Umsetzung / Zeitplan

Labordatenbank Einführung

Die Labordatenbank Einführung wird in Themenbereiche aufgeteilt, in denen bestimmte Module nach einem praxiserprobten und mit Ihnen detailliert abgestimmten Projektplan in Betrieb genommen werden.

Nachfolgend sind die häufigsten Themen / Module aufgelistet. Pro Thema wird in der Regel ein Workshop eingeplant. Die Workshops werden online oder vor Ort, jeweils im Abstand von zwei Wochen durchgeführt. Je nach Auswahl an Themen, ergibt sich ein Einführungszeitraum von 3 bis 6 Monaten.

Kernthemen

  • Projektstart
    • Allgemeine Vorstellung der Labordatenbank
    • Erfassung / Besprechung der Abläufe im Labor
    • Anpassung der Datenstruktur: Kunden, Aufträge, Proben
    • Projektbegleitende Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die Labordatenbank
  • Parametereinstellungen
    • Parameter, Parametergruppen
    • Methoden, Normen
    • Bestimmungsgrenzen
    • Signifikante Stellen
    • Kennzeichnung der Akkreditierung
    • Formeln
  • Berichte
    • Berichtsvorlagen definieren / anpassen
    • Berichtstabellen anlegen
    • Textbausteine
    • Freigabeprozess nach 4-Augen-Prinzip
    • Digitale Unterschrift
  • Testbetrieb und Feinanpassung
    • Im Testbetrieb werden alle Abläufe möglichst vollständig durchgespielt und getestet und ggf. weitere Anpassungen vorgenommen.
  • Projektabschluss und Inbetriebnahme
    • Gemeinsame Systemvalidierung
    • Einschulung aller Mitarbeiter
    • Löschen nicht mehr benötigter Testdaten

Optionale Themen

  • QM-Modul
    • Dokumentenlenkung
    • Prüfmittelverwaltung
    • Material- und Chargenverwaltung
    • Lieferantenbewertung
    • Schulungsplan
    • Kompetenzmatrix
    • 8D-Reports
    • Prozessmanagement
    • Organigramm
  • Abrechnung
    • Angebote
    • Rechnungen
    • Preislisten inkl. Rabattsystem
    • Datenexport an Abrechnungssystem (z.B. DATEV, SAP)
  • Importschnittstellen
    • Messdatenimport, Probenimport, Kundenimport, Auftragsimport...
    • Importformate: CSV, JSON, XML, GDT
    • Übertragungsweg: HTTPS, SFTP, E-Mail
  • Exportschnittstellen
    • Messdatenexport, Probenexport,...
    • Exportformate: CSV, JSON, XML, TXT, PDF,...
    • Übertragungsweg: HTTPS, SFTP, E-Mail
  • Grenzwerttabellen / Prüfpläne / Spezifikationen
    • Datenstruktur und Sollwerte
    • Sollwerte mit Regelwerk anlegen
    • Darstellung der Sollwerte in Berichtstabellen
    • Automatische Bewertung / Beurteilung bei Sollverletzungen
  • Rezepturverwaltung
    • Datenstruktur und Bestandteile
    • Rezepturberechnungen
    • Rezepturfreigabe
    • Verknüpfungen mit Proben
  • Prüf-/Inspektionsstellen/
    Objekte und Entnahmestellen
    • Anlagen, Anlagenteile und Probenahmestellen
    • Probennahmen vor Ort
    • Planung von Aufträgen und Proben
    • Inspektionen / Lokalaugenscheine
    • Offline Datenerfassung
  • Online Kundenzone
    • Kundenzone anpassen
    • online Auftrags- und Analyseanforderung
    • PDF Bestätigung
    • Kundenzone in bestehende Homepage integrieren
    • Tracking und Login für Kunden / Auftraggeber
  • Labordatenbank Entwicklungsumgebung
    • Indidividuelle Auswertungen erstellen
    • Dashboard Widgets erstellen
    • Datenexport an Fremdsysteme
    • Datenvisualisierungen erstellen
    • Labordatenbank Webservices einrichten
    • Eigene Eingabemasken einrichten

Häufige Fragen LIMS-Einführung

5–6 Monate reine Umsetzung (2-Wochen-Rhythmus, ~4h-Workshops); mit Vor-/Nachbereitung realistisch 6–9 Monate. (Patrick Vinkelau; Stephan Rudolph – Kick-off/Demo)
Ein Start ist 2 Wochen nach Auftragserteilung möglich. Wir empfehlen, den Start gut zu planen und dabei auch interne Deadlines wie z.B. anstehende Audits zu berücksichtigen. Bei Audit-Deadlines (z. B. Re-Akkreditierung bis 1. Dezember) sollte der Start entsprechend früh liegen.
Empfohlen werden 1–2 dedizierte Key User mit 5–8 Std./Woche über die gesamte Projektlaufzeit (typisch ~6 Monate).
Ja, ausdrücklich empfohlen – viele Labore starten so. Übliche Reihenfolge: Parameter → Grenzwerte → Berichte → Rechnungen → später folgen dann weitere Abteilungen oder das QM-Modul (oft erst nach bestandenem Audit, um Komplexität zu reduzieren).
Sie erhalten von uns zwei dedizierte Projektleiterinen (inkl. Stellvertretung), die Ihnen vor, während und nach der Labordatenbank-Einführung zur Seite stehen. Unser gesamtes Team besteht aus Biologinnen, Chemikerinnen, Mikrobiologinnen mit praxiserprobter Labor- und QM-Erfahrung.
Idealerweise 1–2 Key User mit Laborhintergrund, technikaffin und entscheidungsbefugt.
Unvollständige Anforderungen sind normal – wir planen dies deshalb von Anfang an mit ein und sehen hierfür sogenannte Contingency Workshops vor.
Gute Vorbereitung spart Projektzeit: Ihre Projektleiterinnen senden Ihnen rechtzeitig vor Projektstart eine Checkliste mit den benötigten Unterlagen zu. Hierzu gehören z.B. die gewünschte Nummernkreis-Formate, Ihre Parameterlisten, Prüfmittellisten, Preislisten und weitere strukturierte Stammdaten (Kunden, Objekte, Probenahmeorte).
Die Labordatenbank ist ein reines SaaS LIMS, das Sie über den Browser bedienen und das wir für Sie in zertifizierten Rechenzentren betreiben (AWS Frankfurt, EU Data Residency, 3 Verfügbarkeitszonen). Sie benötigen daher keine eigenen IT-Ressourcen. Für die optionale Anbindung in Ihr Identity-Management System (SSO/MFA, z.B. Microsoft Entra), für Schnittstellen und für zusätzliche lokale Backups wird eine einmalige Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung benötigt.

Unsere Kunden

Zertifiziert nach

Das LIMS von Labordatenbank ist eine ISO 27001 zertifizierte Laborsoftware

Bevorzugter LIMS-Partner

VUP - Verband unabhängiger Prüflabore