Mise en œuvre / calendrier

Mise en place de LDB

La mise en place de LDB est organisée par thèmes. Les modules concernés sont mis en service selon un plan de projet éprouvé, défini en détail avec vous.

The most common topics and modules are listed below. One workshop is usually scheduled per topic. Workshops take place online or on site every two weeks. Depending on the topics selected, implementation takes 2 to 6 months.

Thèmes principaux

  • Project kickoff
    • General introduction to LDB
    • Documenting and discussing laboratory workflows
    • Adapting the data structure: customers, orders and samples
    • Project team members receive access to LDB
  • Parameter settings
    • Parameters and parameter groups
    • Methods and standards
    • Limits of quantification
    • Significant figures
    • Identifying accredited tests
    • Formulas
  • Reports
    • Defining and adapting report templates
    • Creating report tables
    • Text modules
    • Approval process with independent review
    • Digital signatures
  • Trial operation and fine-tuning
    • During trial operation, all workflows are carried out and tested as comprehensively as possible, with further adjustments made where necessary.
  • Project completion and go-live
    • Joint system validation
    • Training all employees
    • Deleting test data that is no longer needed

Thèmes optionnels

  • QM module
    • Document control
    • Test equipment management
    • Material and batch management
    • Supplier evaluation
    • Training plan
    • Competency matrix
    • 8D reports
    • Process management
    • Organisational chart
  • Billing
    • Quotations
    • Invoices
    • Price lists, including discounts
    • Exporting data to an accounting system, such as DATEV or SAP
  • Import interfaces
    • Importing measurement data, samples, customers, orders and more
    • Import formats: CSV, JSON, XML and GDT
    • Transfer methods: HTTPS, SFTP and email
  • Export interfaces
    • Exporting measurement data, samples and more
    • Export formats: CSV, JSON, XML, TXT, PDF and more
    • Transfer methods: HTTPS, SFTP and email
  • Limit tables / test plans / specifications
    • Data structure and target values
    • Creating target values with rules
    • Displaying target values in report tables
    • Automatic evaluation and assessment when target values are breached
  • Formulation management
    • Data structure and components
    • Formulation calculations
    • Formulation approval
    • Links to samples
  • Testing and inspection bodies /
    objects and sampling points
    • Facilities, facility components and sampling points
    • On-site sampling
    • Planning orders and samples
    • Inspections / site visits
    • Offline data collection
  • Online customer zone
    • Customising the customer zone
    • Online order and analysis requests
    • PDF confirmation
    • Integrating the customer zone into an existing website
    • Tracking and sign-in for customers and clients
  • LDB development environment
    • Creating custom analyses
    • Creating dashboard widgets
    • Exporting data to external systems
    • Creating data visualisations
    • Setting up LDB web services
    • Setting up custom data entry forms

Questions fréquentes sur la mise en place d’un LIMS

A typical LDB implementation for an accredited environmental laboratory with 15 employees requires 5–6 months for implementation itself, with workshops of around 2 hours held every two weeks. Including preparation, follow-up, trial operation and a phased go-live, the total is 6–9 months.
Le projet peut démarrer deux semaines après la commande. Nous recommandons de bien planifier le démarrage en tenant compte des échéances internes, notamment des audits à venir. Si une échéance d’audit est fixée, par exemple une réaccréditation avant le 1er décembre, il convient de commencer suffisamment tôt.
Nous recommandons de désigner un à deux utilisateurs référents, disposant de 5 à 8 heures par semaine pendant toute la durée du projet, généralement environ six mois.
Oui, cette approche est même recommandée et de nombreux laboratoires la choisissent. L’ordre habituel est : paramètres → valeurs limites → rapports → factures. D’autres services ou le module qualité sont ajoutés ensuite, souvent après un audit réussi pour limiter la complexité.
Nous vous attribuons deux cheffes de projet expérimentées, assurant également la suppléance, qui vous accompagnent avant, pendant et après la mise en place de LDB. Notre équipe est composée de biologistes, de chimistes et de microbiologistes ayant une expérience pratique du laboratoire et du management de la qualité.
Idéalement, il s’agit d’un à deux utilisateurs référents ayant une expérience de laboratoire, une aisance avec les outils techniques et le pouvoir de prendre des décisions.
Incomplete requirements are normal. We account for this from the start and schedule contingency workshops to address them.
Une bonne préparation fait gagner du temps. Vos cheffes de projet vous envoient suffisamment à l’avance une liste des documents nécessaires. Il s’agit notamment des formats de numérotation souhaités, des listes de paramètres, d’équipements de contrôle et de tarifs, ainsi que des autres données de base structurées : clients, objets et lieux de prélèvement.
LDB est un LIMS entièrement en mode SaaS, utilisé dans un navigateur et exploité pour vous dans des centres de données certifiés : AWS Francfort, résidence des données dans l’UE et trois zones de disponibilité. Vous n’avez donc pas besoin de vos propres ressources informatiques. Une collaboration ponctuelle avec votre service informatique est nécessaire pour l’intégration facultative à votre système de gestion des identités (SSO/MFA, par exemple Microsoft Entra), pour les interfaces et pour des sauvegardes locales supplémentaires.

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Le LIMS de Labordatenbank est un logiciel de laboratoire certifié ISO 27001

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