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Um einen geplanten Auftrag anzulegen, folgen Sie diesem Pfad:
Navigationsleiste → Kunden → Kunde Ihrer Wahl anklicken → Anlagen → Anlage Ihrer Wahl anklicken → Geplante Aufträge → + Geplanten Auftrag anlegen

Um eine geplante Probe anzulegen, folgen Sie diesem Pfad:
Navigationsleiste → Kunden → Kunde Ihrer Wahl anklicken → Anlagen → Anlage Ihrer Wahl anklicken → Geplante Aufträge → + Probe planen

Hinweis: Die genaue Bezeichnung der Menüpunkte kann je nach Konfiguration Ihrer Labordatenbank abweichen.

Überblick

Für wiederkehrende Beprobungen können geplante Aufträge und geplante Proben definiert werden.
Dies bietet folgende Vorteile:

• Schnelle Aktivierung – Der Auftrag kann mit einem Klick aus der Auftragsplanung heraus aktiviert werden, die Proben sind bereits vollständig vorbereitet.
• Redundante Dateneingabe wird vermieden – Stammdatenfelder können im geplanten Auftrag / in der geplanten Probe vorausgefüllt und beim Aktivieren des Auftrags automatisch übernommen werden.
• Zeitplan automatisiert – Termine werden einmalig definiert und regelmäßig wiederholt.
• Geplante Proben vorbereitbar – Probenvorlage, Untersuchungsumfang, zusätzliche Parameter und Zuständigkeit werden einmalig hinterlegt.
• Kunde und Anlage sind automatisch vorausgewählt – keine manuelle Zuordnung notwendig.
• Übersicht ist gewährleistet – Alle geplanten Aufträge sind in der Auftragsplanung nach Jahr und Monat strukturiert einsehbar, inklusive Anlage, Kunde, geplanter Proben und Zuständigkeit.

Geplanten Auftrag für eine Anlage anlegen

• Öffnen Sie die gewünschte Anlage über die Detailansicht.
• Klicken Sie rechts auf den Reiter Geplante Aufträge, dann auf + Geplanten Auftrag anlegen.

Abbildung: geplanten Auftrag anlegen

• Füllen Sie das Formular aus:
  • Bezeichnung – wird als Auftragsbezeichnung in den generierten Auftrag übernommen (z. B. Quartalsweise Prüfung).
  • Auftragsvorlage – wählen Sie die passende Vorlage aus.
  • Anlage – ist bereits vorausgewählt.
  • Zeitplan – legen Sie fest, wann der Auftrag ausgeführt werden soll.
  • Ausgewählte Jahre – optional: Tragen Sie einzelne Jahre ein (z. B. 2026, 2028, 2030), wenn die Planung nicht jedes Jahr gelten soll. Bleibt das Feld leer, gilt die Planung jedes Jahr.
  • Anmerkung – optional.

Abbildung: geplanten Auftrag anlegen

Der geplante Auftrag erscheint anschließend in der Auftragsplanung – gegliedert nach Jahr und Monat, mit Angaben zu Anlage, Kunde, geplantem Auftrag, geplanten Proben und Zuständigkeit.
Bei der Anlage erscheint er im Reiter Geplante Aufträge – inklusive des nächsten geplanten Termins und der bereits hinterlegten geplanten Proben.

Abbildung: Auftragsplanung

Geplante Proben anlegen

• Klicken Sie im Reiter Geplante Aufträge auf + Probe planen um geplante Proben zum Auftrag hinzuzufügen.
• Alternativ: Klicken Sie in der Auftragsplanung in der Spalte geplante Proben beim relevanten Auftrag auf + Probe planen.

Abbildung: geplante Probe anlegen

• Füllen Sie das Formular aus:
  • Bezeichnung – optional: Wird in die Probe übernommen. Bleibt das Feld leer und ist ein Anlagenteil gewählt, wird dessen Bezeichnung übernommen.
  • Bereich – optional, für eine bessere Übersicht in der Auftragsplanung.
  • Zuständig – optional: Weisen Sie die Probe einer verantwortlichen Person zu.
  • Probenvorlage – Pflichtfeld: Enthält die Stammdatenfelder und den Untersuchungsumfang (z. B. Trinkwasser).
  • Konfigurierte Stammdaten – Stammdatenfelder aus der Probenvorlage können hier bereits vorausgefüllt werden (z. B. Anlass der Untersuchung). Der eingetragene Wert wird beim späteren Anlegen der Probe als Vorschlag übernommen und muss nicht erneut erfasst werden.
  • Zusätzliche Parameter – optional: Ergänzen Sie probespezifische Parameter, die über den Standardumfang der Vorlage hinausgehen.
• Klicken Sie auf Speichern oder auf Speichern und nächsten Eintrag anlegen, um direkt die nächste geplante Probe für eine weitere Entnahmestelle anzulegen.

Abbildung: Formular für geplante Probe

Geplanten Auftrag aktivieren

Wenn der geplante Termin erreicht ist, kann der Auftrag aktiviert werden.
Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Direkt aus der Auftragsplanung heraus:
  - Klicken Sie auf + neuer Auftrag.

Abbildung: geplanten Auftrag in der Auftragsplanung aktivieren

• Aus der Anlage heraus:
  • Klicken Sie auf + neuer Auftrag.

Abbildung: geplanten Auftrag in der Anlage aktivieren

Die geplanten Proben sind beim Aktivieren des Auftrags bereits enthalten – inklusive vorausgefüllter Stammdatenfelder und Untersuchungsumfänge.

Abbildung: Formular geplanten Auftrag mit Proben aktivieren

Grob- und Feinplanung

Die Auftragsplanung kann als Grobplanung gesehen werden – sie zeigt, wann welche Beprobungen anstehen. Da Probenahmen häufig einer vorherigen Abstimmung bedürfen (z. B. Terminvereinbarung mit dem Kunden, Verfügbarkeit von Personal oder laufender Produktion), kann die Feinplanung bei Bedarf beim Aktivieren des Auftrags erfolgen. Beim Aktivieren kann ein konkreter Probennahmetermin mit Datum und Uhrzeit eingetragen werden – z. B. nachdem ein Termin mit dem Kunden vereinbart wurde. Das Feld für den Probennahmetermin kann auf Wunsch von Ihrer Kundenbetreuung für Sie konfiguriert werden.

Verwendung ohne das Modul Anlagen

Das Modul Geplante Aufträge und Proben kann über die Auftragsplanung auch ohne Anlagen verwendet werden.
Folgen Sie in dem Fall diesem Pfad:
Navigationsleiste → Aufträge → Auftragsplanung → + Geplanten Auftrag anlegen

Einzelnen Auftrag an einer Anlage anlegen

Neben der Auftragsplanung kann aus einer Anlage heraus auch ein einzelner, nicht geplanter Auftrag angelegt werden – z. B. für eine anlassbezogene Beprobung.

• Öffnen Sie die gewünschte Anlage über die Detailansicht.
• Klicken Sie auf + Auftrag anlegen in der oberen Menüleiste und wählen Sie die gewünschte Auftragsvorlage aus.
• Die Anlage ist bereits mit dem Auftrag verknüpft und in der Auftragsdetailansicht sichtbar.
• Legen Sie anschließend die Proben im Auftrag an und ordnen Sie jede Probe der entsprechenden Entnahmestelle zu.