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Um Kunden anzulegen, folgen Sie diesem Pfad:
Navigationsleiste → Kunden → Kunde anlegen

Hinweis: Die genaue Bezeichnung der Menüpunkte kann je nach Konfiguration Ihrer Labordatenbank abweichen.

Überblick

Ein Kunde ermöglicht:

• Erfassen der Kundeninformationen (Bezeichnung, Kontakt, Adresse, Telefon, Web, E-Mail u. a.)
• Hinterlegen eines Logos sowie von Schlagwörtern zum leichteren Wiederfinden
• Pflegen konfigurierter Stammdaten (z. B. Zahlungsbedingung, Steuersatz, UID)
• Anlegen von Kontakten und eines Zugangs für die Kundenzone und Einstellen der Sichtbarkeit
• Steuern des Status sowie Hinterlegen eines Hinweistexts

Hinweis: Welche Bereiche und Funktionen angezeigt werden, hängt von Ihren Berechtigungen und der Konfiguration Ihrer Labordatenbank ab. So kann es z. B. sein, dass einzelne Bereiche für Ihren Account (noch) nicht freigeschaltet sind.

Kunde anlegen

Kundeninformationen eingeben

Im Folgenden sind die Felder zum Erfassen der Kundeninformationen beschrieben. Hinterlegen Sie hier auch ein Logo und Schlagwörter, um Kunden später leichter finden zu können.

Abbildung: Maske Kunde anlegen

• Kategorie: Wählen Sie die Kategorie des Kunden aus. Über das Stiftsymbol daneben lassen sich Kategorien verwalten.
• Schlagwörter: Vergeben Sie Tags, um den Kunden später gezielt filtern und wiederfinden zu können.
• Bezeichnung: Geben Sie den Namen des Kunden ein.
  Hinweis: Pflichtfeld.
• Kontakt: Wählen Sie die Anrede aus und erfassen Sie Vor- und Nachnamen des Haupt-Ansprechpartners.
• Funktion: Erfassen Sie die Funktion bzw. Position des Haupt-Ansprechpartners.
• E-Mail: Hinterlegen Sie die zentrale E-Mail-Adresse des Kunden.
• Sprache: Wählen Sie die Sprache aus.
  Hinweis: Diese Sprachauswahl gilt für die Kundenzone.
• Web: Erfassen Sie die Website des Kunden (z. B. http://abc.com).
• Adresse: Geben Sie Straße, PLZ, Ort und Staat des Kunden ein.
• Ländercode: Wählen Sie den Ländercode aus (z. B. AT – Österreich).
  Hinweis: Der Ländercode wird für die Factur-X-/ZUGFeRD-Integration in den PDF-Rechnungen verwendet.
• Telefon: Erfassen Sie die Nummern für Mobil und Festnetz.
• Logo: Laden Sie über Datei auswählen ein Logo hoch.
  Hinweis: Format JPG, Höhe 600 px, Breite variabel.
• Anmerkung: Hinterlegen Sie ergänzende Bemerkungen zum Kunden.

Individuelle Anreden ermöglichen

Da akademische Titel bei unseren Labordatenbank-Nutzern sehr unterschiedlich verwendet werden, bilden wir sie direkt beim Kontakt im Namen ab. So können Sie jeden Kunden individuell ansprechen – ob mit akademischem Titel (Professor/Professorin, Doktor/Doktorin) oder einem dem Namen nachgestellten Grad (PhD, MSc) oder Berufsbezeichnung (Dipl.-Ing./Dipl.-Ing.in, DI/DIin, Dipl.-Kfm./Dipl.-Kffr.)

Abbildung: Akademische Titel oder berufliche Bezeichnungen im Kundenformular

Konfigurierte Stammdaten und Kundenvorlagen

Ergänzend können Sie konfigurierbare Stammdaten verwenden und bei Bedarf Kundenvorlagen anlegen.

• Konfigurierbare Stammdaten: Die konfigurierten Stammdaten-Felder legt Ihre Kundenbetreuung für Sie an. Sie erscheinen als zusätzliche Felder im grau hinterlegten Bereich auf der rechten Seite, z. B. Debitorenkonto, UID, Betriebsnummer, Hauptkunde ...
  Weiterführende Informationen: Konfigurierbare Stammdatenfelder in der LABORDATENBANK

• Kundenvorlagen
  Kundenvorlagen ermöglichen es Ihnen, für unterschiedliche, häufig verwendete Kundentypen eigene Vorlagen mit jeweils vorausgewählten Stammdatenfeldern und Standardeinträgen anzulegen und zu verwenden.
  Weiterführende Informationen: Vorlagen für Anlagen, Aufträge, Kunden, Materialien und weitere Datentypen

Status und Warnung

Im unteren Teil der Seite haben Sie die Option, Kunden zu archivieren oder zu sperren, und können einen Warnungstext hinterlegen.

• Status: Wählen Sie den Status des Kunden aus (z. B. angelegt). Über den Status lassen sich Kunden auch archivieren bzw. sperren.
  Hinweis: Pflichtfeld.
  Weiterführende Informationen: Statusverwaltung: Labor-Workflows und Freigabeprozesse

• Warnung: Hinterlegen Sie bei Bedarf einen Hinweistext. Dieser erscheint in roter Schrift bei diesem Kunden beim Anlegen von Aufträgen sowie beim Versenden von Berichten und Rechnungen, z. B. Achtung: Kunde ist im Zahlungsverzug.

