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Öffnen Sie die Vorlagen-Verwaltung über:
Navigationsleiste → Einstellungen → Vorlagen

Vorlagen für alle unterstützten Datentypen

Vorlagen können nicht nur für Proben, sondern für alle unterstützten Datentypen angelegt werden. Das Vorgehen ist dabei grundsätzlich dasselbe wie beim Anlegen einer Probenvorlage – die verfügbaren Felder variieren je nach Datentyp und Konfiguration.
Über die Registerreiter oberhalb der Liste können Sie den Datentyp auswählen.

Folgende Datentypen stehen aktuell zur Verfügung (konfigurationsabhängig):
Proben, Untersuchungspakete, Aufträge, Kunden, Rezepturen, Spezifikationen, Anlage, Anlagenteil, Inspektion, 8D-Bericht, Materialien, Chargen, Prüfmittel

• Wählen Sie den gewünschten Datentyp durch Klick auf den entsprechenden Reiter.
• Der aktuell aktive Reiter ist blau hervorgehoben.
• Klicken Sie auf + Vorlage anlegen wenn Sie eine neue Vorlage anlegen möchten.
• Klicken Sie auf den blau hinterlegten Namen der Vorlage um sie zu bearbeiten.

Hinweis: Unterschiedliche Vorlagen sind optional. Sie empfehlen sich besonders, wenn wiederkehrende Typen jeweils eigene Stammdatenfelder oder Default-Einträge erfordern.

Auftragsvorlagen

Auftragsvorlagen ermöglichen es, häufig verwendete Auftragstypen mit vordefinierten Stammdatenfeldern und Default-Einträgen zu hinterlegen.

Abbildung: Auftragsvorlagen verwalten

Die Liste der Auftragsvorlagen zeigt für jede Vorlage:

• den Namen der Vorlage (z. B. Prüfungsauftrag laufende Überprüfungen, Prüfungsauftrag außerordentliche Überprüfungen, Legionellenbeprobung)
• die ausgewählten Stammdaten, also die konfigurierten Felder der Vorlage (z. B. Ansprechpartner, Typ oder Probenehmer, Probenahmedatum)
• den aktuellen Status der Vorlage (z. B. freigegeben)

Vorlagenauswahl beim Anlegen eines Auftrags

Freigegebene Auftragsvorlagen erscheinen z. B. direkt im Navigationsmenü unter Aufträge und ermöglichen so das schnelle Anlegen eines neuen Auftrags auf Basis einer bestimmten Vorlage - wodurch nur die für diesen Auftragstyp relevanten Felder angezeigt werden.

Abbildung: Vorlagenauswahl im Navigationsmenü

• Wird eine Vorlage ausgewählt, öffnet sich das Formular Auftrag anlegen mit den allgemeinen Feldern (z. B. Bezeichnung, Schlagwörter, Kontakt, Eingang) sowie dem vorlagenspezifischen Bereich mit den jeweils konfigurierten Stammdatenfeldern (z. B. Ansprechpartner, Typ) und Default-Einträgen (z. B. 1 oder 2) .
• Verschiedene Vorlagen können dabei für dasselbe Stammdatenfeld unterschiedliche Default-Einträge hinterlegt haben.
• Über den Link alle Felder einblenden lassen sich zusätzliche, nicht vorausgewählte Felder anzeigen.
• Mit Vorlage bearbeiten gelangt man direkt in die Konfiguration der verwendeten Vorlage.

Abbildung: Auftrag mit Vorlage und vorausgefüllten Feldern anlegen: Typ 1

Abbildung: Auftrag mit Vorlage und vorausgefüllten Feldern anlegen: Typ 2

Kundenvorlagen

Kundenvorlagen ermöglichen es, häufig verwendete Kundentypen mit vordefinierten Stammdatenfeldern und Default-Einträgen zu hinterlegen.

