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Um einen Auftrag anzulegen, folgen Sie diesem Pfad:
Navigationsleiste → Aufträge → + Auftrag

Je nach Konfiguration haben Sie eine oder mehrere, individuell benannte Auftragsvorlagen zum Anlegen neuer Aufträge zur Verfügung.
Klicken Sie auf die gewünschte Auftragsvorlage, um einen neuen Auftrag anzulegen.
Weiterführende Informationen: Auftragsvorlage anlegen

Abbildung: Auftrag ausgehend aus der Navigationsleiste anlegen

Weitere Möglichkeiten, einen Auftrag anzulegen:
Aufträge lassen sich außerdem ausgehend von einem Kunden, einer Anlage (branchenspezifische Konfiguration) oder direkt aus der Auftragsverwaltung anlegen. Beim Anlegen aus einem Kunden oder einer Anlage heraus ist der jeweilige Kunde bzw. die Anlage bereits vorausgewählt.

Auftrag in der Auftragsverwaltung anlegen:
Klicken Sie auf: Navigationsleiste → Aufträge → Aufträge → Auftrag anlegen

Abbildung: Auftrag aus der Auftragsverwaltung anlegen

Hinweis: Die genauen Bezeichnungen können je nach Konfiguration Ihrer Labordatenbank abweichen.

Überblick

Der Auftrag bündelt alle Informationen zu einer Beauftragung und ermöglicht:

• Zuordnung zu einem Kunden sowie optional zu Schlagwörtern
• Nutzung von Auftragsvorlagen mit individuell konfigurierten Stammdaten
• Hinzufügen von Proben und Inspektionen (Lokalaugenscheine - konfigurationsabhängig)
• Verwaltung des Bearbeitungsstands über den Status (z. B. in Arbeit oder archiviert)

Auftrag anlegen

Grunddaten eingeben

Im Folgenden sind die Felder der Maske Auftrag anlegen beschrieben:

Abbildung: Maske Auftrag anlegen mit individuell konfigurierten Stammdaten

• Bezeichnung: Geben Sie dem Auftrag einen aussagekräftigen Namen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
• Schlagwörter: Vergeben Sie ein oder mehrere Schlagwörter, um den Auftrag bei der Suche schneller wiederzufinden.
• Kunde: Wählen Sie den zugehörigen Kunden im Suchfeld (Lupe-Symbol) aus. Alternativ können Sie über die Schaltfläche + direkt einen neuen Kunden anlegen.
  Weiterführende Informationen: Kunde anlegen/bearbeiten/löschen
• Auftragsdatum: Das Auftragsdatum ist mit dem heutigen Datum vorbelegt. Bei Bedarf passen Sie es über die Datumsauswahl (Kalendersymbol) an.
• Anmerkung: Hinterlegen Sie hier zusätzliche Informationen zum Auftrag als Freitext.
• Status: Legen Sie den Bearbeitungsstand fest. Neue Aufträge stehen auf dem in der Statusverwaltung definiert Standard.
  Weiterführende Informationen: Statusverwaltung: Labor-Workflows und Freigabeprozesse

Auftragsvorlage und konfigurierte Stammdaten

• Auftragsvorlage (grauer Bereich): Die konfigurierten Stammdaten-Felder im grau hinterlegten Bereich (z. B. geplante Probenahme und Zuständiger Teamleiter) stammen von der ausgewählten Auftragsvorlage.
• alle Felder einblenden: Klicken Sie auf alle Felder einblenden, um auch die durch die Vorlage ausgeblendeten Felder anzuzeigen.
• Vorlage bearbeiten: Über Vorlage bearbeiten gelangen Sie direkt in die Bearbeitung der zugrunde liegenden Auftragsvorlage (entsprechende Zugriffsrechte erforderlich).
  Weiterführende Informationen: Auftragsvorlage anlegen

Unsere Empfehlung: Die konfigurierten Stammdaten können Sie von Ihrer Labordatenbank-Kundenbetreuung nach Ihren Wünschen anlegen lassen und anschließend Vorlagen für Aufträge erstellen. So sind wiederkehrende Felder bereits ausgewählt und ggf. vorbelegt.

Nummerierungsystem für Aufträge

Die Labordatenbank vergibt die Nummern für neu angelegte Aufträge nach einem konfigurierbaren Muster. So lässt sich die Nummerierung an viele Vorgaben anpassen – von einer einfachen fortlaufenden Nummer bis hin zu einem Format, das Datum, Kunde oder weitere Angaben enthält.

Hinweis: Das Nummernformat wird in Rahmen der Einführung durch Ihre Kundenbetreuung zentral konfiguriert.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Eine Auftragsnummer kann aus verschiedenen Bausteinen zusammengesetzt werden:

• Fortlaufender Zähler: Jede neue Auftragsnummer wird automatisch hochgezählt – wahlweise mit einer festen Stellenanzahl und führenden Nullen (z. B. 00001) oder ohne Nullen.
• Datumsangaben: Jahr, Monat, Tag oder Kalenderwoche können in die Nummer einfließen, sodass der Erstellungszeitraum direkt erkennbar ist.
• Feste Buchstaben und Zeichen: Präfixe wie A für Auftrag sowie Trennzeichen (z. B. -, /, .) sorgen für ein einheitliches, gut lesbares Format.
• Angaben aus dem Auftrag: Informationen wie der zugeordnete Kunde, der Name der verwendeten Auftragsvorlage oder ein konfiguriertes Stammdatenfeld des Auftrags lassen sich vollständig oder ausschnittsweise übernehmen, um aussagekräftige Auftragsnummern zu erzeugen.
• Gruppierung des Zählers: Sie können festlegen, in welchem Bereich der Zähler neu beginnt – etwa jährlich, monatlich oder wöchentlich – oder alternativ dauerhaft fortlaufend über mehrere Jahre.
• Datumsverschiebung: Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, lässt sich die für die Nummerierung maßgebliche Jahresgrenze um eine bestimmte Anzahl an Monaten verschieben – z. B. damit das Jahr erst am 1. August beginnt, oder damit es bereits am 1. Dezember beginnt.