Info: Nachdem Sie den Kunden gespeichert haben, können Sie weitere Kontakte zu diesem Kunden hinzufügen (siehe Anleitung: Kontaktpersonen bei Kunden anlegen / bearbeiten / löschen).

Zugriffsrechte je Kunde einstellen

• Wer sieht diesen Eintrag?: Legen Sie die Sichtbarkeit eines Kunden fest:
  • Jeder: Der Kunde ist für alle Mitarbeiter sichtbar.
  • Nur ich: Der Kunde ist ausschließlich für Sie sichtbar.
  • Mitarbeitergruppen: Der Kunde ist für die ausgewählten Gruppen sichtbar.
  • Mitarbeiter: Der Kunde ist für die ausgewählten Mitarbeiter sichtbar.

Abbildung: Wer sieht diesen Eintrag?

Nummerierungsystem für Kunden

Die Labordatenbank vergibt die Nummern für neu angelegte Kunden nach einem konfigurierbaren Muster. So lässt sich die Nummerierung an viele Vorgaben anpassen – von einer einfachen fortlaufenden Nummer bis hin zu einem Format, das Datum oder weitere Angaben zum Kunden enthält.

Hinweis: Das Nummernformat wird im Rahmen der Einführung durch Ihre Kundenbetreuung zentral konfiguriert.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Eine Kundennummer kann aus verschiedenen Bausteinen zusammengesetzt werden:

• Fortlaufender Zähler: Jede neue Kundennummer wird automatisch hochgezählt – wahlweise mit einer festen Stellenanzahl und führenden Nullen (z. B. 0001) oder ohne Nullen.
• Datumsangaben: Jahr, Monat, Tag oder Kalenderwoche des Anlegedatums können in die Nummer einfließen, sodass der Erfassungszeitraum direkt erkennbar ist.
• Feste Buchstaben und Zeichen: Präfixe wie K für Kunde sowie Trennzeichen (z. B. -, /, .) sorgen für ein einheitliches, gut lesbares Format.
• Angaben aus dem Kundendatensatz: Die zugeordnete Kundenkategorie oder ein konfiguriertes Stammdatenfeld des Kunden lässt sich vollständig oder ausschnittsweise übernehmen, um aussagekräftige Kundennummern zu erzeugen.
• Gruppierung des Zählers: Sie können festlegen, in welchem Bereich der Zähler neu beginnt – etwa jährlich, monatlich oder wöchentlich – oder alternativ dauerhaft fortlaufend über mehrere Jahre.
• Datumsverschiebung: Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, lässt sich die für die Nummerierung maßgebliche Jahresgrenze um eine bestimmte Anzahl an Monaten verschieben – z. B. damit das Jahr erst am 1. August beginnt, oder damit es bereits am 1. Dezember beginnt.

Beispiele

• Einfache fortlaufende Nummer: K0001, K0002, K0003 …
• Mit Jahresangabe: K26-0001, K26-0002 … (die zweistellige Jahreszahl ist Teil der Nummer)
• Jahr und Kalenderwoche mit wöchentlichem Neustart des Zählers: 2026.16-0001, 2026.16-0002 … und in der Folgewoche 2026.17-0001
• Durchgehende Nummerierung über mehrere Jahre: Die Zählung beginnt zum Jahreswechsel nicht neu, sondern läuft fortlaufend weiter.

Hinweis: Angaben, die erst nach dem Anlegen von Kunden automatisch ergänzt werden (z. B. durch Auswertungs-Trigger), stehen zum Zeitpunkt der Nummernvergabe noch nicht zur Verfügung und können daher nicht Teil der Nummer sein.

Kunde bearbeiten

• Öffnen Sie die Kundenverwaltung unter: Navigationsleiste → Kunden → Kunden verwalten. Nutzen Sie bei Bedarf die Suchfunktion, um bestimmte Kunden schneller zu finden.
• Klicken Sie auf den blau hinterlegten Kunden-Namen und anschließend rechts oben auf die orange Schaltfläche Kunde bearbeiten.
• Oder klicken Sie auf das graue Stiftsymbol rechts vom Namen des Kunden, wenn Sie sich in der Kundenverwaltung befinden.

Zugang für die Kundenzone

Nachdem ein Kunde gespeichert wurde, lässt sich ein Zugang für die Kundenzone anlegen bzw. verwalten.
Weiterführende Informationen: Kundenzone aktivieren

Kunde zusammenführen

Wurde ein Kunde doppelt angelegt, können Sie ihn mit dem Kunden zusammenführen, den Sie behalten möchten.

• Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im rechten Bereich auf Kunden zusammenführen.

Weiterführende Informationen: Doppelt angelegte Kunden zusammenführen

Kunde archivieren/sperren

Statt Kunden zu löschen, können Sie diese archivieren oder sperren – so bleiben verknüpfte Daten erhalten.

• Setzen Sie den Eintrag im Feld Status auf den entsprechenden archivierten bzw. gesperrten Status.

Kunde löschen

Ein Kunde kann nur gelöscht werden, wenn keine verknüpften Daten (z. B. Aufträge) vorhanden sind. Andernfalls ist eine Archivierung erforderlich.

• Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht im roten Bereich am unteren Ende auf Kunde löschen.

Abbildung: Kunde löschen

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• Kunden verwalten
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