Probenvorlage anlegen

Vorlagen kombinieren vordefinierte Einträge sowie ausgewählte, konfigurierte Stammdaten miteinander. Sie reduzieren den Erfassungsaufwand und werden wiederkehrend verwendet.

Vorlagen verwalten

Navigation

Öffnen Sie die Vorlagen-Verwaltung über:
Navigationsleiste → Einstellungen → Vorlagen verwalten

Datentypfilter

Die Vorlagen-Verwaltung umfasst Vorlagen für verschiedene Datentypen. Über die Registerreiter oberhalb der Liste können Sie die Ansicht auf einen bestimmten Datentyp einschränken.

Folgende Datentypen stehen zur Verfügung (konfigurationsabhängig):
Proben, Untersuchungspakete, Aufträge, Kunden, Rezepturen, Spezifikationen, Anlage, Anlagenteil, Inspektion, 8D-Bericht, Materialien, Chargen, Prüfmittel

Wählen Sie den gewünschten Datentyp durch Klick auf den entsprechenden Reiter.
Der aktuell aktive Reiter ist blau hervorgehoben.

Funktionen

Die Abbildung zeigt, wie die Seite zum Verwalten der Vorlagen in der Labordatenbank aussieht. Im Folgenden sind die Funktionen am Beispiel der Probenvorlagen beschrieben.

Abbildung: Übersicht der Vorlagen-Verwaltung

Probenvorlagen verwalten – Beschreibung der Übersicht

Probenvorlagen werden – im Unterschied zu den übrigen Datentypen – nicht in einer tabellarischen Übersicht, sondern in einer hierarchischen Baumstruktur dargestellt. Vorlagen, die einer übergeordneten Probenvorlage zugeordnet sind, werden eingerückt unter dieser angezeigt. Über das Plus-Symbol links neben der übergeordneten Vorlage lassen sich die untergeordneten Einträge auf- und zuklappen.

Abbildung: Übersicht der Probenvorlagen-Verwaltung

Hinweis: Alle blau hinterlegten Namen in der Liste sind anklickbare Links zur jeweiligen Probenvorlage.

Element	Beschreibung
Name	Der blau hinterlegte Name der Probenvorlage. Ein Klick öffnet die Detailansicht der Vorlage.
Stiftsymbol	Ein Klick öffnet die Bearbeitungsmaske der Probenvorlage direkt.
Statussymbol	Zeigt den aktuellen Status der Vorlage an.
Label/Badge	Farbige Kennzeichnungen, die der Probenvorlage zugeordnet wurden.
Schlosssymbol	Zeigt an, dass die Probenvorlage nicht für alle Benutzer sichtbar ist (eingeschränkte Sichtbarkeit).
Sortierpfeil	Ermöglicht das Verschieben der Reihenfolge per Drag & Drop.

Suchfunktionen

Nutzen Sie das Suchfeld direkt oberhalb der Probenvorlagen-Liste (Lupe-Symbol) und geben Sie hier die Bezeichnung der gesuchten Vorlage ein.
Klicken Sie auf das Lupensymbol oder drücken Sie Enter, um die Suche zu starten.

Neue Probenvorlage anlegen

Wechseln Sie über den Datentypfilter auf den Reiter Proben.
Klicken Sie rechts oben auf die grüne Schaltfläche + Vorlage anlegen.

In der daraufhin aufscheinenden Detailansicht zur Probenvorlage können Sie:

die Bezeichnung der Vorlage festlegen
gegebenenfalls weitere relevante Angaben zu Ihrer Probenvorlage vervollständigen
konfigurierte Stammdatenfelder auswählen

Vorauswahlen in der Probenvorlage

In der Probenvorlage können verschiedene Felder mit Vorauswahlen hinterlegt werden. Diese werden beim Anlegen einer neuen Probe automatisch übernommen und müssen nicht jedes Mal neu eingegeben werden. Die Bezeichnung der Felder kann je nach Konfiguration variieren.

