Diese Anleitung erklärt die Konfiguration von Unterschriften für PDF Dokumente. Sie können in der Labordatenbank zwischen einer einfachen Bildunterschrift oder einer zertifikatbasierten elektronischen Signatur nach europäischen Standards wählen. Durch das Unterschreiben der PDF Dokumente werden diese vor Änderungen geschützt.
Um eine neue Unterschrift anzulegen, eine bestehende Unterschrift zu bearbeiten oder zu löschen, gehen Sie auf: Navigationsleiste → Einstellungen → Unterschriften verwalten.
Neue Unterschrift anlegen
- Unter der Menü-Überschrift findet sich der Button zum Anlegen einer neuen Unterschrift.
- Klicken Sie auf ＋Unterschrift anlegen.
Bestehende Unterschrift bearbeiten
- Klicken Sie im rechten Abschnitt der Seite der Seite bei der relevanten Unterschrift auf den orange hinterlegten Button "bearbeiten".
Unterschrift löschen
- Klicken Sie im rechten Abschnitt der Seite bei der relevanten Unterschrift auf den orange hinterlegten Button "bearbeiten".
- Scrollen Sie an das untere Ende der Seite und klicken Sie auf "löschen".
Übersicht der Unterschrift-Konfiguration
Diese Übersicht der Unterschrift-Konfiguration ermöglicht Ihnen die vollständige Einrichtung einer elektronischen Unterschrift für PDF-Dokumente zu einem Account in der Labordatenbank. Sie können sowohl einfache Bildunterschriften als auch zertifikatbasierte elektronische Signaturen nach europäischen Standards konfigurieren.
Grundeinstellungen der Unterschrift
Unterschrift-Identifikation
Stellen Sie die eindeutige Verbindung zwischen einem Labordatenbank Account und der Unterschrift her.
- Bezeichnung (Textfeld): Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein. Die Bezeichnung erscheint in der Auswahlliste.
- Labordatenbank Account (Dropdown-Auswahl): Wählen Sie den Account aus, dessen Unterschrift Sie konfigurieren.
Bild der Unterschrift konfigurieren
Laden Sie ein eingescanntes Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch um es in PDF-Dokumente einbinden zu können.
- Eingescanntes Bild der Unterschrift (Datei-Upload-Feld): Wählen Sie die Datei mit der eingescannten Unterschrift aus.
- Bildformat: jpg oder .png
- Dateigröße: Optimiert für PDF-Einbindung.
Untertitel (optional)
Sie können mehrsprachige Untertitel definieren, die im PDF-Dokument unterhalb der Unterschrift oder als Ersatz für das Unterschriftbild angezeigt werden.
- Deutsch (Textfeld): Geben Sie ein, was im PDF-Dokument als deutscher Untertitel unter dem Bild der Unterschrift stehen soll.
- Englisch: (Textfeld): Geben Sie ein, was im PDF-Dokument als englischer Untertitel unter dem Bild der Unterschrift stehen soll.
Je nach Konfiguration sind weitere Sprachen verfügbar.
Berechtigung und Sichtbarkeit
Wer kann diese Unterschrift vorauswählen?
Legen Sie fest, wer diese Unterschrift in der Auswahlliste sehen und vorauswählen kann.
Die Vorauswahl der Unterschrift definiert wer das Dokument unterschreiben soll.
Setzen Sie dafür den Haken in die entsprechende Checkbox und wählen Sie ggf. die passende Option im Dropdown.
- Jeder: Unterschrift für alle Benutzer auswählbar
- Nur ich: Unterschrift nur für eigenen Account
- Diese Gruppen und ich (Dropdown-Auswahl): Spezifische Gruppenfreigabe
- Ich und diese Mitarbeiter (Dropdown-Auswahl): Individuelle Mitarbeiterfreigabe
Zertifikat für die elektronische Signatur
Die elektronische Signatur mit Zertifikat kann als Teil der Labordatenbank Enterprise Cloud aktiviert werden und erfordert ein entsprechendes Zertifikat für Ihr Unternehmen.
Compliance-Information
- Standard: PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)
- Compliance: ETSI EN 319 142 des Europäischen Telekommunikation Standard Institut
Zertifikat-Informationen
Ein Zertifikat für elektronische Signaturen ermöglicht es Ihnen, PDF-Dokumente (Angebote, Dokumente, Rechnungen) aus der Labordatenbank rechtssicher und nachprüfbar zu unterzeichnen. Dies verleiht Ihren digitalen Dokumenten die gleiche rechtliche Verbindlichkeit wie handschriftlich unterschriebene Papierdokumente.
- Validierung: EU-Standard für elektronische Signaturen
- Anbieter: Trust-Liste der Europäischen Union (EUTL) oder Adobe Approved Trust List (AATL)
Zertifikat-Konfiguration
Hinterlegen Sie Ihr Zertifikat, den Zertifikatsschlüssel und das Zertifikatspasswort in der Labordatenbank.
- Zertifikatstyp (Dropdown-Auswahl): Wählen Sie das passende Zertifikat aus. Die Labordatenbank unterstützt derzeit PEM, P12 und PKCS#12 Zertifikate.
- Zertifikat (Datei-Upload-Feld): Laden sie die Datei für das Zertifikat hoch.
- Zertifikatsschlüssel (Datei-Upload-Feld): Laden sie die Datei für den Zertifikatsschlüssel hoch. Für den Zertifikatstyp P12 ist keine Zertifikatsschlüssel Datei erforderlich.
- Zertifikatpasswort (Passwort-Eingabefeld): Tragen Sie das Zertifikatspasswort (falls vorhanden) ein. Optional: Passwort für Zertifikatstyp P12 (ohne separater Zertifikatsschlüssel Datei).
Passwort-Sicherheit
- Labordatenbank Account Passwort : Geben Sie das Labordatenbank Account Passwort von dem oben ausgewählten Labordatenbank Account ein.
- Verschlüsselung: Zertifikatsschlüssel und -passwort werden mit Ihrem Accountpasswort verschlüsselt und gespeichert. Bei Verlust des Accountpassworts können sie nicht mehr abgerufen werden. Daher sollten Sie unbedingt die Originaldokumente aufbewahren. Es ist zu beachten, dass Unterschriftszertifikate nur für Ihr eigenes Konto hinterlegt werden können und nicht für das Konto einer anderen Person.
EU-Validierung
Informationen zum digitalen Signaturservice der EU, mit dem elektronisch signierte Dokumente online validiert werden können.
Weiterführende Links und Informationen zum Zertifikat für die elektronische Signatur:
Aktionsbuttons
Speicher- und Verwaltungsoptionen
Am unteren Ende der Seite befinden sich die Speicher- und Verwaltungsoptionen.
- Speichern: Grauer Button. Übernimmt alle Einstellungen.
- abbrechen: Roter Link. Verwirft alle ungespeicherten Änderungen.
- löschen: Roter Link. Löscht den Datensatz.
