Innledning: Et LIMS (laboratorieinformasjonsstyringssystem) er et uunnværlig verktøy for mange moderne laboratorier. Men et LIMS er ikke alltid den beste eller mest kostnadseffektive løsningen. Hvilke alternativer finnes, og hva er fordelene og ulempene? I denne artikkelen gir vi en grundig oversikt over vanlige alternativer til LIMS. Konrad M. Wagner, daglig leder i Labordatenbank i Berlin, deler praktisk innsikt og anbefalinger.
Mange større bedrifter bruker eksisterende ERP-systemer som SAP eller Microsoft Dynamics til å integrere laboratorieprosesser. Men som Konrad M. Wagner forklarer, er disse systemene i praksis sjelden ideelle for laboratoriets spesifikke behov: «Et ERP-system er ofte ikke utviklet for kravene i et laboratorium. Laboratoriespesifikke funksjoner som prøvehåndtering eller instrumentkalibrering krever omfattende og kostbare tilpasninger.» Et annet problem er at slike systemer ofte må innføres i hele bedriften før laboratoriet kan ta dem i bruk. «Laboratoriet har som regel liten innflytelse på konfigurasjonen, og det blir ofte ikke tatt hensyn til spesifikke behov», sier Wagner.
Mange laboratorier bruker fortsatt eldre, skreddersydde LIMS-systemer som er utviklet spesielt for laboratoriet eller bransjen. Disse systemene ble som regel tilpasset nøyaktig til det enkelte laboratoriets behov, men fremtiden for oppdateringer og særlig brukerstøtte er usikker. I noen tilfeller er det allerede varslet at støtten skal avvikles (for eksempel avvikles støtten for VUP LIMS i 2033). «Moderne funksjoner som digitale signaturer, grensesnitt eller XRechnung mangler ofte, og det er rett og slett ikke lenger mulig å ettermontere dem», forklarer Wagner. Særlig kritisk er det at eldre systemer ofte ikke oppfyller dagens kvalitetskrav, som ISO/IEC 17025. Wagner påpeker: «Revisjonsspor og beskyttelse mot uautoriserte endringer i dokumentasjonen mangler ofte eller dekker bare deler av systemet, noe som gjør det vanskeligere å oppfylle akkrediteringskravene.»
Excel eller Access-databaser blir ofte sett på som rimelige og fleksible alternativer til LIMS. Men som Wagner understreker, utgjør denne fleksibiliteten ofte en sikkerhetsrisiko. «Excel gir ingen effektiv beskyttelse mot utilsiktede endringer og er derfor uegnet for laboratorier som trenger høy datasikkerhet.» Access gir riktignok bedre struktur, men har også betydelige mangler: «Access er lite egnet til å automatisere laboratorieprosesser og mangler viktige funksjoner for kvalitetssikring, som revisjonsspor.» Prosjektstyringsprogrammer som Trello eller Jira brukes også av og til til andre formål enn de er laget for, men har ingen spesialiserte laboratoriefunksjoner. «Slik programvare er uegnet for komplekse oppgaver som prøvesporing eller instrumentintegrasjon», advarer Wagner.
I tillegg til de nevnte standardløsningene finnes det også uvanlige alternativer til LIMS, som kommunikasjonsverktøy (Teams, Outlook) eller enkle mappestrukturer på lokale servere. «Disse verktøyene egner seg godt til oppgavestyring, men ikke til å styre laboratorieprosesser», presiserer Wagner. Slike programmer mangler dessuten beskyttelsesmekanismene som kreves ved revisjoner. «Uten funksjoner som revisjonsspor eller beskyttelse mot uautoriserte endringer i dokumentasjonen blir det nesten umulig å oppfylle akkrediteringsstandardene», legger han til.
Wagner understreker at et alternativ til LIMS bare kan være fornuftig i helt spesielle tilfeller: «For svært spesialiserte områder, som biobanking, finnes det verktøy som er enklere og rimeligere enn et fullverdig LIMS.» Laboratorier bør likevel analysere sine spesifikke krav nøye før de velger et alternativ. «Det er viktig å sikre at alternativet til LIMS faktisk dekker de fleste prosessene», råder Wagner.
Laboratorier som velger et alternativ til LIMS, bør ta hensyn til flere viktige punkter. Wagner anbefaler: «Et godt alternativ til LIMS bør være så fleksibelt som mulig, særlig når det gjelder utforming og vedlikehold av tilpassede dokumenter som prøvingsrapporter.» Det er også viktig å sikre investeringen på lang sikt: «Sørg for at systemet får langsiktig støtte, og at det ikke kreves dyre oppgraderinger for å holde det oppdatert.»
«Gode forberedelser er avgjørende», forklarer Wagner. Han anbefaler å sette sammen et lite team bestående av laboratorieledelsen, den kvalitetsansvarlige og en IT-spesialist. «Dere bør danne dere et tydelig bilde av hva laboratoriet trenger, og teste systemene grundig, særlig konfigurasjonsmulighetene», fortsetter Wagner. Først da kan dere ta en velbegrunnet beslutning.
Oppsummering
Alternativer til LIMS kan være en god løsning for enkelte laboratorier, men mangler ofte den fulle funksjonaliteten til et spesialisert LIMS. Mange alternativer kommer særlig til kort innen kvalitetssikring, ISO/IEC 17025 og prosessautomatisering. Konrad M. Wagner anbefaler å ta utgangspunkt i laboratoriets individuelle krav når dere velger løsning, og å sikre at langsiktig støtte er tilgjengelig. Wagner og Labordatenbank tilbyr kostnadsfrie innledende samtaler og analysesamtaler for å hjelpe laboratorier med å velge den beste løsningen.
Skikjører / daglig leder
