Inleiding: Een LIMS (laboratoriuminformatie- en managementsysteem) is voor veel moderne laboratoria een onmisbaar hulpmiddel. Toch is een LIMS niet altijd de beste of voordeligste oplossing. Welke alternatieven zijn er en wat zijn hun voor- en nadelen? Dit artikel geeft een uitgebreid overzicht van gangbare LIMS-alternatieven, met praktische inzichten en aanbevelingen van Konrad M. Wagner, directeur van LDB in Berlijn.
Veel grotere bedrijven gebruiken bestaande ERP-systemen zoals SAP of Microsoft Dynamics om laboratoriumprocessen te integreren. Zoals Konrad M. Wagner uitlegt, sluiten deze systemen in de praktijk echter zelden optimaal aan op de specifieke behoeften van een laboratorium: “Een ERP-systeem is vaak niet ontworpen voor de eisen van een laboratorium. Laboratoriumspecifieke functies zoals monsterbeheer of het kalibreren van apparatuur vereisen kostbare en tijdrovende aanpassingen.” Een ander probleem is dat deze systemen vaak eerst in het hele bedrijf worden uitgerold voordat het laboratorium ze kan gebruiken. “Het laboratorium heeft meestal weinig invloed op de configuratie en de specifieke behoeften worden vaak over het hoofd gezien”, aldus Wagner.
Veel laboratoria gebruiken nog oudere maatwerk-LIMS die speciaal voor hun laboratorium of sector zijn ontwikkeld. Deze systemen waren doorgaans nauwkeurig afgestemd op de behoeften van het laboratorium, maar de toekomst van updates en vooral ondersteuning is onzeker. In sommige gevallen is het einde van de ondersteuning al aangekondigd. Zo eindigt de ondersteuning voor VUP LIMS in 2033. “Moderne functies zoals digitale handtekeningen, koppelingen of XRechnung ontbreken vaak en kunnen eenvoudigweg niet meer achteraf worden toegevoegd”, legt Wagner uit. Een bijzonder aandachtspunt is dat verouderde systemen vaak niet voldoen aan actuele kwaliteitseisen zoals ISO 17025. Wagner merkt op: “Audittrails en manipulatiebestendige registratie ontbreken vaak of bestrijken slechts bepaalde onderdelen, waardoor het moeilijker wordt om aan de accreditatie-eisen te voldoen.”
Excel- en Access-databases worden vaak gezien als goedkope, flexibele LIMS-alternatieven. Zoals Wagner benadrukt, kan deze flexibiliteit echter een beveiligingsrisico vormen. “Excel biedt geen doeltreffende bescherming tegen onbedoelde wijzigingen en is daardoor ongeschikt voor laboratoria die een hoog niveau van gegevensbeveiliging nodig hebben.” Access biedt meer structuur, maar kent eveneens aanzienlijke beperkingen: “Access is niet goed geschikt voor het automatiseren van laboratoriumprocessen en belangrijke functies voor kwaliteitsborging, zoals audittrails, ontbreken.” Ook projectmanagementsoftware zoals Trello of Jira wordt soms voor dit doel ingezet, maar mist gespecialiseerde laboratoriumfuncties. “Deze software is ongeschikt voor complexe taken zoals het volgen van monsters of het koppelen van apparatuur”, waarschuwt Wagner.
Naast deze standaardoplossingen zijn er ongebruikelijke LIMS-alternatieven, zoals communicatietools als Teams en Outlook of eenvoudige mappenstructuren op lokale servers. “Deze hulpmiddelen zijn geschikt voor taakbeheer, maar niet voor het beheren van laboratoriumprocessen”, legt Wagner uit. Ook ontbreken de waarborgen die nodig zijn voor audits. “Zonder functies zoals audittrails of manipulatiebestendige registratie wordt het bijna onmogelijk om aan accreditatienormen te voldoen”, voegt hij toe.
Wagner benadrukt dat een LIMS-alternatief slechts in heel specifieke gevallen zinvol kan zijn: “Voor sterk gespecialiseerde toepassingen zoals biobanking bestaan hulpmiddelen die eenvoudiger en goedkoper zijn dan een volledig LIMS.” Laboratoria moeten hun specifieke eisen echter zorgvuldig analyseren voordat ze voor een alternatief kiezen. “Het is belangrijk om zeker te weten dat het LIMS-alternatief daadwerkelijk het grootste deel van uw processen ondersteunt”, adviseert Wagner.
