Online Analyseanfrage Detailansicht und Probenannahme

Die Detailansicht einer online Analyseanfrage bündelt alle Informationen zu einer von Ihren Kundinnen und Kunden übermittelten Anfrage: beauftragte Leistungen, Probenliste und Kontaktdaten. Bei der Probenannahme rufen Sie die Anfrage in der LDB auf. Stammdaten und Untersuchungen werden automatisch übernommen und die beauftragten Proben ohne zusätzliche Eingaben angelegt. Diese Anleitung zeigt den Aufbau der Detailansicht und wie Sie online Analyseanfragen annehmen, teilweise anlegen oder ablehnen.

Navigation

Um die Detailansicht einer online Analyseanfrage aufzurufen, folgen Sie diesem Pfad:
Navigationsleiste → Aufträge → online Analyseanfragen → Klick auf die Nummer der gewünschten online Analyseanfrage
Verwenden Sie bei Bedarf die Suchfunktion, um eine bestimmte online Analyseanfrage schnell und präzise zu finden.

Hinweis: Die genaue Bezeichnung der Menüpunkte kann je nach Konfiguration Ihrer LDB abweichen.

Die Kundenzone ist ein optionales Zusatzmodul der LDB.

Überblick

Ihre in der LDB erfassten Kundinnen und Kunden übermitteln online Analyseanfragen über die Kundenzone. Anschließend werden die Proben zusammen mit der Nummer der online Analyseanfrage an Ihr Labor geschickt. Diese Nummer ist auf der Bestätigung der online Analyseanfrage angegeben.

Bei der Probenannahme rufen Sie die online Analyseanfrage anhand dieser Nummer in der LDB auf und legen die Proben an. Stammdaten und ausgewählte Untersuchungen werden dabei automatisch übernommen, sodass Sie keine weiteren Daten eintragen müssen. Ihre Kundinnen und Kunden können den Status ihrer Proben jederzeit in ihrer Kundenzone einsehen.

Die Detailansicht bündelt alle wesentlichen Informationen und ermöglicht:

Einsehen der beauftragten Leistungen, Proben, Bemerkungen, Anhänge und Kontaktdaten
Annehmen der online Analyseanfrage durch Anlegen der beauftragten Proben bzw. eines Auftrags
Ablehnen der online Analyseanfrage mit Begründung
Anzeigen der PDF-Bestätigung und Anlegen von Tasks

Hinweis: Welche Inhalte und Funktionen in der Detailansicht verfügbar sind, hängt von der Konfiguration Ihrer LDB ab. So werden z. B. Preise und Gesamtbetrag nicht in jeder Konfiguration angezeigt, oder die Beauftragung kann je nach Einstellung probenbezogen (Anlegen der Proben in einem bestehenden Auftrag) oder auftragsbezogen (Anlegen eines neuen Auftrags aus der online Analyseanfrage) erfolgen. Die Benennung kann ebenfalls konfigurationsabhängig sein. Alle blau hinterlegten Texte sind anklickbare Links zu den jeweiligen Datentypen.

Aufbau der Detailansicht

Die Detailansicht einer online Analyseanfrage gliedert sich in Kopfbereich, Inhaltsbereich, Seitenbereich und den unteren Bereich zum Annehmen bzw. Ablehnen. Die einzelnen Bereiche sind im Folgenden beschrieben bzw. abgebildet.

Kopfbereich - Status, Schaltflächen und beauftragte Leistungen

Im Kopfbereich sehen Sie die Nummer der online Analyseanfrage, den aktuellen Status als farbig hinterlegtes Label, die Schaltflächen PDF Bestätigung anzeigen und Task anlegen sowie die beauftragten Leistungen.

