Um eine neue Version eines Dokumentes anzulegen, klicken Sie auf den hervorgehobenen Button + Neue Version anlegen.
Die Versionsnummer wird automatisch vorgeschlagen und kann je nach Art der Änderungen angepasst werden. Sie haben die Möglichkeit, die neue Version entweder als PDF-Datei hinzuzufügen oder als formatierten Text im Editor einzufügen. Des Weiteren können Sie Änderungen der neuen Version im Feld
Änderungen stichwortartig zu dokumentieren.
Optional wird der Prüfer der Version per E-Mail über die ausstehende Prüfungen informiert. Nach dem Speichern der Version werden das Deckblatt und die Kopfzeile automatisch mit den Eckdaten des Dokuments generiert oder aktualisiert.
Info: Um im Dokument die Stellen zu kennzeichnen, an denen Änderungen vorgenommen wurden, können Sie in MS Word vor dem Speichern als PDF die Funktion "Änderungen nachverfolgen" mit der Option "Einfaches Markup" verwenden.
Das System verfügt über eine Historie, die alle bisherigen Versionen eines Dokuments verfolgt. Diese Funktion erleichtert es, den aktuellen Stand und die Entwicklung der Dokumentänderungen nachzuvollziehen.
Zusätzlich zu jeder Version steht ein Kommentarfeld zur Verfügung, das für Anmerkungen und Rückmeldungen genutzt werden kann.
Die Einsicht und Bearbeitung der MS Word Datei sowie aller weiteren Dokumente ist ausschließlich für Nutzer mit dem Zugriffsrecht "Dokument bearbeiten" möglich.
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