8D-Report anlegen / bearbeiten

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Um einen 8D-Bericht anzulegen, folgen Sie diesem Pfad:
Navigationsleiste → QM → 8D-Berichte → + 8D-Bericht anlegen

Hinweis: Die genaue Bezeichnung der Menüpunkte kann je nach Konfiguration Ihrer LDB abweichen.

Überblick

Mit dem 8D-Bericht dokumentieren Sie Qualitätsabweichungen und Reklamationen im Rahmen des Qualitätsmanagements strukturiert in acht Schritten (8D-Methode).
Eine Definition der 8 Schritte finden Sie unter: Wikipedia 8D-Report

Der 8D-Bericht in der LDB ermöglicht Ihnen:

• Zusammenstellen eines Teams für die Problemlösung
• Verknüpfen mit zugehörigen Datensätzen wie Prüfmittel, Material, Auftrag oder Kunde
• Erfassen der Problembeschreibung mit Kategorie, Schlagwörtern und Kommentaren
• Festlegen von Sofort-, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, die automatisch als Tasks bei den verantwortlichen Teammitgliedern hinterlegt werden
• Dokumentieren der Fehlerursache und der Bewertung
• Hinterlegen von Dateien als Nachweis
• Festlegen, wer den 8D-Bericht sehen darf
• Abschließen des 8D-Berichts und Benachrichtigen des Teams per E-Mail

8D-Bericht anlegen

Ein 8D-Bericht ist in mehrere Bereiche gegliedert, die den Schritten der 8D-Methode folgen. Für jeden Bereich legen Sie Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten fest, definieren und beschreiben die Maßnahmen, verteilen die daraus entstehenden Aufgaben automatisch als Tasks, verknüpfen den 8D-Bericht mit den betroffenen Datensätzen und bewerten die Wirksamkeit der Maßnahmen und schließen den 8D-Bericht ab.

Grunddaten und Team für die Problemlösung

Abbildung: Grunddaten, Team für die Problemlösung und Problembeschreibung

• Erstellt von: Standardmäßig ist der angemeldete Mitarbeiter vorausgewählt.
• Nr.: Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben.
  Hinweis: Das Nummernformat wird zentral konfiguriert. Wenden Sie sich an Ihre Kundenbetreuung, um das Format anzupassen.
• Datum: Erfassen Sie das Datum des 8D-Berichts.
• Team für die Problemlösung: Wählen Sie im Feld Mitarbeiter anlegen die Mitarbeiter aus, die an der Problemlösung beteiligt sind. Über das Papierkorbsymbol neben einem Namen entfernen Sie einen Mitarbeiter wieder aus dem Team.

Zugehörige Datensätze zuordnen

• Prüfmittel, Material, Auftrag, Kunde: Verknüpfen Sie den 8D-Bericht über die Suchfelder mit den betroffenen Datensätzen. Nach dem Zuordnen wird die Bezeichnung des Datentyps zum blau hinterlegten Link auf den Datensatz.

Problembeschreibung erfassen

• Kategorie: Ordnen Sie den 8D-Bericht einer Kategorie zu (z. B. Qualität). Über das Stiftsymbol neben dem Feld bearbeiten Sie die verfügbaren Kategorien.
  Weiterführende Informationen: Kategorien anlegen/bearbeiten/löschen
• Schlagwörter: Vergeben Sie bei Bedarf Schlagwörter, um 8D-Berichte später schneller zu finden.
  Weiterführende Informationen: Schlagwortverwaltung
• Problembeschreibung: Beschreiben Sie das Problem im Textfeld. Über die Symbolleiste formatieren Sie den Text, über Vorschau prüfen Sie die Darstellung. Dateien fügen Sie per Drag and Drop oder Copy and Paste ein, über Vorlage fügen Sie einen vordefinierten Textbaustein ein.
• Kommentare: Über Kommentieren ergänzen Sie Anmerkungen zur Problembeschreibung. Eigene Kommentare können Sie über das Stiftsymbol bearbeiten.

Hinweis: Zusätzliche Stammdatenfelder für 8D-Berichte können über Ihre Kundenbetreuung konfiguriert werden und erscheinen anschließend ebenfalls in diesem Bereich.
Weiterführende Informationen: Konfigurierbare Stammdatenfelder in der LABORDATENBANK

Maßnahmen und Fehlerursache festlegen

Für jede Maßnahme legen Sie unter Durchzuführen von … bis den verantwortlichen Mitarbeiter sowie Datum und Uhrzeit der Fälligkeit fest.
Im jeweiligen Textfeld können Sie die Maßnahme beschreiben.
Über Weitere Sofortmaßnahme anlegen, Weitere Korrekturmaßnahme anlegen bzw. Weitere Vorbeugungsmaßnahme anlegen ergänzen Sie bei Bedarf zusätzliche Maßnahmen derselben Art.