Laboratoria die een LIMS-alternatief kiezen, moeten op verschillende belangrijke punten letten. Wagner adviseert: “Een goed LIMS-alternatief moet zo flexibel mogelijk zijn, vooral bij het weergeven en onderhouden van individuele documenten zoals testrapporten.” Ook de bescherming van de investering is belangrijk: “Zorg ervoor dat het systeem op lange termijn wordt ondersteund en geen dure upgrades nodig heeft om actueel te blijven.”
“Een goede voorbereiding is essentieel”, legt Wagner uit. Hij raadt aan een klein team samen te stellen met de laboratoriumleiding, de kwaliteitsverantwoordelijke en een IT-specialist. “Breng duidelijk in kaart wat het laboratorium nodig heeft en test de systemen grondig, vooral de configuratiemogelijkheden”, vervolgt Wagner. Alleen dan kunt u een onderbouwde beslissing nemen.
Samenvatting
LIMS-alternatieven kunnen voor bepaalde laboratoria een goede oplossing zijn, maar missen vaak de volledige functionaliteit van een gespecialiseerd LIMS. Veel alternatieven bereiken hun grenzen op gebieden zoals kwaliteitsborging, ISO 17025 en procesautomatisering. Konrad M. Wagner adviseert om de individuele eisen van het laboratorium centraal te stellen en langdurige ondersteuning te waarborgen. Wagner en LDB bieden gratis kennismakings- en analysegesprekken aan om laboratoria te helpen de beste oplossing te kiezen.
Skiër / directeur
Veel grotere organisaties gebruiken al uitgebreide sectorsystemen die verschillende bedrijfsprocessen ondersteunen, waaronder bepaalde onderdelen van het laboratoriumwerk.
Opmerking: deze systemen moeten in de hele organisatie worden ingevoerd voordat het laboratorium ze kan gebruiken. De ervaring leert dat ERP-systemen zelden eerst in het laboratorium worden ingevoerd en dat laboratoria vaak weinig invloed hebben op de configuratie en aanpassing aan hun behoeften. Door deze lage prioriteit moeten laboratoria inefficiënte compromissen sluiten die slechts een deel van hun werkzaamheden ondersteunen. Daardoor kunnen fundamentele accreditatie-eisen, zoals volledige traceerbaarheid via een audittrail, manipulatiebestendige registratie en documentatie van het kwaliteitsmanagement, niet worden afgedekt.
Veel laboratoria ontwikkelen al jarenlang eigen, vaak op maat gemaakte oplossingen met een interne programmeur of een externe ontwikkelaar die zich op hun eisen richt. Deze systemen bereiken uiteindelijk hun grenzen wat ondersteuning en doorontwikkeling betreft, bijvoorbeeld wanneer de ontwikkelaar met pensioen gaat of de onderliggende ontwikkelomgeving niet meer compatibel is met nieuwere Windows-versies.
Opmerking: verouderde systemen zijn vaak ontwikkeld zonder functies voor de kwaliteitsmanagementprocessen uit de huidige ISO 17025-norm. Daardoor moet regelmatig worden overgestapt naar andere systemen of papier.
Toelichting: Excel wordt in laboratoria veel gebruikt als flexibel hulpmiddel, maar heeft aanzienlijke tekortkomingen op het gebied van beveiliging en gegevensintegriteit. Door ontbrekende toegangsbeveiliging kunnen gebruikers gegevens gemakkelijk bewust of onbedoeld wijzigen of verwijderen. Ook ontbreekt bescherming tegen onbedoelde gegevensmanipulatie, waardoor de gegevensintegriteit in gevaar komt. Het risico op volledig gegevensverlies is bijzonder ernstig: zonder voldoende back-ups zijn Excel-bestanden kwetsbaar voor beschadiging of onbedoelde verwijdering. Daardoor is Excel bij audits problematisch voor laboratoria die moeten voldoen aan accreditatie-eisen zoals audittrails en manipulatiebestendige registratie.
Deze hulpmiddelen zijn oorspronkelijk voor andere taken ontwikkeld, maar worden in laboratoria vaak gebruikt omdat ze toegankelijk en flexibel zijn.
Sommige laboratoria gebruiken onconventionele oplossingen om hun dagelijkse werkzaamheden te beheren wanneer een gespecialiseerd LIMS ontbreekt.
Mijn beoordeling: deze hulpmiddelen ondersteunen geen audittrails, manipulatiebestendige registratie of traceerbaarheid van wijzigingen. Dat zijn essentiële onderdelen van kwaliteitsmanagement, bijvoorbeeld volgens ISO 17025. Laboratoriumprocessen volgens de normen documenteren is hiermee nauwelijks mogelijk.
