Introducere: Un LIMS (sistem de management al informațiilor de laborator) este un instrument indispensabil pentru multe laboratoare moderne. Totuși, un LIMS nu este întotdeauna cea mai bună soluție sau cea mai rentabilă. Ce alternative la LIMS există și care sunt avantajele și dezavantajele lor? În acest articol vă oferim o prezentare amplă a alternativelor uzuale la LIMS, alături de perspective practice și recomandări din partea lui Konrad M. Wagner, director general al Labordatenbank din Berlin.
Multe companii mari folosesc sisteme ERP existente, precum SAP sau Microsoft Dynamics, pentru a integra procesele de laborator. Însă, după cum explică Konrad M. Wagner, în practică aceste sisteme sunt rareori ideale pentru nevoile specifice ale unui laborator: „Un sistem ERP nu este adesea conceput pentru cerințele unui laborator. Funcțiile specifice, precum gestionarea probelor sau etalonarea echipamentelor, necesită adaptări complexe și costisitoare.” O altă problemă este că aceste sisteme sunt adesea implementate la nivelul întregii companii înainte ca laboratorul să le poată utiliza. „Laboratorul are, de regulă, o influență redusă asupra configurării, iar nevoile sale specifice sunt adesea trecute cu vederea”, afirmă Wagner.
Multe laboratoare folosesc încă sisteme LIMS vechi, personalizate, dezvoltate special pentru laboratorul sau sectorul lor de activitate. Aceste sisteme au fost, de regulă, adaptate exact nevoilor laboratorului respectiv, însă viitorul actualizărilor și, mai ales, al asistenței tehnice este incert; în unele cazuri, încetarea asistenței a fost deja anunțată (de exemplu, asistența pentru VUP LIMS va înceta în 2033). „Funcționalități moderne precum semnăturile digitale, interfețele sau facturile în format XRechnung lipsesc adesea, iar adăugarea lor pur și simplu nu mai este posibilă”, explică Wagner. Un aspect deosebit de problematic este faptul că sistemele vechi nu îndeplinesc adesea cerințele actuale de calitate, precum cele din ISO/IEC 17025. Wagner precizează: „Jurnalele de audit și protecția înregistrărilor împotriva modificărilor neautorizate lipsesc adesea sau acoperă doar anumite zone, ceea ce îngreunează îndeplinirea cerințelor de acreditare.”
Excel sau bazele de date Access sunt adesea considerate alternative accesibile și flexibile la LIMS. Însă, după cum subliniază Wagner, această flexibilitate reprezintă adesea un risc de securitate. „Excel nu oferă o protecție eficientă împotriva modificărilor accidentale și, prin urmare, nu este potrivit pentru laboratoarele care au nevoie de un nivel ridicat de securitate a datelor.” Access oferă o structură mai bună, dar prezintă și el deficiențe majore: „Access este prea puțin potrivit pentru automatizarea proceselor de laborator și îi lipsesc funcții importante pentru asigurarea calității, precum jurnalele de audit.” Aplicațiile de management de proiect precum Trello sau Jira sunt, de asemenea, folosite uneori în alte scopuri decât cele pentru care au fost concepute, însă nu oferă funcții specializate pentru laborator. „Un astfel de software nu este potrivit pentru sarcini complexe, precum urmărirea probelor sau integrarea echipamentelor”, avertizează Wagner.
Pe lângă soluțiile standard menționate, există și alternative neobișnuite la LIMS, precum instrumentele de comunicare (Teams, Outlook) sau simple structuri de foldere pe servere locale. „Aceste instrumente sunt bune pentru gestionarea sarcinilor, dar nu pentru gestionarea proceselor de laborator”, precizează Wagner. În plus, astfel de programe nu oferă mecanismele de protecție necesare pentru audituri. „Fără funcții precum jurnalele de audit sau protecția înregistrărilor împotriva modificărilor neautorizate, îndeplinirea standardelor de acreditare devine aproape imposibilă”, adaugă el.
Wagner subliniază că o alternativă la LIMS poate fi utilă doar în cazuri foarte specifice: „Pentru domenii foarte specializate, precum gestionarea biobăncilor, există instrumente mai simple și mai puțin costisitoare decât un LIMS complet.” Totuși, laboratoarele ar trebui să își analizeze atent cerințele specifice înainte de a alege o alternativă. „Este important să vă asigurați că alternativa la LIMS acoperă într-adevăr majoritatea proceselor”, recomandă Wagner.
Laboratoarele care aleg o alternativă la LIMS trebuie să țină cont de câteva aspecte importante. Wagner recomandă: „O alternativă bună la LIMS ar trebui să fie cât mai flexibilă, în special în ceea ce privește prezentarea și întreținerea documentelor personalizate, precum rapoartele de încercare.” Protejarea investiției joacă, de asemenea, un rol important: „Asigurați-vă că sistemul va beneficia de asistență pe termen lung și că nu vor fi necesare modernizări costisitoare pentru a-l menține la zi.”
„O pregătire corespunzătoare este esențială”, explică Wagner. El recomandă formarea unei echipe mici, alcătuite din conducerea laboratorului, responsabilul cu managementul calității și un specialist IT. „Trebuie să vă formați o imagine clară asupra nevoilor laboratorului și să testați temeinic sistemele, în special posibilitățile lor de configurare”, continuă Wagner. Doar astfel se poate lua o decizie bine fundamentată.
Rezumat
Alternativele la LIMS pot fi o soluție bună pentru anumite laboratoare, însă adesea nu oferă toate funcționalitățile unui LIMS specializat. Multe alternative își ating limitele mai ales în domenii precum asigurarea calității, ISO/IEC 17025 sau automatizarea proceselor. Konrad M. Wagner recomandă ca, la alegerea unei soluții, să țineți întotdeauna cont de cerințele specifice ale laboratorului și să vă asigurați că asistența pe termen lung este garantată. Wagner și Labordatenbank oferă discuții inițiale și de analiză gratuite, pentru a ajuta laboratoarele să aleagă cea mai bună soluție.
Schior / director general
