Video

In diesem Onboarding-Video erhalten Sie einen kompakten Einstieg in die Labordatenbank. Der Workshop ist ein Live-Mitschnitt und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie der strukturierte Start mit der Labordatenbank gelingt. Sie finden den Inhalt des Workshops im Folgenden zusammengefasst und um ausgewählte Themen erweitert.

Architektur, Datenbankmodell - Überblick

Wie und wo Ihre Daten gespeichert sind
Unser Leitsatz: Mit der Labordatenbank sammeln und organisieren Sie alle Daten Ihres Labors, um diese jederzeit und überall zugänglich und nutzbar zu machen.

Überall: Sie brauchen lediglich ein Endgerät mit Internetzugang.
Nutzbar: Ihre Daten sind strukturiert in einer zertifizierten Cloud abgelegt. Umfangreiche Audits und Datensicherheitsrichtlinien schützen Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff.

Unsere Datenstruktur (vereinfacht):
Wie Auftrag, Probe, Ergebnis und Bericht zusammenhängen.

Zentraler Knotenpunkt ist der Auftrag – hier werden alle zugehörigen Daten gesammelt und miteinander verknüpft:

• Ein Kunde übergibt Ihnen einen Auftrag.
• Zum Auftrag gehören eine oder mehrere Proben.
• Jede Probe enthält beliebig viele Messergebnisse.
• Am Ende steht ein Bericht (auch: Zertifikat oder Analysenzertifikat).

Was gibt es noch:

• Ein Kunde kann Kontakte haben.
• Proben und deren Messergebnisse können mit Sollwerten und Spezifikationen verknüpft werden.
• Messergebnisse mit Formeln verknüpfen
• Auswertungen, Import und Exportschnittstellen
• das QM Modul
• und vieles mehr

Alle Daten werden in strukturierten Tabellen abgelegt, sodass Sie diese strukturiert nutzbar und auswertbar zur Verfügung haben.

Damit Sie sich in Ihren Arbeitsabläufen möglichst gut wiederfinden können, ist das Wording anpassbar: So kann der Auftrag z. B. ein Produkt sein das regelmäßig beprobt wird und die Probe eine z. B. eine Charge – je nachdem, wie Sie in Ihrem Labor sprechen.

• Ein Kunde hat n Kontakte und n Aufträge (n = 0, 1 oder mehrere).
• Ein Auftrag gehört zu einem Kunden, hat n Proben und n Berichte.
• Eine Probe gehört zu einem Auftrag, hat eine Spezifikation / Prüfplan und n Parameter.
• Ein Bericht gehört zu einem Auftrag und hat n Proben.
• Eine Spezifikation / Prüfplan hat n Sollwerte die jeweils für einen Parameter gelten.
• Ein Parameter kommt in n Proben vor, hat n Sollwerte und gehört zu einer Parametergruppe.
• Eine Parametergruppe hat n Parameter.
  Abbildung: Datenstruktur Labordatenbank

Erste Schritte - Einstellungen

Mitarbeiter anlegen, Login vergeben und Sicherheitseinstellungen definieren

Die Loginseite erreichen Sie unter labordatenbank.com/demo. Das Initialpasswort wird per E-Mail zugesandt.

Abbildung: Loginseite Labordatenbank

Navigation
Folgen Sie diesem Pfad: Navigationsleiste → Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Mitarbeiter → grüner Button Mitarbeiter anlegen.

So legen Sie einen Mitarbeiter mit Initialpasswort an
Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter die Pflichtfelder (fett dargestellt). Diese sind Name, Kürzel und E-Mail-Adresse.
Optional können Sie weitere Informationen wie Profilbild, Sprache. Startseite etc. hinterlegen.
Wie viele Mitarbeiter Sie anlegen können, ist von Ihrer Lizenz abhängig.

Abbildung: Mitarbeiter anlegen

Wie bekommt jeder Mitarbeiter seine Login Daten ?
Nach dem Speichern des Accounts erhält der Mitarbeiter automatisch eine E-Mail an die im Account hinterlegte Adresse mit einem Link zur Passwortvergabe.
Der Link für Passwortvergabe ist 24 Stunden lang gültig.

