüfen und freigeben. Mit automatischer Versionierung und zentralem Zugriff, sodass Ihre Mitarbeiter immer nur freigegebene und aktuelle Dokumente nutzen.
  • Gemeinsam arbeiten & Änderungen verfolgen
    Verfolgen Sie Änderungen Ihrer Mitarbeiter an Dokumenten mit voller Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
  • Elektronische Signatur
    Sparen Sie Zeit und papierbasiertes hin- und her, indem Sie Unterschriften für Erstellung, Prüfung und Freigabe elektronisch zeit- und ortsunabhängig einholen.
  • Übersicht & Erinnerung
    Die Labordatenbank erstellt Ihnen aktuelle Übersichten und erinnert die Verantwortlichen automatisch an anstehende Überprüfungen und Freigaben.
  • Office365 & Google Workplace verbinden
    Integrieren Sie Ihr bestehendes System. Arbeiten Sie mit Office 365 und Google Workplace. Oder verwenden Sie unseren leistungsfähigen Editor.

Dokumente online veröffentlichen - Aktualität sicherstellen

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie als öffentlich klassifizierte Dokumente Ihren Kunden und Partner zugänglich machen. Jedes öffentliche Dokument kann per Link in die Homepage Ihres Labors eingebunden werden. Dabei wird gewährleistet, dass nur aktuelle und freigegebene Inhalte veröffentlicht werden.

LIMS Dokumentenmanagement online

Digital freigeben und signieren

Digitale Signaturen: Die Labordatenbank verwendet das erweiterte PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) Verfahren. Damit erfüllt die elektronische Unterschrift mit der Labordatenbank die fortgeschrittenen Anforderungen der Europäischen Union entsprechend der ETSI EN 319 142 des Europäischen Telekommunikation Standard Institut.

  • Verwenden Sie Ihre vorhandenen Personen- oder Unternehmenszertifikate.
  • Fälschungssicher und extern validierbar.
  • Jede Behörde in der EU aktzeptiert Ihre mit der Labordatenbank erstellten Dokumente.
Neuausfertigung eines Prüfberichts mit automativer Versionierung im LIMS

Team informieren

Informieren bequem Sie Ihr Team über neue oder aktualisierte Dokumente und holen Sie eine Lesebestätigung ein.

gelenkte Dokumente im Team verteilen

Demo: Digitale Dokumentenlenkung

So lenken ISO 17025- akkreditierte Labore Dokumente digital:

Häufige Fragen von Labor- und QM-Leitern zum Thema digitale Dokumentenlenkung im Labordatenbank LIMS:

Der Freigabeprozess läuft mehrstufig ab: Ersteller → Prüfer (inhaltliche Prüfung) → Freigeber (formelle Freigabe). Nach der Freigabe - auf Wunsch durch digitale Signatur - ist das Dokument gültig. Alle Schritte werden mit Zeitstempel im Audit-Trail dokumentiert. Kommentare und Ablehnungen sind in jedem Schritt möglich.
Ja. Für Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formblätter, Normen etc. können jeweils eigene Workflows konfiguriert werden. Sie legen dies beim Erstellen des Dokuments fest.
Dokumentnummern werden automatisch hochgezählt. Kunden können eigene Nummernsysteme verwenden und die Nummern selbstständig anpassen. Die Nummernvergabe orientiert sich am Major-Minor-Korrektur-System: Major (z. B. 2.0): grundlegende inhaltliche Änderung oder Widerspruch zur Vorgängerversion, Minor (z. B. 1.1): neue Inhalte ohne Widerspruch zur Vorgängerversion, Korrektur (z. B. 1.0.1): nur stilistische, Rechtschreib- oder Grammatikkorrekturen
Mitarbeiter werden übersichtlich im System und per E-Mail benachrichtigt. Lesebestätigungen können auch ohne Login per E-Mail-Link durchgeführt werden. Automatische Erinnerungen und Eskalationsszenarien bei Nicht-Lesen sind konfigurierbar.
Ja. Mit der einfachen Suche - auch speicherbar als Filter - können Sie z.B. alle Dokumente auflisten, die lange nicht mehr aktualisiert wurden.
Ja. Dokumente können nach Typ, Kategorie und Bereich gefiltert werden. Die Sichtbarkeit kann mit Hilfe von Zugriffsrechten individuell oder für Gruppen eingestellt werden. So steuern Sie, welche Mitarbeiter welche Dokumente sehen dürfen.
Ja, sie müssen nicht unseren integrierten Markdown-Editor verwenden. Für die Umstellung bieten wir einen KI-gestützten Workflow.
Ja. Über den Query Explorer kann eine individuelle Dokumentenmatrix als Auswertung konfiguriert werden, die alle relevanten Felder (Dokumentnummer, Titel, Typ, Version, Status, nächstes Prüfdatum, Verantwortlicher) in einer Tabellenansicht darstellt. Diese Auswertung kann als Dashboard-Widget angezeigt, gespeichert, geteilt oder als Excel exportiert werden.
Ja. Gefilterte Dokumentenlisten können als Excel oder CSV exportiert werden. So können z. B. alle Dokumente einer bestimmten Kategorie oder eines bestimmten Prüfstatus exportiert und weiterverarbeitet werden.

Labordatenbank Funktionen

Labor Informations Management System (LIMS)

QM Module

Dokumentation erleichtern und automatisieren

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