• Sofortmaßnahme: Beschreiben Sie, wie das Problem kurzfristig eingedämmt wird.
• Fehlerursache: Dokumentieren Sie die ermittelte Ursache des Problems.
• Korrekturmaßnahme: Legen Sie fest, wie die Ursache dauerhaft beseitigt wird.
• Vorbeugungsmaßnahme: Legen Sie fest, wie ein erneutes Auftreten des Problems verhindert wird.
• erledigt: Aktivieren Sie die Checkbox rechts oben bei einer Maßnahme, um sie als erledigt zu dokumentieren. Erledigte Maßnahmen werden grün hinterlegt, überfällige Maßnahmen rot.
  Hinweis: Die Checkbox erscheint erst, nachdem die Maßnahme gespeichert wurde.

Hinweis: Die Maßnahmen werden automatisch als Tasks bei den ausgewählten Teammitgliedern hinterlegt.
Weiterführende Informationen: Task anlegen

Abbildung: Maßnahme definieren

Bewertung und Abschluss

Nach der Umsetzung der Maßnahmen können Sie das Ergebnis Ihrer Wirksamkeitsprüfung in der Bewertung festhalten, den 8D-Bericht abschließen und das gesamte Team über den Abschluss informieren.

• Bewertung: Tragen Sie nach Umsetzung der Maßnahmen eine Bewertung ein, z. B. zur Wirksamkeit der Maßnahmen.
  Hinweis: Zusätzliche Stammdatenfelder für die Bewertung können über Ihre Kundenbetreuung konfiguriert werden.
• 8D-Bericht abgeschlossen: Aktivieren Sie die Checkbox, um den 8D-Bericht als abgeschlossen zu markieren. Die Felder am (Datum) und von (Mitarbeiter) werden automatisch vorbelegt und können bei Bedarf angepasst werden. Ein offener 8D-Bericht ist rot hinterlegt, ein abgeschlossener grün.
• Alle Teammitglieder via E-Mail benachrichtigen.: Ist die Checkbox aktiviert (Standard), werden alle Teammitglieder beim Speichern über das Anlegen bzw. über Ihre Änderungen informiert.

Abbildung: Bewertung, Abschluss und Benachrichtigung des Teams

Datei hinterlegen

Laden Sie über Datei hinterlegen im Seitenbereich rechts Dateien hoch, z. B. Fotos, Prüfprotokolle oder Herstellerschreiben zur weiteren Problembeschreibung.
Alternativ können Sie Dateien per Drag and Drop oder Copy and Paste direkt in das passende Textfeld einfügen.

Sichtbarkeit festlegen

• Wer sieht diesen Eintrag?: Legen Sie fest, für wen der 8D-Bericht sichtbar ist:
  • Jeder: Der 8D-Bericht ist für alle Mitarbeiter sichtbar.
  • Nur ich: Der 8D-Bericht ist ausschließlich für Sie sichtbar.
  • Mitarbeitergruppen: Der 8D-Bericht ist für die ausgewählten Gruppen sichtbar.
  • Mitarbeiter: Der 8D-Bericht ist für die ausgewählten Mitarbeiter sichtbar.

8D-Bericht bearbeiten

• Öffnen Sie die 8D-Berichte-Verwaltung unter: Navigationsleiste → QM → 8D-Berichte
• Klicken Sie auf die blau hinterlegte Nummer des 8D-Berichts. Nutzen Sie bei Bedarf die Suchfunktion, um den 8D-Bericht schneller zu finden.
• Klicken Sie in der Detailansicht rechts oben auf die orange Schaltfläche 8D-Bericht bearbeiten.
• Über Übersicht gelangen Sie zurück zur 8D-Berichte-Verwaltung, über PDF erstellen Sie ein PDF des 8D-Berichts.

Unsere Empfehlung: Lassen Sie die Checkbox Alle Teammitglieder via E-Mail benachrichtigen. auch bei Änderungen aktiviert. So ist das gesamte Team stets über den aktuellen Stand der Problemlösung informiert.

Änderungen am 8D-Bericht werden im Audit-Trail protokolliert. Diesen rufen Sie am unteren Ende der Seite über Verlauf anzeigen auf.
Weiterführende Informationen: Audit Trail: nachvollziehbare Dokumentation aller Arbeitsschritte

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