Abbildung: Kundenvorlagen verwalten

Die Liste der Kundenvorlagen zeigt für jede Vorlage:

• den Namen der Vorlage (z. B. Wasserversorger & Hausverwaltung, Gesundheitsamt, Lieferant, Hausverwalter)
• die ausgewählten Stammdaten, also die konfigurierten Felder der Vorlage
• den aktuellen Status der Vorlage (z. B. freigegeben)

Der Vergleich der Vorlagen verdeutlicht, wie unterschiedlich der Umfang der Stammdatenfelder je nach Kundentyp sein kann: Während die Vorlage Lieferant nur die Felder SAP Kundennummer, Steuersatz, Rabatt und USt.-ID enthält, umfassen die Vorlagen Wasserversorger & Hausverwaltung und Gesundheitsamt eine deutlich größere Anzahl an Feldern – darunter etwa wirtschaftliche Naheverhältnisse, Überwachungsvertrag oder Geheimhaltungsvereinbarung.

Kategoriezuordnung

Kundenvorlagen können einer Kategorie zugeordnet werden. So ist etwa die Vorlage Lieferant der Kategorie Lieferant zugeordnet und beeinflusst damit, wie der Kunde im System klassifiziert wird.

Abbildung: Kundenvorlage „Lieferant" – Kategorie und konfigurierte Stammdatenfelder mit Default-Einträgen (z. B. Steuersatz: 20,00)

Vorlagenauswahl beim Anlegen eines Kunden

Freigegebene Kundenvorlagen erscheinen direkt im Navigationsmenü unter Kunden und ermöglichen so das schnelle Anlegen eines neuen Kunden auf Basis einer bestimmten Vorlage - wobei nur die für diesen Kundentyp relevanten Felder angezeigt werden.

Abbildung: Vorlagenauswahl im Navigationsmenü

Materialvorlagen - QM Modul

Materialvorlagen ermöglichen es, häufig verwendete Materialtypen mit vordefinierten Stammdatenfeldern und Default-Einträgen zu hinterlegen.

Hierarchische Struktur

Vorlagen können optional in übergeordnete Kategorien und untergeordnete Vorlagen gegliedert werden. So lassen sich inhaltlich verwandte Typen übersichtlich zusammenfassen.
Eine sinnvolle Strukturierung erleichtert die tägliche Arbeit.
Am Beispiel der Materialvorlagen-Verwaltung ist eine solchen Struktur in der Vorlagen-Verwaltung beschrieben:

Abbildung: Materialvorlagen verwalten

• Übergeordnete Vorlage (z. B. Rohstoffe/Chemikalien, Referenzmaterialien/Standards, Biologische Materialien) dienen der Gruppierung.
• Die untergeordneten Vorlagen (z. B. Rohstoffe, Chemikalie, Lösungsmittel) sind den jeweiligen übergeordnete Vorlage zugeordnet und definieren die relevanten, konfigurierten Stammdatenfelder für diesen Materialtyp. So ist z. B. die Vorlage Rohstoffe der Kategorie Rohstoffe/Chemikalien untergeordnet und enthält Felder wie CAS-Nummer, Lagerklasse oder GHS-Kennzeichnung. Die Vorlage Mikroorganismus hingegen ist der Kategorie Biologische Materialien zugeordnet und enthält spezifische Felder wie Stammbezeichnung, Biosicherheitsstufe und Lagertemperatur.

Vorlagenauswahl beim Anlegen eines Materials

Die hierarchische Struktur spiegelt sich auch beim Anlegen eines neuen Datensatzes wieder. Es wird zunächst die übergeordnete Vorlage und anschließend die passende Vorlage ausgewählt.

Abbildung: Vorlagenauswahl beim Anlegen eines neuen Materials

Vorlagen für Anlagen, Anlagenteile, Inspektionen anlegen

Überblick

Vorlagen für Anlagen, Anlagenteile und Inspektionen ermöglichen es, häufig verwendete Typen mit vordefinierten Stammdatenfeldern und Default-Einträgen zu hinterlegen. Die Maske zum Anlegen ist für alle drei Datentypen grundsätzlich gleich aufgebaut – die verfügbaren Felder variieren je nach Notwendigkeit bzw. Konfiguration.

Die drei Vorlagentypen stehen in einer hierarchischen Beziehung zueinander:

• Eine Anlage (z. B. Trinkwasseranlage) ist die übergeordnete Einheit und besteht aus einem oder mehreren Anlagenteilen (z. B. Brunnen, Quelle).
• Jeder Anlagenteil kann regelmäßig durch eine Inspektion überprüft werden (z. B. Brunneninspektion).

