Introduction : Un LIMS (système de gestion de l’information de laboratoire) est un outil indispensable pour de nombreux laboratoires modernes. Pourtant, il ne constitue pas toujours la meilleure solution ni la plus économique. Quelles alternatives existent et quels sont leurs avantages et leurs limites ? Cet article présente les principales alternatives au LIMS, avec les éclairages pratiques et les recommandations de Konrad M. Wagner, directeur de Labordatenbank à Berlin.
De nombreuses grandes entreprises utilisent leurs systèmes ERP existants, tels que SAP ou Microsoft Dynamics, pour intégrer les processus de laboratoire. Mais, comme l’explique Konrad M. Wagner, ces systèmes répondent rarement de manière idéale aux besoins spécifiques d’un laboratoire : « Un ERP n’est souvent pas conçu pour les exigences du laboratoire. Les fonctions spécialisées, comme la gestion des échantillons ou l’étalonnage des instruments, nécessitent des adaptations complexes et coûteuses. » Un autre problème tient au fait que ces systèmes sont souvent déployés à l’échelle de l’entreprise avant que le laboratoire puisse les utiliser. « Le laboratoire a généralement peu d’influence sur la configuration et ses besoins particuliers sont souvent négligés », précise Wagner.
De nombreux laboratoires utilisent encore d’anciens LIMS sur mesure, développés spécialement pour leur laboratoire ou leur secteur. Ces systèmes ont généralement été adaptés précisément à leurs besoins, mais l’avenir des mises à jour et surtout du support reste incertain ; certaines dates de fin de support ont même déjà été annoncées. Par exemple, le support du VUP LIMS prendra fin en 2033. « Les fonctionnalités modernes, comme les signatures numériques, les interfaces ou les factures au format XRechnung, font souvent défaut et leur ajout n’est tout simplement plus possible », explique Wagner. Un point particulièrement critique est que les anciens systèmes ne répondent souvent pas aux exigences de qualité actuelles, notamment celles de la norme ISO 17025. Wagner souligne : « Les pistes d’audit et la conservation des enregistrements à l’abri des modifications manquent souvent ou ne couvrent que certains domaines, ce qui complique le respect des exigences d’accréditation. »
Excel et les bases de données Access sont souvent considérés comme des alternatives économiques et flexibles au LIMS. Pourtant, comme le souligne Wagner, cette flexibilité représente souvent un risque pour la sécurité. « Excel n’offre pas de protection efficace contre les modifications involontaires et ne convient donc pas aux laboratoires exigeant une sécurité élevée des données. » Access apporte davantage de structure, mais présente aussi de sérieuses limites : « Access se prête peu à l’automatisation des processus de laboratoire et ne dispose pas de fonctions essentielles d’assurance qualité, telles que les pistes d’audit. » Des logiciels de gestion de projet comme Trello ou Jira sont également parfois détournés de leur usage, sans proposer de fonctions spécialisées pour le laboratoire. « Ces logiciels ne conviennent pas aux tâches complexes, comme le suivi des échantillons ou l’intégration des instruments », avertit Wagner.
Outre les solutions classiques, certaines alternatives inhabituelles au LIMS reposent sur des outils de communication comme Teams ou Outlook, ou sur de simples arborescences de dossiers sur des serveurs locaux. « Ces outils conviennent à la gestion des tâches, mais pas à celle des processus de laboratoire », précise Wagner. Ils ne disposent pas non plus des mécanismes de protection nécessaires aux audits. « Sans fonctions telles que les pistes d’audit ou la conservation des enregistrements à l’abri des modifications, il devient presque impossible de satisfaire aux normes d’accréditation », ajoute-t-il.
Wagner souligne qu’une alternative au LIMS peut être pertinente uniquement dans des cas très particuliers : « Pour des domaines très spécialisés, comme les biobanques, il existe des outils plus simples et moins coûteux qu’un LIMS complet. » Les laboratoires doivent toutefois analyser précisément leurs exigences avant de choisir une alternative. « Il est important de vérifier que l’alternative au LIMS couvre réellement la majorité des processus », conseille Wagner.