Beschreibung der Status-Varianten:

Status	Beschreibung
unbestätigt	Die online Analyseanfrage wurde in der Kundenzone noch nicht bestätigt. Sie wird dort unter den unbestätigten Anfragen angezeigt und kann bearbeitet, bestätigt oder gelöscht werden. Erst nach der Bestätigung erscheint sie in der LDB bei den online Analyseanfragen und kann vom Labor angenommen oder abgelehnt werden. Hinweis: Lehnt das Labor eine bestätigte online Analyseanfrage ab, wechselt sie wieder in den Status unbestätigt. In der LDB finden Sie sie dann über die Suchfunktion mit dem Status unbestätigt. In der Kundenzone kann sie erneut bearbeitet, bestätigt oder gelöscht werden.
bestätigt	Die online Analyseanfrage wurde in der Kundenzone bestätigt und damit beauftragt. Das Labor kann sie annehmen oder ablehnen. In der Kundenzone wird sie unter Ausstehende Onlineaufträge angezeigt und kann dort noch gelöscht werden.
aktiviert	Die online Analyseanfrage wurde vom Labor angenommen und die Proben bzw. der Auftrag wurden angelegt. In der Regel erfolgt dies, sobald die Proben physisch im Labor eingegangen sind. In der Kundenzone wird sie anschließend in der Übersichtstabelle angezeigt.

Beauftragte Leistungen und Bemerkungen:

Je nach Konfiguration Ihrer LDB werden die gewählten Leistungen aufgelistet:

Jede Leistung wird mit Bezeichnung und Preis angezeigt.
Wurde eine Leistung für mehrere Proben beauftragt, werden zusätzlich die Anzahl der Proben und der daraus resultierende Betrag angezeigt.

Sofern vorhanden, werden die in der Kundenzone erfassten Bemerkungen sowie eine bereits erfasste Bemerkung des Labors angezeigt. Ist eine Anlage zugeordnet, erscheint diese als Link.

Abbildung: Kopfbereich einer online Analyseanfrage mit Nummer, Status und beauftragten Leistungen

Inhaltsbereich - Anfragedaten und Proben

Der Inhaltsbereich zeigt die Anfragedaten, die übermittelten Proben sowie die hochgeladenen Anhänge.

Anfragedaten und Proben

Feld	Beschreibung
Gesamtbetrag	Summe aller beauftragten Leistungen. Die Anzeige ist konfigurationsabhängig.
Datum	Datum und Uhrzeit, zu dem die online Analyseanfrage erstellt wurde.
Erstellt von	Kontakt (inkl. Login), über den die online Analyseanfrage in der Kundenzone erstellt wurde.
Probe	Fortlaufende Nummer und Bezeichnung jeder beauftragten Probe. Über die Checkbox wählen Sie aus, welche Proben angelegt werden sollen. Bereits angelegte Proben sind mit einem grünen Häkchen und der grün hinterlegten Probennummer gekennzeichnet.

Klicken Sie bei einer Probe auf Details, um die gewählte Vorlage, die befüllten Stammdaten sowie die gewählten Untersuchungen bzw. Leistungen aufzuklappen. Vorlage und Untersuchungen sind als Links zur jeweiligen Detailansicht hinterlegt.

Anhänge

Wurden in der Kundenzone Dateien hochgeladen, werden diese mit Vorschaubild bzw. Download-Symbol und Dateinamen angezeigt.

Klicken Sie auf das Vorschaubild oder den Dateinamen, um die Datei herunterzuladen.

Bereich zum Annehmen bzw. Ablehnen

Abhängig vom Status wird im unteren Bereich der Detailansicht entweder das Formular zum Annehmen bzw. Ablehnen der online Analyseanfrage oder eine Übersicht der bereits angelegten Daten angezeigt. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in dieser Anleitung.

Seitenbereich - Kontaktdaten

Rechts neben dem Inhaltsbereich werden die Tasks zur online Analyseanfrage sowie die in der LDB hinterlegten Kontaktdaten angezeigt.

Beauftragte Proben anlegen (online Analyseanfrage annehmen)

Wurde die online Analyseanfrage in der Kundenzone bestätigt, erscheinen die Schaltflächen Beauftragte Proben anlegen und online Analyseanfrage ablehnen.

