Einleitung: Ein LIMS (Labor-Informations- und Management-System) ist für viele moderne Labore ein unverzichtbares Werkzeug. Doch nicht immer ist ein LIMS die beste oder kosteneffizienteste Lösung. Welche Alternativen zu einem LIMS gibt es, und was sind deren Vor- und Nachteile? In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über gängige LIMS Alternativen und lassen Konrad M. Wagner, Geschäftsführer der Labordatenbank aus Berlin, zu Wort kommen, um praxisnahe Einblicke und Empfehlungen zu bieten..
Viele größere Unternehmen nutzen bereits vorhandene ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics, um Laborprozesse zu integrieren. Doch wie Konrad M. Wagner erklärt, sind diese Systeme in der Praxis selten ideal für die spezifischen Bedürfnisse eines Labors: "Ein ERP-System ist oft nicht auf die Anforderungen im Labor ausgelegt. Laborspezifische Funktionen wie Probenmanagement oder Gerätekalibrierung müssen aufwändig und teuer angepasst werden." Ein weiteres Problem ist, dass solche Systeme häufig erst unternehmensweit eingeführt werden, bevor das Labor sie überhaupt nutzen kann. "Das Labor hat in der Regel wenig Einfluss auf die Konfiguration, und spezifische Bedürfnisse bleiben oft unberücksichtigt", so Wagner.
In vielen Laboren kommen noch alte, maßgeschneiderte Systeme zum Einsatz, die über Jahre hinweg entwickelt wurden. Diese Systeme wurden meist exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Labors abgestimmt, doch es mangelt ihnen an modernen Funktionen. "Moderne Standards wie digitale Unterschriften oder e-Rechnungen fehlen oft, und die Nachrüstung ist sehr teuer", erläutert Wagner. Besonders kritisch ist, dass Altsysteme häufig nicht den aktuellen Qualitätsanforderungen wie ISO 17025 entsprechen. Wagner merkt dazu an: "Audit Trails und Revisionssicherheit fehlen oft, was die Einhaltung von Akkreditierungsanforderungen erschwert."
Excel oder Access-Datenbanken gelten oft als günstige und flexible LIMS Alternativen. Doch wie Wagner betont, ist diese Flexibilität oft ein Sicherheitsrisiko. "Excel bietet keinen wirksamen Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen und ist damit für Labore, die eine hohe Datensicherheit brauchen, ungeeignet." Access bietet zwar eine bessere Struktur, doch auch hier gibt es gravierende Mängel: "Für eine Automatisierung von Laborprozessen ist Access kaum geeignet, und es fehlen wichtige Funktionen zur Qualitätssicherung, wie beispielsweise Audit Trails." Projektmanagement-Software wie Trello oder Jira wird ebenfalls gelegentlich zweckentfremdet, bietet aber keine spezialisierten Laborfunktionen. "Für komplexe Aufgaben wie Probenverfolgung oder Geräteintegration ist solche Software ungeeignet", warnt Wagner.
Neben den genannten Standardlösungen gibt es auch ungewöhnliche Alternativen zum LIMS wie Kommunikationswerkzeuge (Teams, Outlook) oder einfache Ordnerstrukturen auf lokalen Servern. "Diese Tools sind gut für die Aufgabenverwaltung, aber nicht für das Management von Laborprozessen", stellt Wagner klar. Zudem bieten solche Programme keinerlei Schutzmechanismen, die für Audits erforderlich sind. "Ohne Funktionen wie Audit Trails oder Revisionssicherheit wird es nahezu unmöglich, Akkreditierungsstandards zu erfüllen", fügt er hinzu.
Wagner betont, dass eine LIMS Alternative nur in sehr speziellen Fällen sinnvoll sein kann: "Für sehr spezialisierte Bereiche, wie zum Beispiel Bio-Banking, gibt es Tools, die einfacher und kostengünstiger als ein vollständiges LIMS sind." Dennoch sollten Labore ihre spezifischen Anforderungen genau analysieren, bevor sie sich für eine Alternative entscheiden. "Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die LIMS Alternative den Großteil der Prozesse auch tatsächlich abdeckt", rät Wagner.
Für Labore, die sich für eine LIMS Alternative entscheiden, gibt es mehrere wichtige Punkte zu beachten. Wagner empfiehlt: "Eine gute LIMS Alternative sollte möglichst flexibel sein, insbesondere bei der Darstellung und Pflege von individuellen Dokumenten wie Prüfberichten." Auch die Investitionssicherheit spielt eine große Rolle: "Achten Sie darauf, dass das System langfristig unterstützt wird und keine teuren Nachrüstungen nötig sind, um modern zu bleiben."
