Diese Anleitung beschreibt den systematischen Prozess zum Anfordern von Unterschriften für Laborberichte über E-Mail, einschließlich der Auswahl von Berichten, der Anpassung von E-Mail-Vorlagen und dem Versand an ausgewählte Unterzeichner.

So erstellen Sie eine Unterschriftsanfrage

Bericht zur Unterschrift auswählen

• Markieren Sie in der Bericht-Verwaltung die relevanten Berichte für die Sie die Unterschrift anfordern möchten. Haken Sie dafür die Checkbox links vom Namen des Berichts an.
• Klicken Sie am unteren Ende der Tabelle mit den Berichten auf ausgewählte Berichte und Unterschrift anfordern.

Grundeinstellungen der E-Mail

Betreff: Standardmäßig ist Labordatenbank Unterschriftsanfrage vorausgefüllt. Sie können diesen aber individuell angepassen.
Status der Berichte: Wählen Sie über das Dropdown-Menü den Status der Berichte aus. Der Status scheint in der E-Mail-Benachrichtigung als Hinweis auf.
Unterschrift: Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, welcher Account die Unterschrift leisten soll. Die E-Mail-Benachrichtigung wird automatisch an den Account der ausgewählten Unterschrift gesendet. Zur Auswahl stehen die in der Unterschriftsverwaltung hinterlegten Unterschriften.

Berichtsdetails-Tabelle

In der Tabelle werden alle zur Unterschrift vorgesehenen Berichte aufgelistet. Sie beinhaltet folgende Spalten:

Bericht-Nr.: zeigt die eindeutige Nummer des Berichts.
Kunde: Name des zugehörigen Kunden.
E-Mailvorlage: Für jeden Bericht kann optional eine spezifische E-Mailvorlage hinterlegt werden. Durch Auswahl einer E-Mailvorlage, wird der Bericht beim Unterschreiben automatisch mit dieser E-Mailvorlage verschickt.
Optionen zur E-Mailvorlage:

• Wenn beim Kunden bereits eine oder mehrere E-Mailvorlagen hinterlegt sind, kann im Dropdown-Menü daraus ausgewählt werden.
• Wenn beim Kunden noch keine E-Mail-Vorlage hinterlegt ist, kann eine E-Mailvorlage mit dem Button + E-Mailvorlage für diesen Kunde anlegen angelegt werden.
• Bestehende E-Mailvorlage könne Sie über das Stift-Symbol bearbeiten.

E-Mail-Text-Editor

Im großen Textfeld wird ein vordefinierter Nachrichtentext vorgeschlagen.
Sie können den Inhalt der E-Mail laut Vorschlag verwenden oder anpassen.
Der vordefinierte Text enthaltet folgende Elemente:
Direkter Unterschrift-Link: Der Empfänger erhält in der E-Mail einen Link, über den er direkt zur Unterschriftsfunktion für die ausgewählten Berichte gelangt.
Berichtsliste: Auflistung aller zur Unterschrift vorgesehenen Berichte mit ihren Nummern und Den Namen der Kunden
Signatur bei der Grußformel: Automatisch wird der aktuelle User vorgeschlagen.

Anfrage versenden

Unterschriftsanfrage senden: Betätigen Sie diesen Knopf um die E-Mail an den ausgewählten Unterzeichner zu versenden.

Nach dem Versand

In der Berichtsübersicht haben die Berichte zu denen eine Unterschrifsanfrage versendet wurde, nun den Status Unterschrift angefordert.

Zusammenfassung Workflow

1. Markieren Sie die relevanten Berichte und öffnen Sie die Funktion Unterschrift anfordern.
2. Füllen Sie die relevanten Felder aus.
   Betreff: Ändern Sie bei Bedarf die Standard-Betreffzeile.
   Status: Wählen Sie im Dropdown den Berichtsstatus aus.
   Unterschrift: Legen Sie fest wer die Mail bekommen und die Berichte unterschreiben soll.
3. Überprüfen Sie die Berichtsliste und wählen Sie bei Bedarf E-Mailvorlagen aus
4. Passen Sie den E-Mail-Text nach Ihren Wünschen an
5. Klicken Sie auf "Unterschriftsanfrage senden", um die Anfrage zu versenden

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er direkt zur Unterschriftsfunktion für die ausgewählten Berichte gelangt.

Verwandte Themen: Berichte unterschreiben, Unterschriften verwalten