Um die online Analyseanfrage anzunehmen, legen Sie die beauftragten Proben an:

Proben auswählen: Aktivieren Sie die Checkbox links neben jeder Probe, die angelegt werden soll. Standardmäßig sind alle Proben ausgewählt.
Auftrag: Wählen Sie im Dropdown einen bestehenden Auftrag aus.
Über + Auftrag anlegen können Sie stattdessen einen neuen Auftrag anlegen.
Hinweis: Wurde in der (auftragsbezogenen) Kundenzone bereits ein Auftrag angelegt, wird dieser anstelle des Dropdowns angezeigt und übernommen.
Eingang: Wählen Sie Tag, Monat und Jahr des Probeneingangs. Standardmäßig ist das aktuelle Datum vorausgewählt.
Zuständig: Wählen Sie die zuständige Person aus. Standardmäßig sind Sie selbst vorausgewählt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Proben anlegen.

Die ausgewählten Proben werden im gewählten Auftrag angelegt und sind in der Probenliste sichtbar.
Der Status der online Analyseanfrage wechselt auf aktiviert.

Abbildung: Bestätigte online Analyseanfrage mit Bereich zum Anlegen der beauftragten Proben

Ihre Kundinnen und Kunden können den Status ihrer Proben jederzeit in der Kundenzone einsehen.

Proben teilweise anlegen

Sie können auch nur einen Teil der Proben anlegen, z. B. wenn noch nicht alle Proben im Labor eingegangen sind:

Deaktivieren Sie die Checkboxen der Proben, die noch nicht angelegt werden sollen, und klicken Sie auf Proben anlegen.
Die angelegten Proben werden mit grünem Häkchen und grün hinterlegter Probennummer gekennzeichnet und im unteren Bereich als blau hinterlegte Links aufgelistet.
Der Bereich Beauftragte Proben anlegen bleibt verfügbar, sodass Sie die übrigen Proben später anlegen können.

Hinweis: Unbestätigte online Analyseanfragen können nicht angenommen werden.

Online Analyseanfrage ablehnen

Bestätigte online Analyseanfragen, die noch nicht aktiviert wurden, zu denen also noch keine Proben oder Aufträge angelegt wurden, können abgelehnt werden:

Geben Sie im Feld Begründung für Ablehnung durch Labor den Grund der Ablehnung ein. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
Klicken Sie auf die rote Schaltfläche online Analyseanfrage ablehnen.

Die Begründung wird anschließend als Bemerkung des Labors in der online Analyseanfrage angezeigt.
Der Status der online Analyseanfrage wechselt wieder auf unbestätigt.

Abbildung: Online Analyseanfrage ablehnen

Ansicht einer aktivierten online Analyseanfrage

Nach dem Anlegen der Proben zeigt die Detailansicht folgende Informationen:

Status: Das Label im Kopfbereich wechselt auf aktiviert.
Proben: Jede angelegte Probe ist mit einem grünen Häkchen und der grün hinterlegten Probennummer gekennzeichnet.
Unterer Bereich: Unter Online Analyseanfrage ist aktiviert: wird der Auftrag bzw. werden die angelegten Proben als blau hinterlegte Links angezeigt. Ein Klick führt zur jeweiligen Detailansicht.

Abbildung: Detailansicht einer aktivierten online Analyseanfrage mit angelegten Proben und verknüpftem Auftrag

Hinweis: Bei vollständig aktivierten online Analyseanfragen stehen die Funktionen zum Anlegen von Proben und zum Ablehnen nicht mehr zur Verfügung.

PDF Bestätigung anzeigen

Klicken Sie im Kopfbereich rechts oben auf die Schaltfläche PDF Bestätigung anzeigen, um die Auftragsbestätigung als PDF zu öffnen oder zu drucken.

Task anlegen

Klicken Sie im Kopfbereich rechts oben auf die Schaltfläche Task anlegen.
Erfassen Sie die Angaben zum Task. Der Task wird anschließend im Seitenbereich der online Analyseanfrage angezeigt und standardmäßig dieser online Analyseanfrage zugeordnet.

Abbildung: Task zu einer online Analyseanfrage

Audit-Trail zur online Analyseanfrage anzeigen

Klicken Sie am unteren Ende der Seite im linken Bereich auf Verlauf anzeigen.