Rechte und Rollen - Konzept: Zugriffsrechte

Die Steuerung der Zugriffsrechte ist ein zentraler Bestandteil eines Labor Informations Management System (LIMS). Mit den Zugriffsrechten der Labordatenbank stellen Sie ein, welcher Mitarbeiter welche Funktionen ausführen darf und welche Daten für wen sichtbar sind.

Navigation:

Sie finden die Zugriffsrechte unter: Navigationsleiste → Einstellungen → Zugriffsrechte.

Zugriffsrechte vergeben

Für die Zugriffsrechte gibt es in der Labordatenbank ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept.

In einer übersichtlichen Matrix legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Funktionen nutzen darf.
Während beispielsweise der Praktikant lediglich Werte eingeben darf, kann ein erfahrener Mitarbeiter auch neue Parameter anlegen.
Die Berechtigungen werden pro Mitarbeiter und Recht über farbige Kreissymbole dargestellt: Die Farbe zeigt den Status. Weitere Informationen zu Zugriffssymbolen finden Sie weiter unten im Abschnitt Legende der Zugriffssymbole.

Abbildung: Zugriffsrechtematrix

Beschreibung der als Tabelle dargestellten Zugriffsrechtematrix:

① In der ersten Spalte sind die Zugriffsrechte aufgelistet und in Kategorien unterteilt.

② Die zweite und dritte Spalte zeigen, welche Kompetenzen für ein Zugriffsrecht vorausgesetzt werden und/oder ob es über Mitarbeitergruppen es vergeben wird - beides ordnen Sie über das graue Stiftsymbol neben dem jeweiligen Recht zu.
In der zweiten Spalte Kompetenz / Erforderliche Qualifikationen sind die Kompetenzen sichtbar, die für ein Zugriffsrecht vorausgesetzt werden.
Beispiel: Nur Mitarbeiter, die die Kompetenz Lenkung von QM-Dokumenten besitzen, können das Zugriffsrecht Mitarbeitergruppen anlegen/bearbeiten erhalten.

In der dritten Spalte sind die über zugeordnete Mitarbeitergruppen (eine Liste von Mitarbeitern) vergebenen Zugriffsberechtigungen sichtbar.

③ Ab der 4. Spalte lassen sich die Zugriffsrechte per Klick ändern. Um ein einzelnes Recht anzupassen, klicken Sie in der betreffenden Funktionszeile in der jeweiligen Mitarbeiterspalte auf das Kreissymbol.

Möchten Sie alle Rechte einer Kategorie für einen Account auf einmal ändern, platzieren Sie den Cursor auf dem Mitarbeiterkürzel und klicken auf das dann eingeblendete, grau hinterlegte Kreissymbol.
Ganz rechts steht die Spalte Alle: Über sie vergeben oder entziehen Sie ein Recht für sämtliche Accounts gleichzeitig.
Ist ein Recht an eine Kompetenz gekoppelt, kann es nur über die Vergabe der entsprechenden Kompetenz in der Kompetenzverwaltung freigeschaltet werden. Per Klick auf das Symbol lässt es sich jedoch jederzeit entziehen.
Zum Bearbeiten benötigen Sie selbst das Zugriffsrecht Zugriffsrechte bearbeiten.

④ Mit dem Button Mitarbeiter auswählen kann die Ansicht auf einzelne Mitarbeiter eingeschränkt werden.
Setzen Sie dafür bei den relevanten Mitarbeitern den Haken in die Checkbox unterhalb des Mitarbeiterkürzels und klicken Sie auf Mitarbeiter auswählen.

⑤ Kritische und sensible Zugriffsrechte werden rot und mit einem Schlüssel gekennzeichnet. Dafür wird ein Account mit SSO oder MFA benötigt (siehe Punkt 6).

⑥ Um mehr Sicherheit zu gewährleisten, ist (seit dem 01.01.2024) für bestimmte Zugriffe mit weitreichenden Einblicken (z.B. Audit-Trail) oder Datenveränderungen (z.B. Parameter bearbeiten) ein Account mit Single Sign On (SSO) oder Multifaktor Authentifizierung (MFA) notwendig.

Legende der Zugriffssymbole

Jedes Symbol zeigt auf einen Blick, ob und auf welchem Weg ein Mitarbeiter ein Recht besitzt.

Abbildung: Zugriffssymbole

Gelber Kreis mit X – Kompetenz fehlt: Das Recht wäre zugewiesen, aber eine in der Spalte „Kompetenz" geforderte Qualifikation fehlt oder ist abgelaufen.
Roter Kreis als Verbotszeichen – Nur Lesezugriff.
Grauer Kreis mit Haken – Zugriff durch Gruppe: Das Recht besteht, wurde aber nicht den Mitarbeitenden persönlich zugewiesen, sondern über eine Zuordnung zu einer Mitarbeitergruppe erteilt.
Grüner Kreis mit Haken – Die Mitarbeitenden haben dieses Recht direkt zugeteilt bekommen und alle Voraussetzungen sind erfüllt
Roter Kreis mit X – Kein Zugriff.
Grünes Schloss – Zugriff erteilt, aber geschützt. Das Recht ist erteilt, aber gegen versehentliches Ändern geschützt.

Sichtbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeit einschränken

Zusätzlich zu den Zugriffsrechten können Sie bei vielen Datentypen (z. B.: Kunden, Proben, Aufträge, Prüfmittel) weitere Einschränkungen auf Ebene des jeweilgen Eintrags definieren. Sie können festlegen, wer den Eintrag (z. B. einen bestimmten Auftrag) jeweils sehen darf.
Die Zugriffsrechte-Matrix bildet generell die übergeordnete Berechtigungsebene.

Wer sieht diesen Eintrag?

Die Einschränkung der Sichtbarkeit finden Sie jeweils im rechten Abschnitt der Bearbeitungsansicht.
Hinweis: Die für einen Auftrag hinterlegte Einschränkung gilt dann auch für alle Proben dieses Auftrags.

Abbildung: Wer sieht diesen Eintrag?

Wer darf diesen Eintrag bearbeiten?

Bei einigen Datentypen können Sie zusätzlich zur Sichtbarkeit im rechten Bereich der jeweiligen Seite auch die Bearbeitunsgmöglichkeit eingrenzen: Wer darf diesen Eintrag bearbeiten?
Hinweis: Die für ein Prüfmittel hinterlegte Einschränkung zum Bearbeiten gilt dann auch für das Anlegen und Bearbeiten der Kontrollkarten dieses Prüfmittels.

Abbildung: Wer sieht diesen Eintrag?, Wer darf diesen Eintrag bearbeiten?

Tipp: Um nicht alle berechtigten Mitarbeiter einzeln angeben zu müssen, können Sie Ihre Mitarbeiter auch in Mitarbeitergruppen einteilen und die Ansicht nur für bestimmte Mitarbeitergruppen erlauben.