Wie wird MFA eingerichtet, um für sicheren Zugriff per Authenticator App, Security Key, Passkey zu sorgen ?
Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns von größter Bedeutung. Deshalb bieten wir zeitgemäße, erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) an. Diese zu verwenden, ist dringend empfohlen.
Nach dem ersten Login wird Ihnen links oben der Link Aktivieren Sie MFA als zusätzlichen Schutz für diesen Account. angezeigt.
Zur Aktivierung von MFA stehen drei Methoden zur Verfügung:

• Authenticator App (z. B. Google Authenticator): QR-Code scannen, zeitbasierter Schlüssel wird generiert.
• Security Key: USB-Stick-ähnliches Gerät, einstecken und antippen.
• Passkey: Fingerabdruckbasiert, in iCloud, Google Cloud oder lokal gespeichert.

Wichtig:

• Kritische Zugriffsrechte (z. B. Einsicht in die Zugriffsrechte-Matrix) sind erst nach einer MFA-verifizierten Anmeldung sichtbar und verwendbar.
• Zur Einrichtung von MFA braucht jeder Mitarbeiter die Zugriffsrechte_ Eigenes Passwort ändern_ und Eigene Daten bearbeiten.

Abbildung: MFA aktivieren

Ihre ToDo's für die Mitarbeiter-Logins:

• Mitarbeiter anlegen
• MFA für alle Nutzer aktivieren

Zugriffsrechte vergeben

Navigation
Über Navigationsleiste → Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Zugriffsrechte gelangen Sie zur Zugriffsrechte-Matrix und erhalten eine Übersicht aller Rechte je Modul.

Mitarbeiter, Gruppen und Rollen sinnvoll strukturieren, Zugriffsrechte vergeben (wer darf was sehen, bearbeiten, löschen) und Kompetenzen mit Zugriffsrechten koppeln um ein ISO 17025-konformes Rechtemanagement aufzubauen.

Zugriffsrechte vergeben:
Rechte können einzeln per Klick auf das Kreissymbol vergeben bzw. entzogen, oder pauschal für alle Mitarbeiter/Gruppen gesetzt werden.

Wichtig: Richten Sie mindestens zwei Schlüsselnutzer mit vollständigen Zugriffsrechten ein, damit Passwortrücksetzungen und Rechtevergaben intern abgewickelt werden können.

Besonders kritische Rechte (rot markiert) sollten bewusst vergeben werden, z. B.:

• Zugriffsrechte anzeigen/bearbeiten
• Proben löschen
• Audit-Trail anzeigen

Kompetenzen koppeln:
Zugriffsrechte können an Kompetenzen geknüpft werden. Nimmt ein Mitarbeiter z. B. nicht an einer jährlichen Pflichtschulung teil, verfällt das entsprechende Zugriffsrecht automatisch. Kompetenzen können auch durch die Lesebestätigung eines Dokuments in der Dokumentenlenkung vergeben werden.

Abbildung: Zugriffsrechte verwalten

Mitarbeitergruppen fassen Mitarbeiter mit ähnlichen Aufgaben zusammen und ermöglichen die gebündelte Rechtevergabe. Jede Gruppe kann zusätzlich auf bestimmte Probenbereiche eingeschränkt werden (z. B. Lebensmittel, Wasser, Standort A/B).

Ihre ToDo's für die Zugriffsrechte:

• Mindestens 2 Admins mit vollständigen Zugriffsrechten einrichten
• Zugriffsrechte-Matrix prüfen und auf Ihr Labor anpassen

Systemeinstellungen anpassen

Navigation
Über Navigationsleiste → Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Systemeinstellungen finden Sie globale Konfigurationen und Informationen.
Hier können Sie unter anderen:

• Regeln für die Authentifizierung oder Einstellungen für SSO hinterlegen (z. B. Einschränkung der Anmeldung mit Authentifizierungsmethode definieren: Nutzer können sich nur mit MFA oder SSO anmelden oder Passwortregeln anpassen)
• Logo & Überschrift anpassen
• SMTP-Mailserver hinterlegen um Ihre E-Mails zu versenden (dringend empfohlen, um Versandlimits des Standard-Servers zu umgehen)
• Modulspezifische Einstellungen, z. B. E-Mail-Text für den Berichtversand, Standardfälligkeit für Rechungen ...

