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PDF-Vorlagen verwalten

Die Anleitung beschreibt die zentrale Verwaltung und Bearbeitung von PDF-Vorlagen für verschiedene Dokumententypen wie Berichte, Rechnungen und Angebote in der Labordatenbank.

Navigation

Öffnen Sie die PDF-Vorlagen-Verwaltung über:
Navigationsleiste → Einstellungen → PDF-Vorlagen

Überblick

Die PDF-Vorlagen-Verwaltung ermöglicht Ihnen:

  • PDF-Vorlagen anzulegen, zu bearbeiten und zu kopieren.
  • Alle Vorlagen nach Typ zu organisieren und zu filtern.
  • Die Reihenfolge der Vorlagen anzupassen.
  • Vorlagen zu deaktivieren.

Beschreibung der tabellarischen Übersicht

Die PDF-Vorlagen werden in einer Liste dargestellt. Die folgende Tabelle und Abbildung beschreibt die angezeigten Informationen und Funktionen.

Abbildung: Übersicht der PDF-Vorlagen-Verwaltung

Spalte/Element Beschreibung
Name Name der PDF-Vorlage, fett dargestellt.
Sprache Sprache der Vorlage, als Badge neben dem Namen angezeigt (z. B. Deutsch, Englisch).
Designelemente Anzahl der enthaltenen Designelemente, unterhalb des Namens als Hinweistext angezeigt.
bearbeiten Orange Schaltfläche zum Öffnen der Bearbeitungsmaske der jeweiligen Vorlage.
kopieren Schaltfläche zum Erstellen einer Kopie der Vorlage inklusive aller Textelemente.
Sortierungssymbol Pfeil-Symbol zum manuellen Verschieben der Vorlage per Drag & Drop.

Funktionen

Filterung nach Typ

Die Verwaltung ist in verschiedene Typen unterteilt.
Die aktive Auswahl ist blau hervorgehoben.

  • Klicken Sie auf einen der verfügbaren Typen in der Menüleiste, um die Vorlagen des jeweiligen Typs anzuzeigen.

Abbildung: Filterung nach Typ

Verfügbare Typen (konfigurationsabhängig):

Typ Beschreibung
Bericht Vorlagen für Prüfberichte und Analyseergebnisse – der am häufigsten verwendete Dokumenttyp in der Labordatenbank.
Rechnung Vorlagen für Rechnungen
Angebot Vorlagen für Kostenvoranschläge und Angebotsunterlagen.
Arbeitsblatt Vorlagen für interne Arbeitsdokumente und Arbeitsanweisungen.
Dokument Dokumentvorlagen für die Dokumentenlenkung.
Etikett Vorlagen für Etiketten und Beschriftungen.
Spezifikation Vorlagen für Spezifikationen.
Rezeptur Vorlagen für Rezepte und Formulierungsvorschriften.
Bestellbestätigung Vorlagen für Auftragsbestätigungen.
Schulung Vorlagen für Schulungsunterlagen und Zertifikate.
Auswertung Vorlagen für die Abbildung von statistische Auswertungen und Datenanalysen.
8D-Bericht Vorlagen für 8D-Reports / CAPA im Qualitätsmanagement.
Change Request Vorlagen für Änderungsanträge und Dokumentation von Modifikationen.
Deaktiviert Bereich für nicht mehr aktive Vorlagen.

Hinweis: Einige Vorlagen, wie z. B. für Rechungen und 8D-Berichte, verwenden fix konfigurierte Einstellungen, die mit den Elementen aus den PDF-Vorlagen kombiniert werden.
So ist z. B. die Tabelle mit den steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Angaben zur Abbildung der Abrechnungsposten, des Gesamtpreises u.s.w. vorgegeben, die Elemente oberhalb und unterhalb der Tabelle werden über die Elemente aus der PDF-Vorlagen abgebildet.

Neue PDF-Vorlage anlegen

  • Klicken Sie links oben auf die Schaltfläche + PDF-Vorlage anlegen.

Abbildung: Neue PDF-Vorlage anlegen

Bestehende PDF-Vorlage bearbeiten

  • Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf die orange Schaltfläche bearbeiten.

Abbildung: PDF-Vorlage bearbeiten

PDF-Vorlage kopieren

  • Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf die Schaltfläche kopieren.

Hinweis: Bildelemente werden beim Kopieren nicht übernommen.

Sortierung der PDF-Vorlagen

Sortierungslogik

Die Reihenfolge der PDF-Vorlagen innerhalb eines Typs kann manuell angepasst werden. Die in der Verwaltung festgelegte Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Vorlagen beim Anlegen angezeigt werden. Die zuoberst angezeigte Vorlage wird dabei als Vorauswahl vorgeschlagen.

  • Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts neben der Vorlage und verschieben Sie den Eintrag per Drag & Drop an die gewünschte Position. Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert.

Verwandte Themen:

Letzte Änderung: 25.06.2026

Allgemeines

PDF-Vorlagen

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Kundenzone (optional)

Angebote

Rechnungen

Parameter

Rechnen mit Parametern

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Prüfpläne / Grenzwerte / Spezifikationen

Dokumentenlenkung

Material

Fragen und Antworten

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