Vorteile der Schlagwörter

Konkrete Vorteile die Sie durch die Verwendung der Schlagwörtern erhalten:
1. Schnelles Wiederfinden
Statt durch verschachtelte Ordner zu navigieren, finden Sie mit einem Schlagwort sofort alle relevanten Datensätze – egal ob Dokumente, Aufträge, Proben oder Schulungen. Ein Klick auf "2025 Spring Release" zeigt Ihnen alles zu diesem Projekt.
2. Mehrfache Zuordnung
Eine Datei oder ein Auftrag kann zu mehreren Themen gehören. Beispiel: Ein Auftrag kann gleichzeitig die Schlagwörter "17025" (Qualitätsstandard), "2025 Spring Release" (Projekt) und "PCR Tests" (Testart) haben. In einer klassischen Ordnerstruktur müssten Sie sich wahrscheinlich für einen Speicherort entscheiden.
3. Verknüpfung verschiedener Datentypen
Sie sehen auf einen Blick alle zusammenhängenden Informationen: Welche Kunden, Aufträge, Dokumente, Schulungen und Prüfmittel gehören zu einem bestimmten Thema? Diese Übersicht wäre mit getrennten Systemen kaum möglich.
4. Flexibilität bei Änderungen
Projektstrukturen ändern sich? Kein Problem – fügen Sie einfach neue Schlagwörter hinzu oder ordnen Sie Datensätze um.
5. Effiziente Zusammenarbeit
Ihr Team findet Informationen nach verschiedenen Suchkriterien: Der Qualitätsmanager sucht nach "17025", der Projektleiter nach "2025 Spring Release", der Techniker nach "PCR Tests" – alle finden dieselben relevante Information.
6. Compliance und Nachvollziehbarkeit
Besonders wichtig in regulierten Umgebungen: Sie können nachweisen, welche Dokumente, Schulungen und Prüfmittel zu einem bestimmten Standard oder Audit gehören.

Sie finden die Schlagwort-Verwaltung unter: Navigationsleiste → Einstellungen → Schlagwörter

Übersicht der Schlagwort-Verwaltung

Schlagwort-Tabelle

Alle von Ihnen angelegten Schlagwörter finden Sie tabellarisch dargestellt in der Schlagwort-Tabelle.
Jedes Schlagwort hat eine eigene Zeile in der Tabelle.
Jede Zeile zeigt (von links nach rechts):

• Checkbox: zur Mehrfach-Auswahl für Sammelvorgänge (Schlagwörter zusammenführen)
• Schlagwort: Die eindeutige Schlagwort-Bezeichnungen. In der von Ihnen zugewiesenen Farbe dargestellt.
• Verlinkungen: Übersicht der Datentypen mit diesem Schlagwort, mit der Anzahl der jeweils verknüpften Datensätze.
• Aktionsbuttons: Schlagwort bearbeiten / löschen

Funktionen der Schlagwort-Verwaltung

Die Hauptfunktionen der Schlagwort-Verwaltung sind:

• zentrale Verwaltung aller Schlagwörtern
• jedes Schlagwort kann modulübergreifend mit verschiedenen Datensätzen verknüpft werden
• übersichtliche Darstellung aller Verlinkungen pro Schlagwort
• Bearbeitungs- und Löschfunktionen für jedes Schlagwort
• Zusammenführen von Schlagwörtern

Alle Funktionen finden Sie im folgenden im Detail beschreiben.

Neue Schlagwörter anlegen

• Klicken Sie auf den grünen Button "+ Schlagwort anlegen" oben rechts, um ein neues Schlagwort zu erstellen.
• Vergeben Sie eine Bezeichnung und eine Farbe um das Schlagwort zu charakterisieren.
• Hinweis: Das Feld Bezeichnung muss einzigartig sein. Sonst scheint eine Fehlermeldung auf und das Schlagwort kann nicht gespeichert werden.

Bestehende Schlagwörter bearbeiten

• Jedes Schlagwort in der Liste hat seinen eigenen Bearbeitungs-Button.
• Klicken Sie auf den orangen Button mit dem Stiftsymbol am rechten Rand der jeweiligen Schlagwort-Zeile.
• Passen sie Bezeichnung / Farbe des bestehenden Schlagworts an.

Schlagwörter löschen

• Klicken Sie auf den Button mit dem roten Papierkorb-Symbol am rechten Rand der jeweiligen Schlagwort-Zeile.
• Bestätigen Sie, dass Sie dieses Schlagwort und alle zugehörigen Verlinkungen löschen wollen.

Suchfunktion

• Nutzen Sie das Suchfeld oben links, um gezielt nach Schlagwörtern zu suchen.

Schlagwörter zusammenführen

• Markieren Sie die Checkbox rechts von den Schlagwörtern die Sie zusammenführen möchten.
• Klicken Sie daraufhin auf den grauen Button Schlagwörter zusammenführen am unteren, linken Ende der Tabelle.
• Wählen Sie in der darauffolgenden Ansicht aus, zu welchem Schlagwort alle gelisteten Schlagwörter zusammen geführt werden sollen.
• Hinweis: Alle verlinkten Datensätze werden mit dem gewählten Schlagwort versehen. Alle anderen Schlagwörter werden permanent gelöscht.

Verlinkungen

• Wenn Sie wissen möchten welche Datensätze insgesamt mit einem Schlagwort verlinkt sind, klicken Sie direkt auf das Schlagwort.

• Sie sehen daraufhin alle Datensätze die mit diesem Schlagwort verlinkt sind.

• Wenn Sie wissen möchten welche Datensätze eines bestimmten Datentyps, z.B. welche Dateien, mit einem Schlagwort verlinkt sind, klicken Sie auf den blau hinterlegten Namen des Datentyps in der Zeile des Schlagworts.
  Die Anzahl neben jedem Datentyp zeigt, wie viele Datensätze jeweils mit diesem Schlagwort verknüpft sind. Dies hilft bei der Einschätzung der Wichtigkeit und Nutzung eines Schlagworts.

• Sie sehen daraufhin um welche Dateien es sich im Detail handelt.

verknüpfbare Module/Datentypen:

Über Schlagwörter miteinander verknüpfbare Module / Datentypen sind:

• Stundeneintragungen
• Dateien und Dokumente
• Proben
• Aufträge
• Kunden
• Angebote
• Notizen
• Auswertungen
• Change Requests
• Importschnittstellen
• ELN - Electronic Lab Notebooks
• Materialien (Qualitätsmanagement)
• Schulungen (Qualitätsmanagement)
• Prüfmittel (Qualitätsmanagement)
• Qualifikationen (Qualitätsmanagement)
• 8D-Berichte (Qualitätsmanagement)
• ...

Häufige Anwendungsfälle

Projekt-Tracking: Verwenden Sie Projekt-Namen zur Bündelung aller projektbezogenen Daten.
Compliance: Nutzen Sie Standards wie "17025" für qualitätsrelevante Einträge.
Kategorisierung: Gruppieren Sie nach Testaktivitäten z.B. "PCR"
Zeitliche Organisation: Nutzen Sie Jahres-/Saison-Bezeichner für zeitliche Zuordnung.

Zu diesem Thema gibt es einen Anwendercall:
Anwendercall: April 2024