Inledning: Ett LIMS (laboratorieinformationssystem) är ett oumbärligt verktyg för många moderna laboratorier. Men ett LIMS är inte alltid den bästa eller mest kostnadseffektiva lösningen. Vilka alternativ till ett LIMS finns det, och vilka är deras för- och nackdelar? I denna artikel ger vi en heltäckande översikt över vanliga LIMS-alternativ och låter Konrad M. Wagner, vd för Labordatenbank i Berlin, ge praktiska insikter och rekommendationer.
Många större företag använder redan befintliga ERP-system som SAP eller Microsoft Dynamics för att integrera laboratorieprocesser. Men som Konrad M. Wagner förklarar är dessa system i praktiken sällan optimala för ett laboratoriums specifika behov: ”Ett ERP-system är ofta inte utformat för kraven i laboratoriet. Laboratoriespecifika funktioner som provhantering eller instrumentkalibrering kräver tidskrävande och kostsamma anpassningar.” Ett annat problem är att sådana system ofta först rullas ut i hela företaget innan laboratoriet ens kan börja använda dem. ”Laboratoriet har i regel litet inflytande över konfigurationen och specifika behov förbises ofta”, säger Wagner.
I många laboratorier används fortfarande gamla, skräddarsydda LIMS-system som utvecklats specifikt för laboratoriet eller branschen. Dessa system anpassades oftast exakt efter laboratoriets behov, men uppdateringar och framför allt support är osäkra eller har i vissa fall redan tidsbestämts (till exempel upphör supporten för VUP LIMS år 2033). ”Moderna standarder som digitala signaturer, gränssnitt eller XRechnung saknas ofta och att eftermontera dem är helt enkelt inte längre möjligt”, förklarar Wagner. Särskilt kritiskt är att äldre system ofta inte uppfyller aktuella kvalitetskrav som ISO 17025. Wagner noterar: ”Audit trails och spårbarhet saknas ofta eller täcker bara vissa delar, vilket försvårar efterlevnaden av ackrediteringskrav.”
Excel eller Access-databaser betraktas ofta som billiga och flexibla LIMS-alternativ. Men som Wagner understryker innebär denna flexibilitet ofta en säkerhetsrisk: ”Excel ger inget effektivt skydd mot oavsiktliga ändringar och är därför olämpligt för laboratorier med höga krav på datasäkerhet.” Access erbjuder förvisso en bättre struktur, men även här finns allvarliga brister: ”För automatisering av laboratorieprocesser är Access knappast lämpligt och viktiga funktioner för kvalitetssäkring saknas, som till exempel audit trails.” Även projektledningsverktyg som Trello eller Jira används ibland för andra ändamål än de är avsedda för, men saknar specialiserade laboratoriefunktioner. ”För komplexa uppgifter som provspårning eller instrumentintegration är sådan programvara olämplig”, varnar Wagner.
Utöver de nämnda standardlösningarna finns det även mer ovanliga alternativ till ett LIMS, såsom kommunikationsverktyg (Teams, Outlook) eller enkla mappstrukturer på lokala servrar. ”Dessa verktyg fungerar bra för uppgiftshantering, men inte för att hantera laboratorieprocesser”, klargör Wagner. Dessutom saknar sådana program de skyddsmekanismer som krävs vid revisioner. ”Utan funktioner som audit trails och revisionssäkerhet blir det nästan omöjligt att uppfylla ackrediteringsstandarder”, tillägger han.
Wagner betonar att ett LIMS-alternativ endast är meningsfullt i mycket specifika fall: ”För mycket specialiserade områden, som exempelvis biobanker, finns verktyg som är enklare och mer kostnadseffektiva än ett fullvärdigt LIMS.” Trots det bör laboratorier noggrant analysera sina specifika krav innan de beslutar sig för ett alternativ. ”Det är viktigt att säkerställa att LIMS-alternativet faktiskt täcker merparten av processerna”, råder Wagner.
För laboratorier som väljer ett LIMS-alternativ finns det flera viktiga punkter att ta hänsyn till. Wagner rekommenderar: ”Ett bra LIMS-alternativ bör vara så flexibelt som möjligt, särskilt när det gäller att utforma och hantera anpassade dokument som provningsrapporter.” Även investeringstryggheten spelar en stor roll: ”Se till att systemet har långsiktig support och inte kräver dyra uppgraderingar för att förbli modernt.”
”Rätt förberedelser är avgörande”, förklarar Wagner. Han rekommenderar att sätta ihop ett litet team bestående av laboratorieledningen, kvalitetsansvarig och en IT-specialist. ”Man bör skapa en tydlig bild av vad laboratoriet behöver och testa systemen grundligt, särskilt deras konfigurationsmöjligheter”, fortsätter Wagner. Endast då kan ett välgrundat beslut fattas.
Sammanfattning
LIMS-alternativ kan vara en bra lösning för vissa laboratorier, men erbjuder ofta inte hela funktionsomfånget hos ett specialiserat LIMS. Särskilt inom områden som kvalitetssäkring, ISO 17025 eller processautomatisering når många alternativ sin gräns. Konrad M. Wagner råder att alltid ha laboratoriets individuella krav i åtanke vid val av lösning och att säkerställa att långsiktig support finns tillgänglig. Wagner och Labordatenbank erbjuder kostnadsfria inledande rådgivnings- och analyssamtal för att hjälpa laboratorier att fatta beslut om den bästa lösningen.
Skidåkare / VD