Les laboratoires qui choisissent une alternative au LIMS doivent examiner plusieurs points importants. Wagner recommande : « Une bonne alternative au LIMS doit être aussi flexible que possible, notamment pour la présentation et la maintenance de documents personnalisés tels que les rapports d’essai. » La pérennité de l’investissement joue aussi un rôle essentiel : « Assurez-vous que le système bénéficiera d’un support à long terme et qu’il ne nécessitera pas d’évolutions coûteuses pour rester à jour. »
« Une bonne préparation est déterminante », explique Wagner. Il recommande de constituer une petite équipe réunissant la direction du laboratoire, le responsable qualité et un spécialiste informatique. « Il faut définir clairement les besoins du laboratoire et tester les systèmes en profondeur, notamment leurs possibilités de configuration », poursuit-il. C’est la condition pour prendre une décision éclairée.
Résumé
Les alternatives au LIMS peuvent convenir à certains laboratoires, mais elles offrent rarement toutes les fonctionnalités d’un LIMS spécialisé. Beaucoup atteignent leurs limites en matière d’assurance qualité, de conformité à l’ISO 17025 ou d’automatisation des processus. Konrad M. Wagner recommande de toujours tenir compte des exigences propres au laboratoire et de s’assurer de la disponibilité d’un support à long terme. Wagner et Labordatenbank proposent des entretiens initiaux et d’analyse gratuits pour aider les laboratoires à choisir la meilleure solution.
Skieur / directeur général
De nombreuses grandes entreprises disposent déjà de systèmes complets pour leur secteur, couvrant différents processus métier, dont certains aspects du fonctionnement du laboratoire.
À savoir : ces systèmes doivent être déployés dans toute l’entreprise avant de pouvoir être utilisés par le laboratoire. D’expérience, l’ERP est rarement mis en place d’abord au laboratoire, qui a souvent peu de poids dans sa configuration et son adaptation à ses besoins. Faute de priorité, les laboratoires doivent accepter des compromis peu efficaces qui ne couvrent que certains domaines. Les exigences fondamentales d’accréditation, telles qu’une traçabilité complète dans la piste d’audit, la protection des enregistrements contre les modifications et la documentation qualité, ne peuvent donc pas être couvertes.
De nombreux laboratoires ont développé pendant des années leurs propres solutions sur mesure avec un développeur interne ou un prestataire externe dédié. Ces systèmes répondaient à leurs besoins particuliers, mais finissent par atteindre leurs limites en matière de support et d’évolution lorsque le développeur part à la retraite ou que l’environnement de développement n’est plus compatible avec les nouvelles versions de Windows.
À savoir : les anciens systèmes ont souvent été développés sans fonctions prenant en charge les processus de gestion de la qualité de la version actuelle de l’ISO 17025. Il faut alors fréquemment recourir à d’autres systèmes ou au papier.
Commentaire : Excel est largement utilisé comme outil flexible dans les laboratoires, mais présente d’importantes faiblesses en matière de sécurité et d’intégrité des données. L’absence de protection des accès permet à tout utilisateur de modifier ou supprimer facilement des données, volontairement ou non. Excel ne protège pas non plus contre les modifications involontaires des données. Le risque de perte totale est particulièrement critique : sans sauvegardes suffisantes, les fichiers Excel peuvent être endommagés ou supprimés par erreur. Excel pose donc problème lors des audits des laboratoires soumis à des exigences d’accréditation telles que les pistes d’audit et la protection des enregistrements contre les modifications.
Ces outils ont été conçus pour d’autres tâches, mais sont souvent utilisés dans les laboratoires en raison de leur accessibilité et de leur flexibilité.
En l’absence de LIMS spécialisé, certains laboratoires adoptent des solutions inhabituelles pour gérer leurs activités quotidiennes.
Mon avis : ces outils ne prennent pas en charge les pistes d’audit, la protection des enregistrements contre les modifications ni la traçabilité des changements, indispensables à une gestion de la qualité conforme, par exemple, à l’ISO 17025. Une documentation des processus de laboratoire conforme aux normes est difficilement réalisable.
