Überblick

Berichte lassen sich direkt aus der Labordatenbank per E-Mail versenden. Alternativ können Sie einen extern verschickten Bericht (z. B. per Post) als verschickt protokollieren.

• Einzelne oder mehrere Berichte direkt per E-Mail versenden oder als verschickt markieren (z. B. bei Postversand)
• Standardtext und Anhänge vor dem Versand anpassen
• Versand automatisch protokollieren und nachvollziehen, ob bzw. wann eine E-Mail geöffnet wurde

Navigation

Öffnen Sie die Berichte-Verwaltung über:
Navigationsleiste → Proben → Berichte

Hinweis: Die genaue Bezeichnung der Menüpunkte kann je nach Konfiguration Ihrer Labordatenbank abweichen.

Bericht per E-Mail versenden

Einzelnen Bericht versenden

• Klicken Sie in der Berichtsliste rechts neben dem Berichtsnamen auf das E-Mail-Symbol.

Abbildung: Einzelnen Berichte per E-Mail versenden

Mehrere Berichte versenden

• Markieren Sie die gewünschten Berichte über die Checkbox links neben dem Berichtsnamen. Über Alle auswählen am unteren Ende der Liste markieren Sie alle aufgelisteten Berichte.
• Klicken Sie anschließend auf Ausgewählte Berichte… und wählen Sie in E-Mail versenden.

Abbildung: Ausgewählte Berichte per E-Mail versenden

E-Mail-Maske

Anschließend öffnet sich die Maske Berichte senden mit den ausgewählten Berichten als Anhang. Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:

• Von: Absenderadresse, von der die E-Mail versendet wird. Über das Dropdown-Menü können Sie ggf. zwischen mehreren hinterlegten Absenderadressen wählen.
• An: Empfängeradresse. Sie ist – sofern beim Kunden hinterlegt – vorausgefüllt.
  Hinweis: Mehrere Empfänger werden mit Komma getrennt eingetragen. Beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adressen können Sie per Klick auf das Übernehmen-Symbol neben der jeweiligen Adresse im rechten Block übernehmen.
• CC / BCC: Optionale Empfänger in Kopie bzw. Blindkopie.
• Betreff: Betreffzeile der E-Mail (standardmäßig vorausgefüllt, individuell anpassbar).
• Anhang: Zeigt die ausgewählten Berichte (grün markiert), die als PDF angehängt werden. Sofern vorhanden, werden je Bericht das Unterschriftsdatum sowie die Dateigröße eingeblendet. Über Datei auswählen können Sie unter Weitere Anhänge hinzufügen zusätzliche Dateien von Ihrem Computer anhängen.
  Hinweis: Stammen die ausgewählten Berichte von mehreren Kunden, erscheint der Warnhinweis Berichte von unterschiedlichen Kunden.
• Text: Nachrichtentext der E-Mail. Er ist mit einem Standardtext vorbelegt und kann angepasst werden.

Abbildung: E-Mail-Maske mit den ausgewählten Berichten

• Klicken Sie auf senden. Der Bericht wird verschickt und in der Labordatenbank automatisch als verschickt markiert. Über abbrechen verwerfen Sie den Vorgang.
• Über die Checkbox Als E-Mailvorlage für Kunde speichern können Sie die aktuelle E-Mail als Vorlage für diesen Kunden hinterlegen und beim nächsten Versand wiederverwenden.

Kunden- und Auftragsinformationen

Rechts neben der Maske werden der zugehörige Kunde und der verknüpfte Auftrag angezeigt. Der Kundenblock listet die hinterlegten Kontaktpersonen mit Funktion und deren E-Mail-Adressen auf. Mit dem Übernehmen-Symbol neben einer E-Mail-Adresse übernehmen Sie diese direkt in das Empfängerfeld. Auftragsnummer und -bezeichnung im unteren Block sind blau hinterlegt und führen per Klick zur jeweiligen Detailansicht.

Die maximale E-Mailgröße ist 10 MB. Das inkludiert den E-Mail-Inhalt und alle Anhänge. Die maximale Anzahl an Empfängern ist 20 (inklusive aller An-, CC- und BCC-Empfänger).
Falls Sie größere Dateianhänge oder an mehr als 50 Empfänger senden möchten, können Sie in den Systemeinstellungen einen eigenen SMTP-Account für den E-Mailversand eintragen.

zusätzliche Einstellungen für den E-Mail-Versand

Über die Systemeinstellungen lässt sich das Standardverhalten beim Berichtsversand vorkonfigurieren – etwa Absender- und Empfängeradressen, Betreff und Text der Versand-E-Mail oder ob nur unterschriebene Berichte versendet werden dürfen.

Sie finden diese Einstellungen unter:
Navigationsleiste → Einstellungen → Systemeinstellungen → Berichte → Abschnitt Berichte versenden

Bericht als verschickt markieren

Wenn Sie einen Bericht unabhängig von der Labordatenbank verschicken (z. B. ausgedruckt per Postversand ), können Sie den Versand in der Labordatenbank protokollieren.

• Markieren Sie die betreffenden Berichte über die Checkbox.
• Klicken Sie auf Ausgewählte Berichte… und wählen Sie als verschickt markieren.
• Geben Sie im Dialog unter Versendet am das Versanddatum ein und klicken Sie auf Speichern.

Abbildung: Ausgewählte Berichte als verschickt markieren

Nach dem Versand

• Der Status des Berichts wechselt auf verschickt.
• Unterhalb des Berichtsnamens werden die zugehörigen E-Mails mit Datum und Empfänger aufgelistet. Ein Klick öffnet die jeweilige E-Mail.
• Die Symbole zeigen den Zustellstatus an:
  • Grünes Briefumschlag-Symbol: Die E-Mail wurde geöffnet (Öffnungs-Tracking). Details erscheinen beim Überfahren mit der Maus.
  • Rotes Warnsymbol: Beim Versand ist ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung erscheint beim Überfahren mit der Maus.
  • Graues Briefumschlag-Symbol: Die E-Mail wurde versendet.
• Über den Status-Filter oben in der Berichte-Verwaltung können Sie gezielt nach verschickten bzw. nicht verschickten Berichten filtern.

Verwandte Themen:

• SMTP Konfiguration
• Postausgang