Indledning: Et LIMS (laboratorieinformationsstyringssystem) er et uundværligt værktøj for mange moderne laboratorier. Men et LIMS er ikke altid den bedste eller mest omkostningseffektive løsning. Hvilke alternativer findes der til et LIMS, og hvad er deres fordele og ulemper? I denne artikel giver vi dig et grundigt overblik over gængse alternativer til LIMS og lader Konrad M. Wagner, administrerende direktør for Labordatenbank i Berlin, dele praktiske erfaringer og anbefalinger.
Mange større virksomheder bruger eksisterende ERP-systemer som SAP eller Microsoft Dynamics til at integrere laboratorieprocesser. Men som Konrad M. Wagner forklarer, er disse systemer i praksis sjældent ideelle til laboratoriets specifikke behov: »Et ERP-system er ofte ikke udviklet til laboratoriets krav. Laboratoriespecifikke funktioner som prøvestyring eller kalibrering af udstyr kræver omfattende og dyre tilpasninger.« Et andet problem er, at sådanne systemer ofte først indføres i hele virksomheden, før laboratoriet overhovedet kan bruge dem. »Laboratoriet har som regel begrænset indflydelse på konfigurationen, og der bliver ofte ikke taget højde for de specifikke behov,« siger Wagner.
Mange laboratorier bruger stadig ældre, skræddersyede LIMS-systemer, som er udviklet specifikt til laboratoriet eller branchen. Disse systemer er som regel tilpasset præcist til det enkelte laboratorium, men fremtiden for opdateringer og især support er usikker. I nogle tilfælde er det allerede blevet meldt ud, hvornår supporten ophører (for eksempel ophører supporten til VUP LIMS i 2033). »Moderne funktioner som digitale signaturer, grænseflader eller XRechnung mangler ofte, og det er ganske enkelt ikke længere muligt at tilføje dem,« forklarer Wagner. Særligt kritisk er det, at ældre systemer ofte ikke lever op til aktuelle kvalitetskrav som ISO 17025. Wagner bemærker: »Audit trails og revisionssikkerhed mangler ofte eller dækker kun enkelte områder, hvilket gør det sværere at opfylde akkrediteringskravene.«
Excel eller Access-databaser betragtes ofte som billige og fleksible alternativer til LIMS. Men som Wagner understreger, udgør denne fleksibilitet ofte en sikkerhedsrisiko. »Excel giver ingen effektiv beskyttelse mod utilsigtede ændringer og er derfor uegnet til laboratorier, der har brug for høj datasikkerhed.« Access giver ganske vist en bedre struktur, men også her er der alvorlige mangler: »Access er kun i meget begrænset omfang egnet til automatisering af laboratorieprocesser og mangler vigtige funktioner til kvalitetssikring, for eksempel audit trails.« Projektstyringssoftware som Trello eller Jira bruges også indimellem til andre formål end de tiltænkte, men har ingen specialiserede laboratoriefunktioner. »Denne type software er uegnet til komplekse opgaver som prøvesporing eller integration af udstyr,« advarer Wagner.
Ud over de nævnte standardløsninger findes der også usædvanlige alternativer til LIMS som kommunikationsværktøjer (Teams, Outlook) eller simple mappestrukturer på lokale servere. »Disse værktøjer er gode til opgavestyring, men ikke til styring af laboratorieprocesser,« fastslår Wagner. Desuden har sådanne programmer ingen af de beskyttelsesmekanismer, der kræves ved audits. »Uden funktioner som audit trails eller revisionssikkerhed bliver det næsten umuligt at opfylde akkrediteringsstandarderne,« tilføjer han.
Wagner understreger, at et alternativ til LIMS kun giver mening i helt særlige tilfælde: »Til meget specialiserede områder som for eksempel biobanker findes der værktøjer, der er enklere og billigere end et fuldt LIMS.« Laboratorier bør dog analysere deres specifikke krav grundigt, før de vælger et alternativ. »Det er vigtigt at sikre, at alternativet til LIMS faktisk dækker størstedelen af processerne,« råder Wagner.
Laboratorier, der vælger et alternativ til LIMS, bør være opmærksomme på flere vigtige forhold. Wagner anbefaler: »Et godt alternativ til LIMS bør være så fleksibelt som muligt, især når det gælder visning og vedligeholdelse af individuelt tilpassede dokumenter som prøvningsrapporter.« Investeringssikkerhed spiller også en stor rolle: »Sørg for, at systemet understøttes på lang sigt, og at det ikke kræver dyre tilføjelser at holde det tidssvarende.«
»Den rette forberedelse er afgørende,« forklarer Wagner. Han anbefaler at sammensætte et lille team med laboratorieledelsen, den kvalitetsansvarlige og en it-specialist. »Skab et klart billede af, hvad laboratoriet har brug for, og test systemerne grundigt, især deres konfigurationsmuligheder,« fortsætter Wagner. Kun på den måde kan man træffe en velbegrundet beslutning.
Opsummering
Alternativer til LIMS kan være en god løsning for visse laboratorier, men har ofte ikke alle de funktioner, som et specialiseret LIMS tilbyder. Især inden for kvalitetssikring, ISO 17025 eller procesautomatisering når mange alternativer deres grænser. Konrad M. Wagner anbefaler altid at have laboratoriets individuelle krav for øje, når man vælger en løsning, og at sikre sig support på lang sigt. Wagner og Labordatenbank tilbyder gratis indledende samtaler og analysesamtaler for at hjælpe laboratorier med at vælge den bedste løsning.
Skiløber / direktør