Diese Struktur wird bereits in den Vorlagen festgelegt:

• In der Anlagenteilvorlage wird über das Feld Zulässige Inspektion definiert, welche Inspektionsvorlage für diesen Anlagenteiltyp verwendet werden darf. Damit wird sichergestellt, dass bei einer Inspektion eines Brunnens nur die passende Brunnen-Inspektionsvorlage – und nicht eine fachlich unpassende – ausgewählt werden kann. Bei Bedarf könne allgemein gehaltene Vorlagen verwendet werden, z.B. für die Inspektion einer Gesamtanlage.
• In der Anlagenvorlage wird über das Feld Zulässige Anlagenteile festgelegt, welche Anlagenteilvorlagen zu dieser Anlage hinzugefügt werden dürfen. Eine Trinkwasseranlage lässt z. B. nur Brunnen und Quellen als Anlagenteile zu, nicht aber Anlagenteile aus einem völlig anderen fachlichen Bereich. Zusätzlich kann über Zulässige Inspektion auch direkt auf Anlagenebene eine Inspektionsvorlage hinterlegt werden.

Da Anlagenvorlagen auf bereits bestehende Anlagenteil- und Inspektionsvorlagen verweisen, legen Sie zunächst die Inspektionsvorlagen an, dann die Anlagenteilvorlagen und zuletzt die Anlagenvorlagen.

Inspektionsvorlagen

Im Folgenden sind die Felder der Maske zum Anlegen einer Inspektionsvorlage beschrieben:

Abbildung: Vorlage für Inspektion anlegen

Grunddaten eingeben

• Vorlagen-Bezeichnung: Name der Vorlage (z. B. Brunnen).
• Vorlagen-Status: Status der Vorlage (z. B. freigegeben). Nur freigegebene Vorlagen stehen beim Anlegen einer Inspektion zur Auswahl.
• Übergeordnete Vorlage: Optionale Zuordnung zu einer übergeordneten Vorlage. Über das Suchfeld lässt sich die übergeordnete Vorlage auswählen.

Stammdatenfelder auswählen
Im unteren Bereich der Maske werden die Stammdatenfelder konfiguriert, die bei einer Inspektion dieses Typs erfasst werden sollen.
Wählen Sie über das Dropdown Stammdatenfeld hinzufügen die gewünschten Felder aus.

Anlagenteilvorlagen

Im Folgenden sind die Felder der Maske zum Anlegen einer Anlagenteilvorlage beschrieben:

Abbildung: Vorlage für Anlagenteil anlegen

Grunddaten eingeben

• Vorlagen-Bezeichnung: Name der Vorlage (z. B. Brunnen).
• Vorlagen-Status: Status der Vorlage (z. B. freigegeben). Nur freigegebene Vorlagen stehen beim Anlegen einer Inspektion zur Auswahl.
• Übergeordnete Vorlage: Optionale Zuordnung zu einer übergeordneten Vorlage.
• Zulässige Inspektion: Legt fest, welche Inspektionsvorlage für Anlagenteile dieses Typs verwendet werden darf (z. B. 295 – Brunnen). Die Auswahl erfolgt über ein Dropdown.

Stammdatenfelder auswählen

Wählen Sie über das Dropdown Stammdatenfeld hinzufügen die relevanten Felder aus.

Anlagenvorlagen

Im Folgenden sind die Felder der Maske zum Anlegen einer Anlagenvorlage beschrieben:

Abbildung: Vorlage für Anlage anlegen

Grunddaten eingeben

• Vorlagen-Bezeichnung: Name der Vorlage (z. B. Trinkwasseranlage).
• Vorlagen-Status: Status der Vorlage (z. B. freigegeben). Nur freigegebene Vorlagen stehen beim Anlegen einer Inspektion zur Auswahl.
• Zulässige Anlagenteile: Legt fest, welche Anlagenteilvorlagen für Anlagen dieses Typs verwendet werden dürfen (z. B. 296, 297). Die Auswahl erfolgt über die kommagetrennte Eingabe der ID's der Anlagenteilvorlagen.
• Zulässige Inspektion: Legt fest, welche Inspektionsvorlage für Anlagen dieses Typs verwendet werden darf (z. B. 299 – Gesamtanlage Trinkwasser). Die Auswahl erfolgt über ein Dropdown.

Stammdatenfelder auswählen

Wählen Sie über das Dropdown Stammdatenfeld hinzufügen die gewünschten Felder aus.