Abbildung: Systemeinstellungen

Kategorien & Nummernkreise definieren

Kategorien ermöglichen die Gruppierung von Kunden, Parametern, Prüfmitteln u. a. – jeweils mit Bezeichnung und Farbe.
Navigation Sie finden die Kategorien für die Kunden indem Sie bei Anlegen oder Bearbeiten eines Kunden, Parameters oder Prüfmittels auf das graue Stiftsymbol neben dem Dropdown Kategorie klicken.

Nummernkreise können individuell konfiguriert werden (z. B. bestehende Nummernsysteme weiterführen, wenn sie nicht zu komplex sind oder ab einer bestimmten Nummer weiterzählen). Teilen Sie uns Ihr gewünschtes Format mit.

Abbildung: Beispiel Nummernkreise und Syntax

Ihre ToDo's für die Nummernkreise:

• Teilen Sie uns Ihr gewünschtes Format mit.

Ihre ToDo's für die Kategorien:

• Legen Sie die für Sie relevanten Kategorien in Ihrer Labordatenbank an.

Stammdaten & individuelle Felder definieren:

In jedem Modul (Probe, Auftrag, Kunde, …) gibt es festgelegte Pflichtfelder (fett) und optionale Felder in die Sie die Stammdaten erfassen können. Darüber hinaus können individuell konfigurierbare Felder ergänzt werden: Textfelder, Dropdowns, Datumsfelder, Mehrfachauswahl, Checkboxen u. v. m. Diese lassen sich gruppieren und farblich hervorheben.

Überlegungen zu den Stammdaten

• Welche Felder brauchen wir zusätzlich zu den bereits vorhandenen ?
• Welchen Typ sollen diese Felder jeweils haben ? (Textfeld, Dropdown, Datumsfelder, nur ganze Zahlen, Dezimalzahlen... )
• Gibt es Pflichtfelder ?
• Kann ich die notwendigen Daten beim jeweils übergeordneten Modul (z.B. Auftrag) für die jeweils untergeordneten Daten (z. B. Proben) erfassen oder muss ich sie jeweils einzeln erfassen, z. B. pro Probe ?
  Diese Überlegung hilft Ihnen, zu bestimmen ob Sie einen Eintrag z. B. beim Auftrag als Auftrags-Stammdatenfeld erfassen, da er für alle Proben dieses Auftrags gilt. Oder ob der Eintrag als Proben-Stammdatenfeld bei der jeweiligen Probe erfasst wird, da die Einträge innerhalb der Proben eines Auftrags unterschiedlich sein können.
• etc.

Ihre ToDo's für die Stammdaten:

• Stammdatenfelder je Modul mit dem Team abstimmen und festlegen
• Übermitteln Sie uns die Namen der Felder, die Sie pro Modul verwenden möchten und welchen Feldtypen (Textfeld, Datumsfeld ... ) sie haben sollen. Gerne legen wir diese für Sie in Ihrer Labordatenbank an.

Parameter anlegen

Navigation
Über Navigationsleiste → Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Parameter verwalten können neue Testgruppen, Parametergruppen und Parameter mit den grünen Buttons angelegt werden.

Was sind Parameter und wofür werden sie verwendet?

Parameter sind die einzelnen Messgrößen und Untersuchungswerte, die bei einer Probe erfasst werden – zum Beispiel pH-Wert, Vitamin B12 oder Temperatur. Sie bilden die Grundlage für die Werteerfassung, automatische Berechnungen, Berichtserstellung und Abrechnung in der Labordatenbank.
Beim Anlegen eines Parameters werden unter anderem Name, Abkürzung, Einheit, Datentyp, Spalten für die Werte-Erfassung und Formeln festgelegt. Bestehende Parameter lassen sich bearbeiten.

Hinweis: Das Anlegen der Parameter kann, je nachdem wie viele Analysen Sie anbieten, einer der aufwändigeren Schritte sein. Wir empfehlen daher, für die Parameterverwaltung etwas mehr Zeit einzuplanen.

Sind die Parameter vorhanden, können Sie mit der Umsetzung der davon abhängigen Module z. B. Bericht, Spezifikationen und Grenzwerte, Importschnittstellen etc. beginnen.

