Diese Anleitung beschreibt, wie Sie in der Labordatenbank neue PDF-Vorlagen erstellt, Grundeinstellungen vorgenommen und Elemente für verschiedene Bereiche des Dokuments hinzugefügt werden können.
Hinweis: Dieses Feature wird Ihnen in der Schulung "Berichte und Berichtstabelleneditor" erklärt und freigeschaltet.

Sie finden die PDF-Vorlagen Ihrer Dokumente (Bericht, Etiketten, Arbeitsblätter, Rechnungen usw.) unter: Navigationsleiste → Einstellungen → PDF-Vorlagen.

Neue PDF-Vorlage anlegen

Klicken Sie auf + PDF-Vorlage anlegen um eine neue PDF-Vorlage zu hinterlegen.
Mit der Auswahl im Feld Typ legen Sie fest, für welchen Datentypen diese Vorlage gültig und verwendbar ist. (Bericht, Rechnung, Angebot, Etikett ...)
Nun können Sie die Grundeinstellungen zu Ihrem Dokument vornehmen. Geben Sie der PDF-Vorlage einen unverwechselbaren Namen, denn dieser wird beim Erstellen des Dokumentes (z.B. Prüfbericht) zum Auswählen angezeigt.

Geben Sie dann die gewünschten Seitenränder, Schrifteinstellungen und Papiermaße (Standard ist DIN A4) ein.

Nach dem Speichern dieser Grundeinstellungen können Sie diese neue Vorlage mit Daten füllen.

PDF-Vorlage bearbeiten

Bearbeiten Sie diese Vorlage nun durch Klick auf bearbeiten.

Jetzt können Sie im unteren Abschnitt Elemente hinzufügen. Die Elemente werden in drei Erscheinungsorten unterteilt:

• Erste Seite z.B.: Anschrift, Auftragsdaten, Deckblatt
• Diese Elemente erscheinen auch außerhalb des oberen festgelegten Rahmen, jedoch innerhalb des unteren festgelegten Rahmens (außer Bilder)
• Jede Seite z.B.: Kopfzeile, Fußzeile, Seitennummerierung, Logo
• Diese Elemente sollten Sie im Bereich des festgelegten Rahmens platzieren, da sie sich auf jeder Seite wiederholen.
• Nach Hauptteil z.B.: Ende Prüfbericht, Vervielfältigungshinweis, Unterschrift
• Diese Elemente sollten immer relativ zum letzten Element (Hauptteil) seien und werden nur innerhalb des festgelegten Rahmens dargestellt.
• Nach Bildanhang z.B.: Fußzeile, Disclaimer
• Diese Elemente überlagern die Anhänge wie Bilder, PDF etc., um zum Beispiel einen Disclaimer auf den Anhängen darzustellen.

Weiter mit Designelemente anlegen.

PDF-Vorlage deaktivieren

Sie können nicht benötigte Vorlagen für die Verwendung ausblenden.
Klicken Sie dafür bei der relevanten Vorlage auf bearbeiten und speichern Sie daraufhin den Typen Deaktiviert.

Berichtsvorlagen

Bei den Inhalten eines Berichtes bzw. einer Berichtsvorlage wird zwischen statischen und dynamischen Inhalten unterschieden.

• Dynamisch eingefügte Daten wie z.B. Kundenadresse, Probenstammdaten, Einheiten und Analyseergebnisse ändern sich mit der jeweiligen Probe und befinden sich im Mittelteil der Berichtsvorlage. Hier erfolgt z.B. die Kennzeichnung von Analysenergebnissen bezüglich Akkreditierungen und Fremdvergaben mit einem Stern. Diese Daten werden mit Variablen und Tabellen aus dem Berichtstabellen Editor gezeigt.
  Siehe auch: Berichtstabelle anlegen/ bearbeiten/ löschen, Berichtstabellen in Designvorlage integrieren

• Statische Inhalte befinden sich klassischerweise in Kopf- und Fußzeile der Berichtsvorlage. Logos, Angaben zu Akkreditierungen, Bankverbindungen etc. kommen als statischen Inhalte in Kopf- und Fußzeile der Berichtsvorlage. Diese Daten werden über Designelemente der PDF-Vorlagen eingeblendet. Auch hier können Bedingungen abgefragt und mittels Variablen zur Steuerung von Designelementen verwendet werden.

Außerdem ist es sinnvoll zu entscheiden ob mehrere Berichtsvarianten notwendig sind.

• Sind Unterschiede zwischen Berichten über dynamisch eingeblendete Berichtstabellen und Variablen umsetzbar oder sind dafür eigene PDF-Vorlagen notwendig ? Bei mehreren PDF-Vorlagen ist ggf. ein höherer Wartungsaufwand zu bedenken, wenn zum Beispiel das Logo ausgetauscht werden soll.
• Handelt es sich um einen Allgemeinen Bericht der für einen Großteil der Kunden / Analysen anwendbar ist oder um einen Spezialbericht ?

Sobald eine Berichtsvorlage fertiggestellt ist, können Sie die Vorlage zum Anlegen von Berichten verwenden. (siehe Anleitung: Bericht anlegen)