"Die richtige Vorbereitung ist entscheidend", erklärt Wagner. Er empfiehlt, ein kleines Team zusammenzustellen, das sich aus der Laborleitung, der QM-Verantwortlichen und einem IT-Spezialisten zusammensetzt. "Es sollte ein klares Bild davon entwickelt werden, was das Labor braucht, und die Systeme sollten gründlich getestet werden, insbesondere deren Konfigurationsmöglichkeiten", so Wagner weiter. Nur so könne eine fundierte Entscheidung getroffen werden.
Zusammenfassung
LIMS Alternativen können eine gute Lösung für bestimmte Labore sein, bieten jedoch häufig nicht den vollständigen Funktionsumfang eines spezialisierten LIMS. Insbesondere bei Themen wie Qualitätssicherung, ISO 17025 oder Prozessautomatisierung stoßen viele Alternativen an ihre Grenzen. Konrad M. Wagner rät dazu, bei der Auswahl einer Lösung stets die individuellen Anforderungen des Labors im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass der langfristige Support gewährleistet ist. Wagner und die Labordatenbank bieten kostenfreie Erstgespräche und Analysegespräche an, um Labore bei der Entscheidung für die beste Lösung zu unterstützen.
Skifahrer / GF
Viele größere Unternehmen haben bereits umfassende Systeme für ihre Branche im Einsatz, die verschiedene Geschäftsprozesse abdecken, darunter auch einige Aspekte des Laborbetriebs.
Info: Diese Systeme müssen im gesamten Unternehmen implementiert sein, bevor das Labor sie nutzen kann. Erfahrungsgemäß wird das ERP in den meisten Unternehmen nicht zuerst im Labor eingeführt, und das Labor hat oft wenig Mitspracherecht bei der Konfiguration und Anpassung an seine speziellen Bedürfnisse. Diese fehlende Priorisierung führt dazu, dass Labore häufig ineffiziente Kompromisse eingehen müssen und somit immer nur Teilbereiche abgedeckt werden. Damit ist es nicht möglich, grundlegende Akkreditierungsanforderungen wie lückenlose Nachvollziehbarkeit im Audit Trail, Revisionssicherheit und die QM-Dokumentation abzudecken.
Viele Labore haben über Jahre hinweg eigene, oft maßgeschneiderte Lösungen mit einem internen oder ganz auf sie ausgerichteten externen Programmierer entwickelt, die ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht wurden. Diese Systeme stoßen jedoch irgendwann bei Support und Weiterentwicklung an ihre Grenzen, wenn der Entwickler in den Ruhestand geht oder die zugrundeliegende Entwicklungsumgebung nicht mehr mit neueren Windows-Versionen kompatibel ist.
Info: Häufig wurden Altsysteme ohne Funktionen entwickelt, welche Qualitätsmanagementprozesse der aktuellen ISO 17025 implementieren, so dass häufig zu anderen Systemen oder Papier gesprungen werden muss.
Kommentar: Excel ist in vielen Laboren als flexibles Werkzeug weit verbreitet, aber es gibt erhebliche Schwächen im Hinblick auf Sicherheit und Datenintegrität. Es fehlt an einem Zugriffsschutz, sodass Daten leicht von jedem Benutzer verändert oder gelöscht werden können, absichtlich oder ungewollt. Zudem bietet Excel keinen Schutz vor ungewollter Datenmanipulation, was die Datenintegrität gefährdet. Besonders kritisch ist das Risiko eines Totalverlusts der Daten, da Excel-Dateien bei unzureichenden Backup-Mechanismen anfällig für Beschädigung oder versehentliches Löschen sind. Excel ist daher für Labore, die Akkreditierungsanforderungen wie Audit Trails und Revisionssicherheit einhalten müssen, problematisch in Audits.
Diese Tools wurden ursprünglich für andere Aufgaben entwickelt, werden jedoch häufig in Laboren verwendet, weil sie leicht zugänglich und flexibel sind.
Einige Labore greifen zu unkonventionellen Lösungen, um ihre täglichen Abläufe zu managen, wenn spezialisierte LIMS fehlen.
Meine Einschätzung: Diese Tools bieten keinerlei Unterstützung für Audit Trails, Revisionssicherheit oder die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, die für ein Qualitätsmanagement wie es z.B. die ISO 17025 fordert, unerlässlich sind. Eine normgerechte Dokumentation von Laborprozessen ist kaum möglich.
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