• Parameter sind in drei Hierarchieebenen organisiert:
  • Testgruppen orientieren sich am besten an Disziplinen oder Abteilungen (z. B. Mikrobiologie, Chemische Analytik).
  • Parametergruppen sollten thematisch eng verwandte Parameter bündeln – ideal sind 2–30 Parameter pro Gruppe (z. B. Vitamine, Physikalische Parameter).
  • Die Reihenfolge innerhalb jeder Ebene lässt sich per Drag-and-Drop anpassen und wirkt sich direkt auf Probenansicht und Berichte aus.
• Pro Parameter können bis zu 10 Spalten konfiguriert werden.
• Über Formeln lassen sich Werte automatisch berechnen – etwa Mittelwerte, Umrechnungen oder mehrstufige Berechnungen.

Überlegungen zu den Parametern

• Welche benötige ich, welche Werte werden erfasst?
• Parameterstruktur, wie kann ich meine derzeitigen strukturieren - Testgruppen, Parametergruppen, Parameter?
• Werden Berechnungen durchgeführt? (was macht excel gerade?)
• Was möchte ich als Daten/Ergebnisse in den Parametern sehen.
• Wie kann ich verhindern, das ein Parameter mehrfach vorhanden ist um Unübersichtlichkeit und ggf. höheren Wartungsaufwand zu verhindern? Können bei einem Parameter mehrere Spalten genutzt werden?
• Wie sollen die Ergebnisse eingetragen werden (Geräteschnittstelle, Import über
  CSV, per Hand)?
• etc.

Ihre ToDo's für den Parameter Workshop:

• Onboarding Video anschauen
• Nachmachen/Mitmachen und Probieren

Ihre ToDo's nach dem Parameter Workshop:

• Parameter anlegen und bei Bedarf Formeln hinterlegen, testen

Video

Onboarding Workshop: Parameter

Status Verwaltung anpassen

Navigation
Sie finden die Status-Verwaltung unter: Navigationsleiste → Einstellungen → Status verwalten

Die Statusverwaltung der Labordatenbank ermöglicht es, den Bearbeitungsstand von einzelnen Datensätzen vieler Module (z. B. Proben, Aufträge, Kunden) abzubilden.
Jeder Status kann mit Icon, Farbe, Berechtigungen und optionalen Eigenschaften konfiguriert werden.
Jedem Status kann optional eine der verfügbaren Eigenschaften zugewiesen werden, z. B. gesperrt, finalisiert oder ausgeblendet.
Ein Status kann als Standard definiert werden und wird dann bei neuen Einträgen automatisch vorausgewählt. Mittels Berechtigungen können Sie steuern, wer einen bestimmten Status setzen darf. Als Enterprise-Feature lassen sich Vorgänger- und Nachfolgerbedingungen festlegen, um Freigabeprozesse zu erzwingen – z. B. dass auf In Arbeit nur Geprüft und danach nur Freigegeben folgen darf.

Überlegungen zu den Stati

• welche Stati brauche ich ?
• Welcher Status ist Standard ?
• sollen optionale Eigenschaften (z. B. ausgeblendet) an den Status gekoppelt sein?

Ihre ToDo's für die Status-Verwaltung:

• Statuskonfigurieren und testen

Vorlagensystem anlegen

Navigation:
Über Navigationsleiste → Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Vorlagen können neue Vorlagen angelegt und bestehende bearbeitet werden.

Was sind Vorlagen und wofür werden sie verwendet?
Vorlagen kombinieren vordefinierte Einträge sowie ausgewählte, konfigurierte Stammdaten und Parameter miteinander. Sie reduzieren den Erfassungsaufwand und werden wiederkehrend verwendet.
Erstellen Sie z.B. Probenvorlagen für bestimmte Probentypen (z. B. Lebensmittel, Wasser) und wählen Sie die jeweils relevanten Stammdatenfelder und Parameter standardmäßig in den Probenvorlagen aus. So erscheint bei einer Lebensmittelprobe automatisch z.B. das Mindesthaltbarkeitsdatum als Pflichtfeld, bei einer Wasserprobe nicht.
Vorlagen können in einer Baumstruktur angeordnet werden.
Es kann sowohl die Vorlage einen Status erhalten, z.B. freigegeben oder archiviert, als auch der damit angelegte Datentyp, z.B. die damit angelegte Probe bekommt den initialen Status Labor.
Vorlagen können Sie für verschiedene Module erstellen, u.a. für Proben, Aufträge, Kunden.
Beim Anlegen eines Datensatzes, z.B. einer Probe, können ggf. weitere Auswahlen (Stammdatenfelder, Parameter) ergänzt werden, wenn diese vom Standard abweichen.