Beispiele

• Einfache fortlaufende Nummer: A00001, A00002, A00003 …
• Mit Jahresangabe: A26-00001, A26-00002 … (die zweistellige Jahreszahl ist Teil der Nummer)
• Jahr und Kalenderwoche mit wöchentlichem Neustart des Zählers: 2026.16-0001, 2026.16-0002 … und in der Folgewoche 2026.17-0001
• Durchgehende Nummerierung über mehrere Jahre: Die Zählung beginnt zum Jahreswechsel nicht neu, sondern läuft fortlaufend weiter.

Hinweis: Angaben, die erst nach dem Anlegen eines Auftrags automatisch ergänzt werden (z. B. durch Auswertungs-Trigger), stehen zum Zeitpunkt der Nummernvergabe noch nicht zur Verfügung und können daher nicht Teil der Nummer sein.

Proben anlegen

Nachdem Sie den Auftrag gespeichert haben, können Sie z. B. über den Reiter Proben direkt Proben zu diesem Auftrag hinzufügen.
Weiterführende Informationen: Probe anlegen/bearbeiten/löschen

Inspektionen bzw. Lokalaugenscheine sind konfigurationsabhängig und werden verwendet, wenn Dienstleistungen anfallen, die keine Proben beinhalten.
Weiterführende Informationen: Lokalaugenschein anlegen

Auftrag bearbeiten

• Öffnen Sie die Detailansicht des Auftrags indem Sie z. B. in der Auftragsverwaltung auf den blau hinterlegten Namen bzw. die Nummer des Auftrags klicken und daraufhin auf die gelbe Schaltfläche Auftrag bearbeiten.
• Alternativ: Klicken Sie in der Auftragsverwaltung auf das graue Stiftsymbol rechts von der Bezeichung des Auftrags.
• Nutzen Sie die Suchfunktionen, um den Auftrag schneller zu finden und klicken Sie daraufhin auf die blau hinterlegte die Nummer des Auftrags

Zugriffsrechte je Auftrag einstellen

Beim Anlegen eines neuen Auftrags werden automatisch die Leserechte des ausgewählten Kunden übernommen. Bei Bedarf können Sie in der Bearbeitungsansicht eines bereits angelegten Auftrags auftragsspezifische Zugriffsrechte festlegen, um die Sichtbarkeit von Aufträgen und Proben auf bestimmte Mitarbeiter zu beschränken. Diese gelten dann auch für alle Proben des Auftrags.
Wählen Sie im Bereich Wer sieht diesen Auftrag? auf der rechten Seite die betreffenden Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen aus, die den Auftrag sehen dürfen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Jeder: Der Auftrag ist für alle Mitarbeiter sichtbar.
• Nur ich: Der Auftrag ist ausschließlich für Sie sichtbar.
• Mitarbeitergruppen: Der Auftrag ist für die ausgewählten Mitarbeitergruppen sichtbar.
• Mitarbeiter: Der Auftrag ist für die ausgewählten Mitarbeiter sichtbar.

Abbildung: Wer sieht diesen Auftrag?

Weiterführende Informationen: LINK_TO_PAGE=59

Auftrag archivieren

Ein Auftrag wird archiviert statt gelöscht, wenn er bereits zugehörige Proben besitzt oder aus Nachvollziehbarkeitsgründen erhalten bleiben soll.

• Öffnen Sie den Auftrag über Auftrag bearbeiten.
• Wählen Sie im Feld Status den Status _archiviert_aus. Die Schaltfläche speichern wechselt daraufhin zu archivieren.
• Sind dem Auftrag Proben zugeordnet, können Sie über die eingeblendete Checkbox festlegen, dass die zugehörigen Proben ebenfalls archiviert werden.

Abbildung: Statusauswahl mit Option zum Archivieren der zugehörigen Proben

Auftrag löschen

Es können nur Aufträge gelöscht werden, die keine zugehörigen Proben haben.

• Öffnen Sie den Auftrag über Auftrag bearbeiten.
• Klicken Sie rechts auf die rote Schaltfläche Auftrag löschen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
• Zum Löschen benötigen Sie Zugriff auf die Aktion Auftrag löschen.
  Weiterführende Informationen: Rechte und Rollen - Konzept: Zugriffsrechte

Hinweis: Besitzt der Auftrag zugehörige Proben, wird die Löschschaltfläche nicht angezeigt. Lösen Sie in diesem Fall zunächst die Zuordnung oder archivieren Sie den Auftrag.

Wiederherstellen eines gelöschten Auftrags
Weiterführende Informationen: Gelöschte Datensätze