Introduzione: Un LIMS, sistema di gestione delle informazioni di laboratorio, è uno strumento indispensabile per molti laboratori moderni. Tuttavia non è sempre la soluzione migliore o più conveniente. Quali alternative esistono e quali vantaggi e svantaggi presentano? In questo articolo offriamo una panoramica completa delle alternative più comuni e diamo la parola a Konrad M. Wagner, amministratore di LDB LIMS GmbH a Berlino, per approfondimenti e consigli pratici.
Molte grandi aziende utilizzano ERP esistenti, come SAP o Microsoft Dynamics, per integrare processi di laboratorio. Come spiega Konrad M. Wagner, nella pratica raramente sono ideali per le esigenze specifiche di un laboratorio: «Un ERP spesso non è progettato per il laboratorio. Funzioni come gestione dei campioni o taratura degli strumenti richiedono adattamenti complessi e costosi.» Un altro problema è che questi sistemi vengono spesso introdotti prima in tutta l’azienda, e solo dopo il laboratorio può utilizzarli. «Il laboratorio ha generalmente poca influenza sulla configurazione e le esigenze specifiche spesso non vengono considerate», afferma Wagner.
Molti laboratori utilizzano ancora vecchi LIMS su misura, sviluppati specificamente per il laboratorio o il settore. Questi sistemi erano generalmente adattati esattamente alle necessità del laboratorio, ma aggiornamenti e soprattutto assistenza hanno prospettive incerte, e in alcuni casi ne è già stata annunciata la cessazione: ad esempio, l’assistenza per VUP LIMS terminerà nel 2033. «Spesso mancano standard moderni come firme digitali, interfacce o XRechnung, e aggiungerli non è più possibile», spiega Wagner. È particolarmente critico che i sistemi obsoleti spesso non rispettino requisiti di qualità attuali come ISO 17025. Wagner osserva: «Audit trail e protezione delle registrazioni dalle alterazioni spesso mancano o coprono solo alcune aree, rendendo più difficile rispettare i requisiti di accreditamento.»
Excel e database Access sono spesso considerati alternative economiche e flessibili al LIMS. Ma, come sottolinea Wagner, questa flessibilità rappresenta spesso un rischio di sicurezza. «Excel non offre una protezione efficace contro modifiche involontarie ed è quindi inadatto ai laboratori che richiedono elevata sicurezza dei dati.» Access offre una struttura migliore, ma presenta anch’esso gravi carenze: «È poco adatto ad automatizzare i processi di laboratorio e mancano importanti funzioni di assicurazione qualità, ad esempio gli audit trail.» Anche software di gestione progetti come Trello o Jira vengono talvolta adattati a questo scopo, ma non offrono funzioni specialistiche. «Per attività complesse, come tracciamento dei campioni o integrazione degli strumenti, questi software non sono adatti», avverte Wagner.
Oltre alle soluzioni standard esistono alternative insolite, come strumenti di comunicazione (Teams, Outlook) o semplici strutture di cartelle su server locali. «Sono strumenti validi per gestire attività, ma non processi di laboratorio», chiarisce Wagner. Inoltre, questi programmi non offrono i meccanismi di protezione necessari per gli audit. «Senza funzioni come audit trail o protezione delle registrazioni dalle alterazioni, soddisfare gli standard di accreditamento diventa quasi impossibile», aggiunge.
Wagner sottolinea che un’alternativa può avere senso solo in casi molto specifici: «Per ambiti altamente specializzati, come il biobanking, esistono strumenti più semplici ed economici di un LIMS completo.» I laboratori dovrebbero comunque analizzare attentamente le proprie esigenze prima di decidere. «È importante assicurarsi che l’alternativa copra effettivamente la maggior parte dei processi», consiglia Wagner.
Per i laboratori che scelgono un’alternativa, diversi aspetti sono importanti. Wagner consiglia: «Una buona alternativa dovrebbe essere il più flessibile possibile, soprattutto nella presentazione e manutenzione di documenti personalizzati come i rapporti di prova.» Anche la protezione dell’investimento è decisiva: «Assicuratevi che il sistema sia supportato a lungo termine e non richieda costosi adeguamenti per rimanere aggiornato.»
«La preparazione corretta è decisiva», spiega Wagner. Consiglia di creare un piccolo team composto da direzione del laboratorio, responsabile qualità e specialista IT. «Occorre definire chiaramente le necessità del laboratorio e provare a fondo i sistemi, soprattutto le possibilità di configurazione», prosegue. Solo così è possibile prendere una decisione informata.
Riepilogo
Le alternative al LIMS possono essere valide per alcuni laboratori, ma spesso non offrono tutte le funzionalità di un sistema specializzato. Molte raggiungono i propri limiti soprattutto in assicurazione qualità, ISO 17025 o automazione dei processi. Konrad M. Wagner consiglia di mantenere sempre al centro le esigenze specifiche del laboratorio e verificare l’assistenza a lungo termine. Wagner e LDB offrono primi colloqui e incontri di analisi gratuiti per aiutare i laboratori a scegliere la soluzione migliore.
Sciatore / amministratore
