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Materialien verwalten

Akkreditierte und zertifizierte Labore stellen höchste Anforderungen an die Verbrauchsmaterialien, die bei Untersuchungen eingesetzt werden. Die Materialverwaltung der Labordatenbank hilft Ihnen, diese Anforderungen zuverlässig zu erfüllen – mit zentraler Verwaltung, durchgängiger Chargenverfolgung und Dokumentation.

Die Materialverwaltung ist Teil des QM-Moduls der Labordatenbank.

Video

In diesem Onboarding-Video erhalten Sie einen kompakten Einstieg in die Materialverwaltung der Labordatenbank:

Navigation

Öffnen Sie die Materialverwaltung über:
Navigationsleiste → QM → Materialien

Hinweis: Die genaue Bezeichnung der Menüpunkte kann je nach Konfiguration Ihrer Labordatenbank abweichen.

Im Folgenden sind die Funktionen zum Verwalten der Materialien in der Labordatenbank beschrieben.

Überblick

Die Materialverwaltung bietet Ihnen folgende Funktionen:

Materialmanagement: Materialien anlegen, freigeben und zentral verwalten.
Chargenverwaltung: Neue Chargen flexibel zu Materialien hinzufügen und bei Bedarf mit Zertifikaten hinterlegen.
Sperrfunktionen: Abgelaufene oder verbrauchte Chargen automatisch sperren.
Chargenprüfung: Prüfung jeder Charge mit einem transparenten Freigabeprozess, inklusive der Dokumentation aller Prüfschritte.
Parameterzuordnung: Materialien gezielt für spezifische Untersuchungsparameter definieren.
Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Dokumentation, welche Charge in welcher Probe und Untersuchung eingesetzt wurde.
Probenintegration: Gültige Chargen direkt in der Probenansicht auswählen und zuordnen.
Direkte Anzeige: Verwendete Chargen werden übersichtlich bei jeder Probe dargestellt.
Lagerbestandsberechnung: Automatische Ermittlung des aktuellen Lagerbestands jeder Charge.
Nachbestellmanagement: Automatisierte Erinnerungen zum rechtzeitigen Nachbestellen, basierend auf Lagerbestand und Haltbarkeitsdatum.

Mit diesen Funktionen gewährleistet die Materialverwaltung eine präzise, transparente und effiziente Handhabung von Verbrauchsmaterialien – ein entscheidender Beitrag zur Qualitätssicherung in Laboren.

Abbildung: Übersicht der Materialverwaltung

Hinweis: Alle blau hinterlegten Texte in der Tabelle sind anklickbare Links zu den jeweiligen Datentypen. Einige Spalten und Funktionen sind immer vorhanden, andere sind von Ihren Berechtigungen und der Konfiguration Ihrer Labordatenbank abhängig. Die Benennung der Spalten kann ebenfalls konfigurationsabhängig sein.

Beschreibung der tabellarischen Übersicht

Die Materialien werden in einer tabellarischen Übersicht dargestellt. Die folgende Tabelle beschreibt die Spalten.

Spalte	Beschreibung
Nr.	Laufende Nummer des Materials in der Listenansicht.
Material	Name des Materials als anklickbarer Link (blau hinterlegt), der in die Detailansicht führt. Unterhalb bzw. neben dem Namen erscheinen – abhängig von den vorhandenen Daten – ein Kategorie-Label (z. B. Chemikalien, Nährböden), Schlagwörter, eine Kurzbeschreibung, konfigurierte Stammdaten sowie Gefahrensymbole nach GHS und die Piktogramme für Schutzmaßnahmen. Über das Büroklammer-Symbol gelangen Sie zu verknüpften Dateien bzw. Dokumenten, über das Stiftsymbol direkt in die Bearbeitung.
Hersteller / Lieferant	Zeigt den zugeordneten Lieferanten bzw. Hersteller als anklickbaren Link (blau hinterlegt). Sind Hersteller und Lieferant hinterlegt, werden beide untereinander angezeigt.
Chargen	Listet die zugeordneten Chargen als anklickbare Links (blau hinterlegt) inkl. Statussymbol und ggf. Ablaufhinweis. Ab neun Chargen wird der Link mehr anzeigen eingeblendet, um weitere Chargen aufzuklappen.
Status	Zeigt den aktuellen Status des Materials als Symbol samt Bezeichnung (z. B. angelegt). Der Status ist konfigurationsabhängig.

Funktionen

Suchfunktionen

Um Materialien schnell und präzise zu finden, stehen Ihnen verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Schnellsuche

Die Schnellsuche ermöglicht eine datentypübergreifende Suche, ohne zuvor in den jeweiligen Bereich zu wechseln.

Finden Sie das Suchfeld in der Navigationsleiste oben links.
Fokussieren Sie das Suchfeld mit / oder s, oder klicken Sie hinein und geben Sie Ihren Suchbegriff ein.

Einfache Suche

Nutzen Sie das Suchfeld Suche oben links oberhalb der Materialliste.
Geben Sie den Suchbegriff ein und klicken Sie auf das Lupensymbol oder drücken Sie Enter, um die Suche zu starten.

Erweiterte Suche / Detailsuche

Klicken Sie auf das Schieberegler-Symbol links neben dem Suchfeld, um die erweiterte Suchmaske zu öffnen.
Filtern Sie anhand spezifischer Kriterien wie Suchbegriff, Kategorien, Mitarbeiter und Status sowie weiterer konfigurationsabhängiger Felder.

Weitere Such- und Filterfunktionen

Nutzen Sie die Dropdown-Filter in der oberen Menüleiste: Kategorien, Status, Schlagwörter sowie Hersteller / Lieferant / Service.

Neues Material anlegen

Klicken Sie rechts oben auf die grüne Schaltfläche + Material anlegen.
Sind Materialvorlagen hinterlegt, öffnet sich über die Schaltfläche ein Dropdown zur Auswahl der gewünschten Vorlage.

Weiterführende Informationen: Material anlegen/bearbeiten/löschen, Vorlagen für Anlagen, Aufträge, Kunden, Materialien und weitere Datentypen

Bestehendes Material bearbeiten

Klicken Sie auf das graue Stiftsymbol rechts neben dem Materialnamen um die Daten eines bereits erfassten Materials über die Bearbeitungsfunktion zu ändern.
Alternativ: Klicken Sie auf den blau hinterlegten Materialnamen, um in die Detailansicht zu wechseln und daraufhin auf die orange Schaltfläche Material bearbeiten.
Nutzen Sie bei Bedarf die Suchfunktionen, um das Material schneller zu finden.

Material anzeigen

Klicken Sie auf den blau hinterlegten Materialnamen, um in die Detailansicht zu wechseln.

Gefahren- und Schutzsymbole

Wenn konfiguriert, werden in der Spalte Material automatisch die ausgewählten Gefahren- und Schutzsymbole angezeigt:

Gefahrensymbole (GHS): Kennzeichnung der Chemikalien nach dem global harmonisierten System.
Schutzmaßnahmen: Gebotszeichen für die erforderliche persönliche Schutzausrüstung.

Stammdatenexport durchführen

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Excel Export.
Die aktuell angezeigte Materialliste wird als Excel-Datei exportiert. Aktive Filter und Sucheinstellungen werden dabei berücksichtigt.

Hinweis: Die Schaltfläche Excel Export wird nur bei entsprechender Berechtigung angezeigt.

Chargen

Zu jedem Material können mehrere Chargen geführt werden. Diese werden in der Spalte Chargen mit Statussymbol angezeigt und lassen sich per Klick öffnen.

Weiterführende Informationen: Chargen verwalten/anlegen/bearbeiten/löschen