Typische Vorauswahlen sind z. B.:

Auftrag: Der Probe wird automatisch einem bestimmten Auftrag zugeordnet.
Spezifikation: Eine Spezifikation wird der Probe direkt mitgegeben.
Zuständig: Ein Benutzer wird als zuständige Person vorausgewählt.
Parameter: Bestimmte Untersuchungsparameter sind in der Vorlage bereits vorausgewählt und müssen beim Anlegen der Probe nicht manuell hinzugefügt werden.
Stammdatenfelder: Konfigurierte Stammdatenfelder können mit einem Standardwert vorbelegt werden. Dieser Wert wird beim Anlegen einer neuen Probe automatisch eingetragen und kann bei Bedarf überschrieben werden.
Status: Der Status legt den Bearbeitungszustand fest.
- Status der Probenvorlage: Legt fest, ob die Vorlage selbst aktiv und zur Verwendung freigegeben ist (z. B. „freigegeben" oder „gesperrt"). Nur freigegebene Vorlagen stehen beim Anlegen neuer Proben zur Auswahl.
- Status der Probe: Legt fest, in welchem Bearbeitungszustand sich eine neu angelegte Probe initial befindet (z. B. „Probenahme" oder „in Arbeit"). Dadurch wird sichergestellt, dass Proben dieses Typs stets mit dem richtigen Status starten.

Hinweis: Hinterlegen Sie in der Probenvorlage so viele Vorauswahlen wie sinnvoll. Je vollständiger die Vorlage konfiguriert ist, desto schneller und fehlerfreier können neue Proben angelegt werden. Bedenken Sie jedoch auch, dass zu viele Vorlagen den Wartungsaufwand erhöhen können, wenn sich etwas ändert.

Nach dem Speichern der Probenvorlage können Sie damit Proben anlegen.
Weiterführende Informationen: SAMPLE mit _SAMPLE_vorlage anlegen

Hierarchische Struktur der Probenvorlagen
Die Auswahlmöglichkeiten zu Übergeordnete Vorlage dient der Strukturierung der Vorlagen.
Probenvorlagen können einander untergeordnet werden, indem einer Vorlage eine übergeordnete Vorlage zugewiesen wird. Dadurch entsteht eine Baumstruktur: Untergeordnete Vorlagen werden in der Liste eingerückt unter ihrer übergeordneten Vorlage angezeigt.
Diese Struktur spiegelt sich auch im Navigationsmenü beim Anlegen von Proben über die Probenvorlagen wider – Vorlagen mit untergeordneten Einträgen sind dort mit einem Pfeil gekennzeichnet und lassen sich als Untermenü aufklappen.
Wird einer Vorlage keine übergeordnete Vorlage zugewiesen, erscheint sie als eigenständiger Eintrag auf oberster Ebene.

Probenvorlage anzeigen

Die Detailansicht der Probenvorlage zeigt eine Übersicht der wichtigsten Angaben zur Probenvorlage.

Klicken Sie auf den blau hinterlegten Namen der Probenvorlage, um in die Detailansicht zu wechseln.

Bestehende Probenvorlage bearbeiten

Ändern Sie die Daten einer bereits erfassten Probenvorlage über die Bearbeitungsfunktion.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem blau hinterlegten Namen der Probenvorlage und klicken Sie auf das eingeblendete Stiftsymbol.
Alternativ: Klicken Sie auf den blau hinterlegten Namen der Probenvorlage und anschließend auf die Schaltfläche bearbeiten.

Reihenfolge der Probenvorlagen ändern

Die Reihenfolge der Probenvorlagen in der Liste lässt sich per Drag & Drop anpassen.

Klicken und halten Sie das Pfeilsymbol links neben dem Namen der Probenvorlage.
Ziehen Sie die Vorlage an die gewünschte Position in der Liste.

Ausgeblendete Probenvorlagen anzeigen

Archivierte (ausgeblendete) Probenvorlagen sind standardmäßig nicht in der Liste sichtbar.

Klicken Sie am unteren Ende der Liste auf den Link Ausgeblendete Einträge anzeigen, um archivierte Probenvorlagen einzublenden.
Um zur normalen Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf Aktive Probenvorlagen anzeigen.

Stammdatenexport

Exportieren Sie die Probenvorlagen-Stammdaten als Excel-Datei.

Klicken Sie auf den Link Excel-Export in der Navigationsleiste der Vorlagen-Verwaltung.
Die Datei wird automatisch heruntergeladen und listet alle Probenvorlagen mit ihren zugeordneten Stammdatenfeldern auf. Je Vorlage werden der Feldname, der Datentyp, mögliche Auswahloptionen, Anmerkungen sowie der Status der Vorlage ausgegeben.