Abbildung: Vorlage anlegen

Überlegungen zu den Vorlagen

• Für welche Modellen sind Vorlagen sinnvoll, erhöhen die Effektivität und Übersichtlichkeit ?
• Welche Vorauswahlen sind sinnvoll, notwendig und können wiederkehrend verwendet werden ?
• Bedenken Sie, dass zu viele Vorlagen den Wartungsaufwand erhöhen können, wenn sich etwas ändert.
• Welche Felder / Parameter sollten unbedingt vorausgewählt sein, welche können ggf. beim Anlegen ergänzt werden?
• etc.

Ihre ToDo's für die Vorlagen:

• Vorlagen anlegen und testen
• Teilen Sie uns mit, wenn Ihnen noch Stammdatenfelder fehlen und vervollständigen Sie ggf. die Parameter in der Parameterverwaltung.

Aufgaben verteilen

Notizen & Markdownpad:
An vielen Stellen der Labordatenbank (Kunden, Proben, …) steht ein Markdown-Feld für Notizen zur Verfügung. Dort können Sie Text formatieren, Mitarbeiter erwähnen (diese erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung) und andere Datentypen verlinken. Notizen können kommentiert werden und sind zentral im Notizbrett einsehbar.

Tasks:
Im Taskmodul verteilen Sie Aufgaben mit Fälligkeit, Kategorie und zuständigen Personen oder Gruppen. Wiederkehrende Tasks werden nach Erledigung automatisch für den nächsten Turnus neu erstellt.

Änderungen nachvollziehen

Audit-Trail:
Jede Änderung an Daten ist mit Mitarbeiter, Uhrzeit und Inhalt der Änderung protokolliert. Der Audit-Trail ist sowohl je Datensatz (z. B. direkt bei einer Probe) als auch global über die Systemeinstellungen abrufbar und kann kommentiert werden – ideal für Akkreditierungsnachweise.
Der Zugriff auf den Audit-Trail erfordert ein eigenes Zugriffsrecht, das an eine entsprechende Kompetenz (z. B. Schulung „Audit-Trail & Datenschutz") geknüpft werden kann.

Zusammenarbeit

Mit uns erfolgreich zusammenarbeiten:

• Onboarding Videos anschauen
• Anleitungen verwenden
• Ausprobieren und Testen
• Supportanfrage stellen (z.B. über die Schaltfläche auf jeder Seite rechts unten) oder die Notizfunktion der Labordatenbank
• Aufgaben bis zum nächsten Workshop

Onboarding Workshops

Alle Workshops, Module und Termine für eine erfolgreiche Labordatenbank-Einführung:
https://lims.eu/de/onboarding

Q&A

Können Kompetenzen für eine ganze Mitarbeitergruppe vergeben werden?
Derzeit erfolgt die Kompetenz-Vergabe manuell je Mitarbeiter. Eine Automatisierung ist jedoch möglich: entweder über eine verknüpfte Schulung oder über die Lesebestätigung eines Dokuments in der Dokumentenlenkung.

Gibt es einen Dark Mode?
Ja – über das Mitarbeiterkürzel in der Navigationsleiste oben rechts → Dunkler Farbmodus.

Wie funktioniert die Einschränkung auf Probenbereiche?
In den Mitarbeitergruppen kann unter Zugriff auf Bereich festgelegt werden, welche Probenbereiche die Gruppe sieht. Wichtig: Sobald Sie Bereiche nutzen, müssen alle Proben einem Bereich zugeordnet sein, da sonst nicht zugeordnete Proben für niemanden sichtbar sind. Mitarbeiter können in mehreren Gruppen sein und so Zugriff auf mehrere Bereiche erhalten. Dies eignet sich auch zur Trennung mehrerer Laborstandorte innerhalb eines Systems.

Wie stelle ich eine individuelle Startseite ein?
Über das Mitarbeiterkürzel in der Navigationsleiste → Meinen Account bearbeiten → Startseite auswählen (z. B. Dashboard, Anleitung, Probeliste). Die Startseite kann für jeden Mitarbeiter individuell passend zu seiner Rolle gesetzt werden.